Microsoft 365 Copilot als digitale werkplek assistent

Gemeente Hoeksche Waard

Microsoft 365 Copilot is een digitale assistent voor medewerkers van Gemeente Hoeksche Waard. De toepassing helpt bij het opstellen en samenvatten van teksten, het analyseren en ordenen van informatie en het terugvinden van informatie binnen Microsoft 365. Een medewerker controleert de resultaten voordat deze worden gebruikt.

Laatst gewijzigd op 2 november 2026 om 15:28 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2026-01

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Microsoft 365 Copilot is een slimme assistent voor medewerkers van de gemeente. Copilot helpt medewerkers met het schrijven, samenvatten en organiseren van informatie in Microsoft 365. Het doel is om het werk makkelijker te maken, informatie toegankelijker te maken en de kwaliteit van de service te verbeteren.

Afwegingen

Microsoft 365 Copilot helpt medewerkers om informatie sneller te verwerken. Het kan teksten structureren, documenten samenvatten en concepten opstellen. Copilot werkt binnen Microsoft 365, waardoor medewerkers geen informatie naar andere AI-diensten hoeven te kopiëren. Dit heeft voordelen, maar ook risico's. Copilot kan verkeerde of onvolledige informatie geven. Soms kan het ook informatie tonen die medewerkers niet kenden. Medewerkers kunnen ook per ongeluk persoonlijke of vertrouwelijke informatie verkeerd gebruiken. Als alternatief kunnen medewerkers alles handmatig doen of andere hulpmiddelen gebruiken voor zoeken en tekstverwerking. Handmatig werken geeft meer controle, maar kost meer tijd. Het gebruik van openbare AI-diensten kan extra privacy- en beveiligingsrisico's met zich meebrengen. De gemeente vindt het gebruik van Copilot verantwoord als het alleen ter ondersteuning wordt gebruikt, medewerkers goed zijn getraind, en resultaten altijd worden gecontroleerd. Voor toepassingen die veel invloed hebben op mensen of beslissingen, is een aparte beoordeling nodig.

Menselijke tussenkomst

De gemeente gebruikt het principe van 'mens in de loop'. Copilot helpt medewerkers, maar maakt geen eigen beslissingen. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor: het kiezen van de gegevens; het maken van vragen; het controleren van de resultaten; het beoordelen van de juistheid en volledigheid; en het gebruik van de resultaten. De output van Copilot mag niet zonder controle door mensen worden gebruikt voor diensten, communicatie, advies of beslissingen.

Risicobeheer

De belangrijkste risico's zijn: Copilot kan onjuiste of verzonnen informatie geven. Samenvattingen kunnen onvolledig zijn of belangrijke context missen. De output kan vooroordelen bevatten uit de broninformatie of het taalmodel. Een medewerker kan persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie onzorgvuldig verwerken. Copilot kan informatie vinden die een medewerker niet nodig heeft voor de taak. Medewerkers kunnen te veel vertrouwen op een professioneel antwoord. Onjuiste informatie kan in dienstverlening, communicatie of besluiten terechtkomen. De werking van de toepassing kan veranderen door updates van de leverancier. Er kan afhankelijkheid ontstaan van Microsoft en de kwaliteit van Microsoft 365. Gemeente Hoeksche Waard beperkt deze risico's door AI-geletterdheid en verantwoord gebruik te bevorderen. Medewerkers moeten de output controleren en bestaande Microsoft 365-autorisaties toepassen. Informatie die niet door Copilot mag worden verwerkt, kan worden uitgesloten of gelabeld. Daarnaast worden logging, auditing en monitoring toegepast binnen Microsoft 365. De autorisaties, het gebruik, incidenten en wijzigingen moeten regelmatig worden gecontroleerd. Als het gebruik of de risico's veranderen, moeten de risicoanalyse en registratie opnieuw worden beoordeeld. De interne AI-visie beschrijft dat het register regelmatig wordt bijgewerkt bij wijzigingen.

Wettelijke basis

Microsoft 365 Copilot is een hulpmiddel dat gemeenten helpt bij hun werk. Het heeft geen eigen regels voor het verwerken van persoonsgegevens. Als persoonsgegevens worden gebruikt met Copilot, moeten dezelfde regels gelden als voor het normale werk van de gemeente. Medewerkers mogen de gegevens alleen gebruiken als dit past bij hun taak en het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Soms is het nodig om gegevens te verwerken voor wettelijke verplichtingen of voor taken die belangrijk zijn voor de samenleving. Voor het gebruik binnen de organisatie kunnen andere regels gelden. Het is belangrijk om de juiste wettelijke basis te bepalen op basis van het werkproces waarin Copilot wordt gebruikt. De Algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming zijn altijd van toepassing. Daarnaast kunnen er specifieke wetten en regels zijn voor elk gemeentelijk proces. Dit betekent dat Copilot geen nieuwe regels of doelen voor gegevensverwerking creëert.

Toelichting op impacttoetsen

Voor Microsoft 365 Copilot is er een beoordeling van de privacy gedaan. Dit is een aanvulling op de bestaande DPIA. In deze beoordeling kijken we naar hoe persoonsgegevens worden verwerkt, welke gegevens er zijn en welke maatregelen er zijn voor het gebruik door de gemeente. De volledige DPIA is niet openbaar gemaakt via het Algoritmeregister, omdat deze informatie intern en mogelijk vertrouwelijk is. We kunnen wel een samenvatting publiceren als dat mogelijk is.

Werking

Gegevens

Microsoft 365 Copilot helpt medewerkers met hun vragen en opdrachten. Het gebruikt informatie die de medewerker zelf toevoegt, documenten en bestanden in Microsoft 365, e-mails, agenda-informatie, Teams-berichten en gegevens van de organisatie. Copilot werkt alleen met informatie waar de medewerker toegang toe heeft. Welke persoonsgegevens worden gebruikt, hangt af van de vraag en het werkproces. Dit kan namen, contactgegevens en andere informatie zijn die in documenten of berichten staat. Medewerkers mogen alleen de gegevens gebruiken die nodig zijn voor hun werk. Bijzondere persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie moeten extra voorzichtig worden behandeld en mogen alleen worden gebruikt als dat is toegestaan. Volgens het interne document worden prompts en antwoorden niet gebruikt om de AI-modellen te trainen.

Technische werking

Microsoft 365 Copilot is een slimme toepassing binnen Microsoft 365. Een medewerker kan een vraag of opdracht invoeren. De toepassing zoekt dan relevante informatie in de Microsoft 365-omgeving. Het systeem kijkt naar de rechten van de medewerker en gebruikt alleen informatie die de medewerker mag zien. Copilot kan werken met informatie uit documenten, e-mails, Teams, agenda’s en vergaderingen. De toepassing gebruikt een groot taalmodel om antwoorden te genereren. Dit model kijkt naar taalpatronen om te bepalen welke woorden een goed antwoord kunnen zijn. Het systeem controleert niet of de antwoorden altijd juist of volledig zijn. Daarom kunnen er fouten in de output zitten. De output kan een samenvatting, een concepttekst, een analyse of een antwoord zijn. Dit resultaat is geen officieel besluit en moet altijd gecontroleerd worden door de medewerker. De medewerker moet de informatie vergelijken met de originele bronnen om te zien of het klopt. Copilot voegt geen nieuwe databronnen toe, maar gebruikt alleen informatie die al in Microsoft 365 staat.

Leverancier

Microsoft Corporation