RPA t.b.v. Financiële Administratie

Gemeente Den Haag

Ter ondersteuning van het uitvoeren van administratieve handelingen t.a.v. debiteuren- en crediteurenbeheer worden rule-based algoritmes gebruikt. 

Laatst gewijzigd op 30 april 2024 om 10:09 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Overheidsfinanciën

Begindatum

2023

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel is om repetitieve en tijdrovende processen van medewerkers te automatiseren om de groeiende werklast aan te (blijven) kunnen.

Het algoritme heeft als functie dat het administrateurs ondersteunt. De medewerker van de Gemeente Den Haag wordt ondersteund bij administratieve en repetitieve taken. Daardoor heeft de medewerker meer tijd voor inhoudelijke taken, ervaart de medewerker minder werkdruk en ervaart de medewerker meer werkplezier. Een burger/bedrijf zal altijd alleen indirect te maken krijgen met het algoritme. Het algoritme draagt bij aan dat burger/bedrijf sneller terugkoppeling krijgen over betalingen. De gegevens van burger/bedrijf worden volledig versleuteld verwerkt, waardoor de data veiligheid gewaarborgd wordt.

Afwegingen

Om tijdige terugkoppeling te geven aan burger/bedrijf is het nodig om ondersteuning te bieden aan werknemers. De techniek RPA is hier ideaal voor en het niveau van privacy, security en informatiebeheer blijft gelijk. Een alternatief voor het ontlasten van het personeel m.b.v. deze algoritmes zou zijn om externen in te huren. Dit is echter erg duur.

Menselijke tussenkomst

Het algoritme wordt op dit moment ingezet om medewerkers te ondersteunen bij de afdeling transactieverwerking (crediteuren/debiteurenbeheer en de servicedesk inkopen en bestellen). Het gaat momenteel om de processen "Afhandelen van herinneringen en aanmaningen", "Definitief afsluiten van inkooporder op aanvraag van de lijn", "Aanmaanfase wijzigen" en "Geding wijzigen".

De handelingen die het algoritme verricht hebben een informerende rol in het proces. Wanneer informatie onvolledig is of niet naar verwachting, dan wordt het algoritme uit productie gehaald en aangepast.

Risicobeheer

Er zijn geen aanvullende risico's ten opzichte van handmatige verwerking. De gegevens worden versleuteld verwerkt door de software en niet opgeslagen.

Wettelijke basis

De gehele financiële administratie binnen de Gemeente Den Haag vindt haar grondslag in Besluit Begroting en Verantwoording.

Toelichting op impacttoetsen

Tijdens het aanbestedingstraject is op de inzet van RPA een DPIA uitgevoerd, waarvoor een aantal aanvullende maatregelen zijn gerealiseerd/vastgelegd. Daarnaast wordt op het te robotiseren proces altijd een pre-DPIA uitgevoerd alvorens robotisering, zodat de proceseigenaar inzicht krijgt in de noodzaak tot een DPIA.

Er zijn tijdens de DPIA een aantal geringe risico's geïdentificeerd die direct gemitigeerd zijn door middel van aanvullende documentatie. Een voorbeeld hiervan is de terugkoppeling die het algoritme geeft. Daar stond al in dat het bericht automatisch opgesteld en met wie de lezer contact kan opnemen bij vragen, maar dat is nu ook nadrukkelijk als vereiste vastgelegd in de documentatie rondom de werkwijze om te garanderen dat dit ook bij volgende processen zal gebeuren.

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Werking

Gegevens

Meerdere algoritmes worden geschaard onder dit initiatief. Hieronder is een voorbeeld weergegven. Er wordt gebruik gemaakt van twee algoritmes. De eerste verzamelt de gegevens uit de correspondentie met burger/bedrijf, versleutelt deze en creeert een werkbak voor algoritme twee. Het tweede algoritme pakt meldingen vanuit de werkbak en gaat deze verwerken. In de systemen van de Gemeente Den Haag (bijv. Oracle) controleert het wat de status is, vervolgens creeert het een record in het systeem dat de status is opgevraagd en geeft het terugkoppeling aan een medewerker over de status van de melding. Dus de algoritmes zorgen o.a. voor: inloggen, downloaden, verzamelen en terugkoppeling geven. Dit zijn altijd (en enkel) de regels en stappen die samen met de procesexperts zijn bepaald. Het algoritme heeft geen zelflerend element en het (geaccordeerde) script wijzigt alleen op aanvraag van de proceseigenaar.

Het algoritme gebruikt bijv. data uit Oracle die samenhangen met (bijvoorbeeld) de verstuurde herinnering of aanmaning. Daarin wordt alleen de data gebruikt die nodig is om terugkoppeling te geven over de status. Alle data wordt versleuteld gebruikt. 

Technische werking

De methode is Robotic Process Automation (RPA). Hierin worden repetitieve, op regels gebaseerde handelingen uitgevoerd door algoritmes.