Case Matcher: Een zoek- en vindfunctie bij asielaanvragen

IND

Medewerkers die asielaanvragen behandelen kunnen met behulp van dit algoritme naar vergelijkbare aanvragen zoeken om aanvragen gelijk te behandelen.

Laatst gewijzigd op 21 mei 2024 om 10:05 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Migratie en integratie

Begindatum

07-2021

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Asielaanvragen moeten eerlijk en gelijk worden behandeld. Met dit algoritme kan de medewerker alle soortgelijke asielaanvragen sneller zoeken en vinden. De medewerker zoekt daarbij bijvoorbeeld naar jaartal en documenttype zoals aanvraag, beschikking, uitspraak en klantinformatie. De asielaanvragen die sterk op elkaar lijken, kunnen zo op een gelijke manier worden behandeld. Ook kan de medewerker sneller informatie vinden die nodig is om de aanvraag af te handelen.

Afwegingen

De asielaanvragen kunnen sneller, eerlijker en gelijk worden behandeld, als de medewerker vergelijkbare asielaanvragen kan zoeken en vinden. Met dit algoritme kan de medewerker makkelijker zoeken en vinden, in plaats van eerder behandelde aanvragen stuk voor stuk door te nemen. Met behulp van zoektermen verschijnt een lijst met documenten en asielaanvragen die overeenkomsten hebben met de zoektermen. De medewerker kiest zelf uit de lijst en opent het document en/of de aanvraag om de informatie door te nemen. De medewerker kan ervoor kiezen om bijvoorbeeld de wettelijke gronden waarop een aanvraag in het verleden is goedgekeurd of afgewezen over te nemen. Zo kan de medewerker de aanvraag mogelijk sneller afhandelen.

Menselijke tussenkomst

De medewerker zoekt op woorden en krijgt een lijst met alle documenten en asielaanvragen die deze woorden bevatten. De medewerker bekijkt de lijst en beoordeelt of er relevante informatie in staat om de aanvraag te behandelen. Door veranderingen in beleid, kan een eerdere beslissing op een asielaanvraag niet meer passen in het huidige beleid. De medewerker is verplicht om te beslissen op basis van het beleid dat nu van kracht is. Elke nieuwe asielaanvraag wordt overigens altijd door meerdere deskundigen gelezen en beoordeeld.

Risicobeheer

Alleen medewerkers met toestemming hebben toegang tot dit algoritme. Ook moeten medewerkers een opleiding volgen voor ze dit algoritme kunnen gebruiken, dit is onderdeel van de interne IND-opleidingen. Deze opleiding legt uit hoe de medewerker deze zoek- en vindfunctie kan en mag gebruiken. De medewerker mag bijvoorbeeld niet zoeken op personen (namen). De IND is gebonden aan privacyregels uit de AVG. Dit betekent dat documenten en aanvragen niet zomaar mogen worden ingezien. De medewerker zelf is altijd de deskundige en de beslisser (en niet het algoritme). De medewerker mag niet enkel op de uitkomsten van het algoritme beoordelen, maar moet altijd rekening houden met het huidige beleid, de geldende instructies en actualiteiten.

Met experts is vooraf beoordeeld welke documenten van belang zijn in een asielaanvraag. Zo wordt ervoor gezorgd dat alleen relevante documenten worden gevonden bij het zoeken.

Wettelijke basis

Vreemdelingenwet 2000, artikel 107 en 107a

Werking

Gegevens

Het algoritme zoekt in een database met asielaanvragen en relevante documenten zoals bezwaarschriften. De medewerker kan bijvoorbeeld zoeken op: zaaknummer, documenttype, land van herkomst, nationaliteit, geslacht of jaartal.

Technische werking

Het algoritme bepaalt de relevantie van documenten en asielaanvragen die in aanmerking komen om via dat vindsysteem gezocht en gevonden te kunnen worden. De relevantie wordt in 2 stappen bepaald:

1. De medewerker kan in het hoofdscherm filteren op bijvoorbeeld jaartal en nationaliteit (wat een hoog relevante variabele is bij een asielaanvraag) en kan op termen zoeken. Deze zoektermen worden dan in de gefilterde documenten gezocht en de documenten waar deze (al dan niet in combinatie met elkaar) voorkomen, komen naar boven in een lijst. Deze lijst van documenten is op volgorde gezet op basis van relevantie; hoe hoger, hoe (mogelijk) relevanter deze documenten zijn. Deze relevantiescore wordt bepaald door standaard zoekalgoritmes. Een document wordt hoger geplaatst als termen vaker voorkomen en ook nog in combinatie met elkaar. De medewerker kan vervolgens zelf in de documenten kijken of deze relevant zijn voor de te behandelen zaak.

2. De medewerker kan ook ervoor kiezen om de gevonden documenten te laten aggregeren (samenvoegen) op zaakniveau. De documenten waarop is gefilterd en waarin de zoektermen naar boven zijn gekomen, worden nu per asielaanvraag opgesomd en in een tabel gepresenteerd. Nu ziet de medewerker niet een lijst met documenten maar een lijst met asielaanvragen, en wederom geldt: hoe hoger de asielaanvraag staat in de lijst, des te relevanter deze kan zijn. In dit geval wordt de relevantie bepaald door een scoringsmechanisme op basis van het documenttype.

Met behulp van deskundigen is bepaald dat sommige documenten belangrijker zijn dan andere documenten. Denk dan aan een asielrelaas (waarin het verhaal van de asielzoeker wordt beschreven) of een document met een samenvatting van de asielaanvraag. In het overzicht van de asielaanvragen, kan de medewerker snel zien in welke documenten de zoektermen zijn voorgekomen.

Leverancier

Knowledge Plaza