Document informatie extractie voor Eerste Vestiging

Gemeente Rotterdam

Uitlezen van gegevens in paspoort of identiteitskaart ten behoeve van registratie in het basisregister persoonsgegevens (BRP) in het kader van de Eerste Vestiging.

Laatst gewijzigd op 29 april 2025 om 14:12 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

10-2024

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar bronregistratie

https://algoritmeregister.rotterdam.nl/p/Onzealgoritmes/53761720552068327

Verantwoord gebruik

Doel en impact

DOEL: De doelen die ten grondslag liggen aan de wens om dit nieuwe proces de e-Suite op te nemen zijn:

1. No show verkleinen aan de balie voor afspraken rondom Eerste Vestiging
2. Digitaliseren van het dossier – verminderen papierwerk aan de balie
3. Wachttijden verlagen om een afspraak te kunnen maken
4. Verkorten van doorlooptijden
5. Een betere inschatting van de duur van de afspraak – efficiënte planning aan de balie
6. Efficiënter werken en foutmarges terugdringen
7. Voorbereid zijn op de inzet van de Virtuele Assistent

IMPACT: Informatie wordt uit aangeleverde documenten gelezen en klaargezet in administratieve systemen. Daarnaast worden administratieve checks uitgevoerd, bijvoordbeeld: is persoon eerder ingeschreven geweest, deze zijn vastgelegd in het proces design document. In de systemen worden gegevens gecontroleerd door 2 medewerkers alvorens te verwerken in het landelijke register.

Afwegingen

De administratieve last voor de gemeente wordt veranderd, en er komt meer focus op kwaliteit van het proces. Daarnaast is er een duidelijke administratie van geautomatiseerde checks en verwerking. Het voordeel voor de burger is dat het proces online ingezet kan worden en sneller afgehandeld aan de balie zodat deze sneller van hun rechten gebruik kunnen maken. Met deze voordelen is de inzet proportioneel.

Menselijke tussenkomst

Voordat de uitgelezen gegevens in het BRP worden gezet, is er nog een dubbele menselijke check.

Risicobeheer

Veld niet ingevuld.

Wettelijke basis

Wetgeving Basisregistratie Personen

Links naar wettelijke basis

Wetgeving Basisregstratie Personen: https://www.rvig.nl/wetgeving-basisregistratie-personen

Toelichting op impacttoetsen

Er worden persoonsgegevens verwerkt, daarom is een DPIA gedaan. Er is geen IAMA of andere ethische assessment toegevoegd omdat er geen sprake is van een hoog-risico algoritmetoepassing en er ook geen ethische dilemma's zijn gesignaleerd.

Impacttoetsen

Data Protection Impact Asssesment (DPIA)

Werking

Gegevens

Veld niet ingevuld.

Technische werking

Wanneer iemand zich wilt inschrijven via het proces Eerste Vestiging, moeten de gegevens van die persoon in het Basis Register Persoonsgegevens (BRP) worden geplaatst. Het gaat om gegevens die bijvoorbeeld op identiteitskaarten staan. Ook is er informatie nodig over de huidige verblijfplaats, waardoor er gegevens van bijvoorbeeld een huurovereenkomst moeten worden gehaald. Dit werd handmatig gedaan door een medewerker en kostte veel tijd. Het algoritme Document informatie extractie maakt dit proces makkelijker.

Het algoritme leest gegevens uit een identiteitsdocument en zet dit om naar tekst, een ander algoritme zoekt in een verhuurcontract relevante gegevens (e.g. verhuisdatum, eigenaar). Het geheel is onderdeel van Virtuele assistent, die aan de hand van aangedragen gegevens standaard checks uitvoert en rapporteert aan werknemers, deze zet ook gegevens klaar voor controle.

De personen hoeven minder lang te wachten op het krijgen van een BSN nummer, waardoor zij sneller gebruik kunnen maken van hun rechten, bijvoorbeeld het aanvragen van toeslagen.

Momenteel is het proces vergelijkbaar, maar alle informatie wordt overgetypt door medewerkers. Ook werden de checks of de gegevens kloppen gedaan aan de balie, waardoor die afspraken lang duren. Nu kan dit van te voren al worden gedaan door het algoritme, waarna de medewerker checkt of de gegevens kloppen.

Leverancier

Microsoft en team RPA