Microsoft 365 Copilot
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- DPIA
- Status
- In gebruik
Thema
Begindatum
Contactgegevens
Link naar publiekspagina
Doel en impact
Doel en werking
Microsoft 365 Copilot ondersteunt medewerkers met generatieve AI bij dagelijkse werkzaamheden. De toepassing kan informatie zoeken en samenvatten en kan op basis van een opdracht nieuwe content genereren, zoals e-mails, documenten en presentaties. Daarnaast kan Copilot ondersteunen bij werkzaamheden rondom vergaderingen, bijvoorbeeld door informatie samen te vatten en actiepunten inzichtelijk te maken.
Impact op de werkwijze
Het gebruik van Copilot verandert de manier waarop medewerkers informatie verwerken en content maken. Medewerkers kunnen conceptteksten laten genereren in plaats van deze volledig zelf op te stellen. Ook kan Copilot relevante informatie ophalen en samenvatten, waardoor informatie toegankelijker wordt en minder handmatig zoekwerk nodig is. Hiermee kunnen bepaalde werkzaamheden sneller worden uitgevoerd.
Afwegingen
Microsoft 365 Copilot helpt medewerkers om werkzaamheden efficiënter uit te voeren, bijvoorbeeld bij het opstellen van e-mails en documenten en het samenvatten van informatie. Copilot maakt informatie en kennis beter toegankelijk door relevante informatie uit onder andere e-mail, Teams en SharePoint te zoeken en samen te vatten. Daarnaast ondersteunt Copilot medewerkers bij het analyseren en structureren van informatie, het schrijven van content en de voorbereiding van besluiten.
Menselijke tussenkomst
Er is sprake van menselijke tussenkomst bij het gebruik van Microsoft 365 Copilot. De gebruiker start zelf een actie, bijvoorbeeld door een opdracht (prompt) te geven in Word, Excel, Outlook of Teams. Copilot genereert vervolgens een resultaat, zoals een tekst, analyse of samenvatting. De gebruiker beoordeelt de gegenereerde output en bepaalt zelf of deze wordt aangepast, gebruikt of niet wordt gebruikt. De verantwoordelijkheid voor het controleren en toepassen van de output blijft daarmee bij de gebruiker.
Risicobeheer
Het gebruik van Microsoft 365 Copilot brengt verschillende aandachtspunten met zich mee. Copilot kan informatie toegankelijk maken waartoe een gebruiker op basis van bestaande toegangsrechten toegang heeft, waaronder mogelijk gevoelige informatie. Daarnaast kan de door Copilot gegenereerde output onjuist, onvolledig of onvoldoende betrouwbaar zijn. Ook bestaat het risico dat gebruikers te sterk gaan vertrouwen op door AI gegenereerde voorstellen. Daarom is het belangrijk dat gebruikers de output kritisch blijven beoordelen en dat datakwaliteit, informatiebeveiliging, compliance en governance goed zijn ingericht.
Wettelijke basis
AI-Verordening
Links naar wettelijke basis
Impacttoetsen
Gegevens
M365 Copilot kan informatie gebruiken die al beschikbaar is voor de gebruiker in de M365-omgeving. Dit kan gaan om documenten, e-mails, agenda's of chats. De toepassing geeft geen toegang tot informatie waar de gebruiker geen rechten voor heeft. Medewerkers moeten zich houden aan privacyregels en interne afspraken. Gevoelige informatie en persoonsgegevens worden alleen verwerkt als dat nodig is en toegestaan. Prompts en antwoorden worden gebruikt om de dienst te leveren. Microsoft zegt dat gegevens uit de M365-omgeving niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Het gebruik van deze informatie valt onder de regels voor privacy en informatiebeveiliging. De verwerking gebeurt binnen de M365-dienstverlening van het waterschap.
Technische werking
M365 Copilot gebruikt generatieve AI om een antwoord of concept te maken op basis van de vraag van de gebruiker en de informatie waar die gebruiker toegang toe heeft. De toepassing combineert de opdracht met relevante context uit de M365-omgeving en geeft daarna een gegenereerd resultaat terug aan de gebruiker. De gebruiker beoordeelt zelf of dit resultaat juist en bruikbaar is.
Meer algemene informatie over de werking van M365 Copilot is beschikbaar via de documentatie van Microsoft.Link naar externe pagina https://learn.microsoft.com/nl-nl/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-overview