Microsoft 365 Copilot Chat

Gemeente Hollands Kroon

Medewerkers kunnen gebruikmaken van Microsoft 365 Copilot Chat (hierna Copilot Chat). Copilot Chat is een generatieve AI-tool aangeboden door Microsoft, waar medewerkers met een Microsoft-account van de gemeente vragen kunnen stellen, teksten en afbeeldingen kunnen genereren en vertalingen en samenvattingen kunnen maken.

Laatst gewijzigd op 12 januari 2026 om 13:21 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2026-01

Contactgegevens

https://mijn.hollandskroon.nl/contactformulier/

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Medewerkers kunnen Copilot Chat gebruiken voor veel verschillende taken. Je kunt de "tool" bijvoorbeeld vragen stellen, teksten of plaatjes laten maken, en teksten laten vertalen of samenvatten. Dit helpt om het dagelijkse werk sneller en makkelijker te doen. Ook leer je door het gebruik van Copilot Chat meer over hoe kunstmatige intelligentie (AI) werkt. Het is wel belangrijk dat medewerkers goed letten op de risico's van deze AI-hulpmiddelen.

De gemeente ziet de voordelen van AI en volgt de ontwikkelingen op de voet. We willen graag gebruikmaken van deze nieuwe techniek, maar dat moet wel veilig en verstandig gebeuren. Daarom heeft de gemeente duidelijke spelregels gemaakt. In deze regels staat hoe je Copilot Chat op een goede manier gebruikt tijdens je werk.

Afwegingen

Bij Hollands Kroon adviseren we medewerkers alleen Microsoft 365 Copilot Chat te gebruiken voor hun werk. Andere AI-programma's worden afgeraden.

De gemeente heeft hierom voor deze tool gekozen:

• Veiligheid: De informatie die je in Copilot Chat typt, blijft binnen de beveiligde omgeving van de gemeente (tenant) .
• Privacy: Bij andere (gratis) AI-tools weet de gemeente niet wat er met je informatie gebeurt of waar deze wordt opgeslagen.

Door alleen Copilot Chat te gebruiken, houden we onze gegevens veilig en privé.

Menselijke tussenkomst

Je moet de antwoorden van Microsoft 365 Copilot Chat altijd goed controleren voordat je ze gebruikt voor je werk. Het is belangrijk dat je zelf kritisch blijft nadenken over wat de computer maakt.

Copilot is een heel handig hulpmiddel voor het schrijven van teksten of het verzamelen van informatie. Toch is controle door een mens altijd nodig. Alleen jij kunt namelijk bepalen of de tekst klopt, of de informatie belangrijk is en of de kwaliteit goed genoeg is. Daarom staan er in de spelregels duidelijke afspraken over deze verplichte controle.

Risicobeheer

Het beleid op het gebied van AI vormt de basis voor het verantwoord omgaan met generatieve AI binnen de organisatie. Deze kaders bieden houvast voor het identificeren en beheersen van risico’s die samenhangen met het gebruik van AI-technologieën.

Om medewerkers concreet te ondersteunen in het dagelijks gebruik van generatieve AI, zijn aanvullende spelregels opgesteld. Deze spelregels geven helderheid over wat wel en niet is toegestaan, en helpen bij het maken van verantwoorde keuzes in lijn met de organisatiedoelstellingen en wettelijke verplichtingen.

Daarnaast wordt er structureel geïnvesteerd in:

• Interne bewustwording: Door middel van communicatieacties via het interne communicatienetwerk, en a.d.h.v. praktijkvoorbeelden, worden medewerkers actief betrokken bij het verantwoord gebruik van AI.
• Training en educatie: Er worden trainingen aangeboden gericht op het verantwoord gebruik (AI-Geletterdheid), zodat medewerkers begrijpen hoe AI werkt, welke risico’s eraan verbonden zijn, en hoe zij deze technologie op een veilige en effectieve manier kunnen inzetten.
• Voor het gebruik van Co-pilot is een specifieke co-pilot gebruiker training verplicht gesteld.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening vormt de basis van het gemeentelijke beleid rondom de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI & Algortimen.

Links naar wettelijke basis

AI Verordening: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA): https://slmmicrosoftrijk.nl/downloads-dpias/

Werking

Gegevens

Het bestaand beleid vanuit het AI-beleid vormen het uitgangspunt voor de te gebruiken gegevens bij de input (prompts). Aanvullend zijn er richtlijnen voor verantwoord gebruik van generatieve AI opgesteld om duidelijkheid te geven naar medewerkers wat wel en niet mogelijk is.

Technische werking

Copilot Chat maakt gebruik van taalmodellen van OpenAI die als service worden gehost in een Microsoft Azure omgeving. De taalmodellen zijn getraind op enorme hoeveelheden tekstdata, wat hen in staat stelt mensachtige teksten te genereren en te begrijpen. Copilot kan deze taalmodellen aanroepen en met behulp van een internet-search vragen beantwoorden, teksten schrijven en relevante informatie verschaffen.

Middels de Microsoft Graph kan copilot informatie bundelen, tonen en verwerken uit eigen bronnen.

Leverancier

Microsoft