Robotic Process Automation voor Inkomen, Participatie en Voorzieningen (IPV)

Gemeente Den Haag

Robotic Process Automation (RPA) helpt de medewerkers van Inkomen, Participatie en Voorzieningen (IPV) met administratieve taken, zoals het aanmaken van werkopdrachten in het systeem Socrates voor de lijst met gedeelde kosten. RPA gebruikt een algoritme dat de handelingen van de medewerkers nadoet binnen het computernetwerk van de gemeente.

Laatst gewijzigd op 28 november 2025 om 7:45 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Sociale zekerheid

Begindatum

2025-05

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel is om terugkerend werk dat veel tijd kost te automatiseren. Hierdoor hoeven medewerkers minder handmatig werk te doen en worden er geen fouten meer gemaakt. Zo houden medewerkers meer tijd over voor inhoudelijker werk.

Inwoners en bedrijven hebben niet direct te maken met het algoritme. Het algoritme zet lijsten met gegevens in Excel om in een werkopdracht in het systeem Socrates. De werkopdrachten komen daardoor sneller bij de medewerker die de werkopdracht inhoudelijk beoordeelt. De inwoners en bedrijven merken daardoor dat hun aanvraag sneller gaat. Medewerkers houden meer tijd over voor aandacht en contact met inwoners en bedrijven.

Afwegingen

Robotic Process Automation (RPA) helpt om de werkdruk te verminderen. Deze aanpak werkt snel en is makkelijk uit te breiden. Het algoritme voldoet aan de eisen voor de bescherming van persoonsgegevens, beveiliging en informatiebeheer. Het is goedkoper dan extra mensen aannemen. Een extra voordeel is dat het algoritme geen typefouten maakt, zolang de aangeleverde informatie klopt.

Menselijke tussenkomst

Het algoritme doet taken die helpen en informeren in het werkproces. Als de informatie niet compleet is of niet klopt, stopt het algoritme. Het werk gaat dan terug naar de medewerkers. Dit gaat automatisch als er:

- Een fout wordt gevonden in de Excellijst waar het resultaat in staat.

- Het systeem Socrates een foutmelding geeft.

Risicobeheer

Het algoritme brengt geen extra risico met zich mee vergeleken met handmatige verwerking. De software vewerkt de gegevens versleuteld en slaat ze niet op. Andere risico's worden beperkt door het bijhouden van de prestaties van de robots in logboeken en dashboards. Er is ook een continuïteitsplan: als de robot uitvalt, kan het werk door blijven gaan. Het functioneel beheer van de robot ligt bij het team Robotic Process Automation (RPA). De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de geautomatiseerde processen ligt bij de proceseigenaren. Deze afspraken staan in de Service Level Agreement (SLA).

Wettelijke basis

Inkomen, Participatie en Voorzieningen, specifiek de verwerking in Socrates waar de robot actief is, vindt haar grondslag in de Participatiewet en de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen.

Links naar wettelijke basis

• Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Wet Suwi) Participatiewet (Pw): https://wetten.overheid.nl/BWBR0015703/2025-07-01
• Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Wet Suwi) Participatiewet (Pw): https://wetten.overheid.nl/BWBR0013060/2024-01-01

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Werking

Gegevens

De robot gebruikt 2 algoritmes. Het 1e algoritme verzamelt gegevens uit de Excellijst, versleutelt ze en maakt een werkbak voor het andere algoritme. Het 2e algortime gebruikt de Excellijst van 1e algoritme en verwerkt deze in het systeem van de gemeente Den Haag Socrates. Het algoritme zoekt de juiste persoon met het versleutelde administratienummer. Daarmee maakt het 2e algoritme een werkopdracht aan met een omschrijving van het type werk. Het algoritme leert niet zelf. Het script verandert alleen als de proceseigenaar dat zelf aangeeft.

Technische werking

Het algoritme van de robot leert niet zelf. De robot is gebouwd met de software UiPath Studio. Voor het dagelijkse werk draait de robot op een aparte server van de gemeente die wordt aangestuurd door het centrale besturingssysteem Orchestrator. De robot heeft 1 taak: werkopdrachten aanmaken in het systeem van de gemeente Socrates. Als input gebruikt de robot de Excellijst die de medewerker op SharePoint zet. Daarin staat het BSN of adnminsitratienummer en het type werkopdracht dat moet worden aangemaakt. De robot haalt deze gegevens uit de Excellijst, versleutelt ze en zet ze in de werkbak van Orchestrator. Dat is een soort digitale wachtrij. Daarna voert de robot de taak uit en worden de versleutelde gegevens omgezet in een werkopdracht in Socrates. Dat technische proces heet 'dispatcher en perfomer' en wordt gedaan door het 2e algoritme. Het resultaat zijn de aangemaakte werkopdrachten in Socrates. De robot gebruikt een koppeling (TOPdesk-API) om automatisch aan de medewerker te melden of het aanmaken van de werkopdracht gelukt is.

Leverancier

NewDawn