eDiscovery
- Publicatiecategorie
- Impactvolle algoritmes
- Impacttoetsen
- DPIA
- Status
- In gebruik
Thema
Begindatum
Contactgegevens
Doel en impact
Het doel van de toepassing is het efficiënt, volledig en reproduceerbaar doorzoeken van grote hoeveelheden informatie binnen de Microsoft 365-omgeving. Hierdoor kan de gemeente wettelijke verplichtingen, zoals Woo-verzoeken en AVG-verzoeken, zorgvuldiger en sneller uitvoeren. De toepassing ondersteunt medewerkers bij het identificeren van mogelijk relevante informatie, maar neemt geen geautomatiseerde beslissingen over personen. De impact voor betrokkenen bestaat eruit dat hun persoonsgegevens onderdeel kunnen zijn van zoekopdrachten wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke taak of onderzoek. De uiteindelijke beoordeling en verwerking van de resultaten vindt altijd plaats door bevoegde medewerkers.
Afwegingen
De gemeente heeft ervoor gekozen gebruik te maken van eDiscovery omdat handmatig doorzoeken van de Microsoft 365-omgeving niet uitvoerbaar en minder betrouwbaar is bij grote hoeveelheden informatie. De inzet van de toepassing draagt bij aan een vollediger en consistenter zoekproces. Daarbij is afgewogen dat alleen informatie wordt gezocht die noodzakelijk is voor het betreffende doel en dat de inzet plaatsvindt binnen de geldende wettelijke kaders. De voordelen van een efficiënter en beter controleerbaar zoekproces wegen op tegen de beperkte privacyrisico's, die door passende organisatorische en technische maatregelen worden beheerst.
Menselijke tussenkomst
De inzet van eDiscovery vindt uitsluitend plaats na beoordeling door bevoegde medewerkers. Vooraf wordt vastgesteld of het gebruik noodzakelijk en proportioneel is voor het betreffende proces of onderzoek. De zoekopdrachten worden opgesteld, beoordeeld en uitgevoerd door geautoriseerde medewerkers. De resultaten worden vervolgens geïnterpreteerd en gecontroleerd door meerdere betrokken functionarissen. De toepassing doet geen bindende uitspraken en neemt geen geautomatiseerde besluiten. Beslissingen over openbaarmaking, vervolgstappen of de verstrekking van informatie worden altijd genomen door mensen op basis van een inhoudelijke beoordeling van de zoekresultaten.
Risicobeheer
Voor de inzet van eDiscovery is een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd. Hierbij zijn de risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen in kaart gebracht en beoordeeld. Op de geïdentificeerde risico's zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Voorbeelden hiervan zijn autorisatiebeheer, logging van activiteiten, het toepassen van het need-to-know-principe, interne procedures voor inzet van de toepassing en periodieke controles op rechtmatig gebruik. Daarnaast worden medewerkers geïnstrueerd over zorgvuldig gebruik van de toepassing en wordt de inzet periodiek geëvalueerd. De inzet van eDiscovery wordt altijd vooraf door beoordeeld door een privacy expert.
Impacttoetsen
Gegevens
De toepassing kan verschillende categorieën informatie verwerken die aanwezig zijn binnen de Microsoft 365-omgeving van de gemeente. Het gaat bijvoorbeeld om e-mails, documenten, chatberichten, vergadergegevens en bijbehorende metadata. De exacte gegevens die worden doorzocht zijn afhankelijk van het proces waarvoor de toepassing wordt ingezet en de gebruikte zoekopdracht. Indien noodzakelijk kunnen hierin ook persoonsgegevens van medewerkers, inwoners, ondernemers of andere betrokkenen voorkomen. Er worden uitsluitend gegevens verwerkt die relevant en noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
Technische werking
eDiscovery maakt gebruik van zoek- en indexeringsfunctionaliteiten binnen Microsoft 365. Informatie die is opgeslagen binnen ondersteunde Microsoft 365-diensten wordt geïndexeerd zodat deze door middel van zoekcriteria kan worden doorzocht. Medewerkers kunnen zoekopdrachten uitvoeren op basis van bijvoorbeeld woorden, namen, locaties, datumbereiken of andere kenmerken. De toepassing presenteert vervolgens een overzicht van informatie die voldoet aan de opgegeven criteria. De zoekresultaten worden niet automatisch gewogen of gebruikt voor besluitvorming, maar dienen als hulpmiddel voor menselijke beoordeling.