Microsoft CoPilot

Gemeente Oss

Medewerkers kunnen gebruik maken van Microsoft 365 CoPilot. Copilot is een generatieve AI-tool aangeboden door Microsoft, waar medewerkers van de gemeente vragen kunnen stellen, teksten en afbeeldingen kunnen genereren en vertalingen en samenvattingen kunnen maken.

Laatst gewijzigd op 30 juli 2026 om 14:44 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2025-04

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://oss.nl

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van Microsoft 365 Copilot is om medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse werk. Microsoft 365 Copilot helpt bijvoorbeeld bij het schrijven van teksten, het maken van samenvattingen, het opstellen van e-mails of het voorbereiden van vergaderingen. Dit gebeurt met behulp van kunstmatige intelligentie (AI).

Inzet van generatieve AI leidt tot het verbeteren van dienstverlening door het ondersteunen van snellere, duidelijkere en toegankelijkere communicatie met inwoners.

Tevens wordt de uitvoeringskracht versterkt door verminderen van administratieve lasten en ondersteunen bij tekst intensieve werkzaamheden. Ook wordt ondersteuning gegeven aan maatschappelijke en bestuurlijke opgaven als hulpmiddel voor analyse, formulering en efficiëntie.

Als laatste biedt het ondersteuning van ambtelijk vakmanschap door hulpmiddel voor analyse, formulering en overzicht; geen vervanging van menselijk oordeel.

Het gebruik draagt bij aan het vergroten van digitale vaardigheden en het vertrouwd raken met generatieve AI. Tegelijkertijd vraagt dit om bewust en verantwoord gebruik. De gemeente ziet de kansen van AI en volgt de technologische ontwikkelingen met aandacht. Er is een duidelijke ambitie om mee te bewegen met deze vooruitgang, zolang dit gebeurt op een zorgvuldige en verantwoorde manier. Om medewerkers hierin te begeleiden, zijn er spelregels opgesteld voor de omgang met generatieve AI.

Afwegingen

Bij de gemeente Oss adviseren we medewerkers alleen Microsoft 365 Copilot te gebruiken voor hun werk. Adere AI apps en toepassingen zijn niet toegestaan. We hebben gekozen voor Copilot omdat:

- De informatie die je in Copilot typt, blijft binnen de beveiligde omgeving van de gemeente (tenant).

- Bij andere AI tools weet de gemeente niet wat er met de informatie gebeurt of waar deze wordt opgeslagen.

Zo houden we onze gegevens veilig en privé.

Menselijke tussenkomst

De richtlijnen gaan ervan uit dat alle gegenereerde content altijd door de gebruiker wordt gecontroleerd en, indien nodig, tevens door een collega wordt gecontroleerd (het vierogen-principe) voordat deze wordt gebruikt.

Risicobeheer

Het beleid op het gebied van AI vormt de basis voor het verantwoord omgaan met generatieve AI binnen de organisatie. Deze kaders bieden houvast voor het identificeren en beheersen van risico’s die samenhangen met het gebruik van AI-technologieën. Dit beleid past binnen en wordt ondersteund door het bestaande beleid vanuit informatieveiligheid, privacy, informatiebeheer, inkoop en personeelsgedragscodes.

Om medewerkers concreet te ondersteunen in het dagelijks gebruik van generatieve AI, zijn aanvullende spelregels opgesteld. Deze regels geven helderheid over wat wel en niet is toegestaan, en helpen bij het maken van verantwoorde keuzes in lijn met de organisatiedoelstellingen en wettelijke verplichtingen. Verder wordt er voortdurend gewerkt aan interne bewustwording, communicatie en training in het kader van AI-geletterdheid.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening vormt de basis van het gemeentelijke beleid rondom de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI en algoritmen.

Links naar wettelijke basis

AI-Act: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Werking

Gegevens

Microsoft 365 Copilot gebruikt alleen gegevens waar een individuele medewerker zelf toegang toe heeft én die actief worden ingezet tijdens het werken met Microsoft 365 Copilot. Dit kunnen bijvoorbeeld documenten, e-mails, agenda-items, chats en bestanden zijn in programma’s zoals Word, Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive. Microsoft 365 Copilot werkt dus niet met alle gegevens binnen de organisatie, maar alleen met informatie die door de medewerker zelf wordt geopend binnen het Microsoft 365 ecosysteem, gedeeld of gebruikt in een opdracht. Gevoelige informatie wordt alleen betrokken als de medewerker daar zelf bij kan en deze bewust inzet. Er worden geen gegevens uit externe bronnen zoals BRP of BKR gebruikt.

Technische werking

Microsoft 365 Copilot maakt gebruik van grote taalmodellen (LLMs), zoals GPT-4, GPT-4 Turbo, GPT-5 en Claude Opus 4.1 (Anthropic), gehost via de Azure OpenAI Service. Deze modellen zijn getraind op grote hoeveelheden tekstdata en zijn in staat om mensachtige teksten te genereren, interpreteren en structureren. Microsoft 365 Copilot is niet zelflerend: het leert niet bij op basis van gebruikersinteractie. Updates aan het model worden centraal door Microsoft uitgevoerd.

Leverancier

Microsoft