Microsoft 365 Copilot Chat

Gemeente Terneuzen

Copilot Chat is een generatieve AI-tool die door alle medewerkers in de gemeente gebruikt kan worden als AI-gestuurde assistent. Het is onderdeel van de M365-toepassingen. Copilot Chat draait op verschillende taalmodellen. Gebruikers kunnen het o.a. gebruiken als hulpmiddel bij het schrijven of vertalen van teksten, als inspiratiebron bij een brainstorm of om afbeeldingen te genereren.

Laatst gewijzigd op 19 mei 2026 om 14:25 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Veld niet ingevuld.

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Copilot dient als AI-assistent die onze medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. De assistent kan bij verschillende taken helpen. Een van de belangrijkste toepassingen is tekstredactie. Teksten kunnen verbeterd, vertaald of aangepast worden naargelang de doelgroep. De kwaliteit van onze teksten wordt hierdoor beter. Bovendien besparen medewerkers tijd die ze kunnen besteden aan hun kerntaken, zodat ook de kwaliteit van die taken verhoogt. Andere mogelijke toepassingen zijn het samenvatten van rapporten, dienen als digitale sparringpartner of gespreksstarter zijn bij een brainstorm. Copilot Chat is er om individuele medewerkers te ondersteunen. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming, we houden vast aan de "human in the loop".

Afwegingen

We werken binnen de beveiligde omgeving van onze M365-licentie. In vergelijking met andere AI-assistenten is dit een van de meest veilige opties. Door deze AI-assistent organisatiebreed aan te bieden, voorkomen we een schaduw-IT. Als we geen AI-assistent zouden aanbieden, lopen we immers het risico dat medewerkers zelf onveilige, gratis tools gaan gebruiken.

Omdat de assistent individuele werknemers ondersteunt in hun werkzaamheden, is de impact op de organisatie en de processen beperkt. Daarnaast zetten we als organisatie ook in op AI-geletterdheid, zodat medewerkers bewust en verantwoord kunnen omgaan met de tool die hen aangeboden wordt.

Wij vinden dat de voordelen kwaliteitswinst, tijdswinst en het voorkomen van een schaduw-IT sterker doorwegen dan de beperkte risico's die eraan verbonden zijn.

Menselijke tussenkomst

Menselijke tussenkomst is een fundamenteel uitgangspunt bij het gebruik van AI bij Gemeente Terneuzen. Copilot is een assistent en ondersteunt onze medewerkers. Er worden geen taken (volledig) geautomatiseerd en er is geen automatische besluitvorming.

Risicobeheer

Mogelijke risico's en hoe we deze afvangen bij de gemeente Terneuzen:

- Datalek: als een medewerker persoonsgegevens of andere gevoelige gegevens in een prompt zet en Copilot Chat maakt gebruik van Bing voor het genereren van een antwoord, dan verliezen we mogelijk de controle over deze gegevens. Dit risico is klein, want er is al een combinatie nodig van onverantwoord gebruik door de medewerker en een zoekopdracht die aangeeft dat er op het internet gezocht moet worden naar een antwoord. We proberen dit risico te voorkomen door organisatiebreed te investeren in AI-geletterdheid en er zp voor te zorgen dat medewerkers nooit gevoelige gegevens invoeren in eender welke AI-tool.

- Intern datalek: er zijn situaties bekend van andere organisaties waarbij medewerkers via Copilot toegang kregen tot informatie uit vertrouwelijke documenten. Dit kan voorkomen worden door dataclassificatie te doen. Aangezien het risico alleen bestaat bij een Copilot premiumlicentie, hebben wij besloten om geen premiumlicenties aan te bieden tot de datahuishouding op orde is.

- Verkeerde interpretatie output: een bekend probleem van AI-assistenten zoals Copilot, is dat de tool kan hallucineren. De output bevat dan onjuiste informatie. Daarnaast geeft generatieve AI ook vaak onvolledige of ongenuanceerde informatie. Aangezien wij niet de ontwikkelaar of leverancier zijn, kunnen wij dit niet voorkomen. Wel kunnen we ervoor zorgen dat onze medewerkers AI-geletterd zijn en weten hoe ze op een correcte manier met de output van AI omgaan. Onze organisatie biedt trainingen aan om dit te borgen.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening vormt de basis van het gemeentelijke beleid rondom de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI & Algortimen.

Werking

Gegevens

Veld niet ingevuld.

Technische werking

Copilot Chat maakt gebruik van verschillende large language models (LLM) van OpenAI om menselijke tekst te begrijpen en nieuwe tekst te genereren. Als er een zoekopdracht op het internet plaatsvindt, gebruikt Copilot de zoekmachine Bing.

Leverancier

Microsoft