RPA voor het automatiseren van een deel van het mantelzorgwaardering proces

Gemeente Bronckhorst

Voor het uitvoeren van een deel van de administratieve werkzaamheden in het mantelzorgwaardering proces worden rule-based algoritmes gebruikt. De toegepaste techniek is: Robotic Process Automation (vanaf nu RPA) 

Laatst gewijzigd op 17 september 2025 om 13:02 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Zorg en gezondheid

Begindatum

1-10-24

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van het algoritme is om repeterende administratieve werkzaamheden van medewerkers van gemeente Bronckhorst te automatiseren. De inzet van RPA vermindert de werkdruk en geeft de medewerkers meer tijd voor andere taken. Inwoners en bedrijven hebben alleen indirect met het algoritme te maken. RPA zorgt ervoor dat inwoners en bedrijven sneller antwoord krijgen. De RPA software draait op een on-premise omgeving binnen de eigen ICT omgeving en de gegevens van inwoners en bedrijven worden volledig versleuteld verwerkt, wat de privacy waarborgt.

Afwegingen

RPA helpt ons om tijdige terugkoppeling te geven aan inwoners en bedrijven. Door RPA in te zetten op repeterende werkzaamheden hoeft er minder extern personeel te worden ingehuurd waardoor er (maatschappelijke) kosten worden bespaard en verhogen we onze publieke waarde.

Menselijke tussenkomst

Per RPA proces is er een procesbeheerder. De procesbeheerder monitort de robot. Wanneer informatie in het RPA proces onvolledig is valt het betreffende proces uit en moet het handmatig worden verwerkt. 

Risicobeheer

Er zijn geen aanvullende risico's ten opzichte van de handmatige processen. De risico's op fouten wordt in veel gevallen kleiner. De processbeheerders doen maandelijks steekproeven op de processen die door RPA worden uitgevoerd. Deze steekproeven documenteren we.

Wettelijke basis

Taak van algemeen belang (AVG artikel 6 lid 1 sub e)

WMO 2015

Werking

Gegevens

RPA wordt ingezet op het mantelzorgwaardering process. De gegevens en applicaties die worden gebruikt worden vastgelegd in een processbeschrijving door de processbeheerder. Op basis van deze informatie wordt het algoritme gebouwd.  

Technische werking

Functioneel: De inwoner kan via een webformulier via onze website de mantelzorgwaardering aanvragen. De software robot controleert of het formulier aan de voorwaarden voldoet. Daarna wordt een zaak aangemaakt in de zaaksysteem en neemt de robot de basisgegevens uit het formulier over. Dit scheelt handmatig werk. De zaak komt daarna op naam van een medewerker die de afhandeling verzorgt.

Technisch: We passen RPA toe dit is een software robot die op basis van regels wordt geprogrammeerd. Na het programmeren voert de RPA robot zijn werk uit, namelijk het proces dat moet worden uitgevoerd, dit doet hij dus op basis van vooraf bepaalde regels. Indien er iets niet klopt in het proces valt de robot uit en is er menselijke tussenkomst en moet het proces handmatig worden verwerkt. Er wordt geen AI gebruikt in het algoritme. 

Leverancier

UiPath