Microsoft 365 Copilot

Gemeente De Bilt

Copilot ondersteunt bij schrijven, samenvatten, e-mailen en het voorbereiden van overleggen. Met Copilot werken we efficiënter en verbeteren we onze dienstverlening. We zetten Copilot verantwoord in en investeren actief in de AI-kennis van medewerkers.

Laatst gewijzigd op 11 maart 2026 om 11:10 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

10-2025

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.debilt.nl/bestuur-en-organisatie/organisatie/privacy-en-algoritmes/algoritmeregister

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van de inzet van Microsoft 365 Copilot is om medewerkers te ondersteunen bij veelvoorkomende werkzaamheden zoals het schrijven van teksten, het samenvatten van documenten, het opstellen van e-mails en het voorbereiden van vergaderingen. Door routinetaken sneller uit te voeren helpt Copilot medewerkers meer tijd vrij te maken voor inhoudelijke werkzaamheden en samenwerking.

Het gebruik van Copilot draagt bij aan een hogere efficiëntie en een betere kwaliteit van documenten en communicatie. Inwoners en bedrijven merken dit indirect, bijvoorbeeld doordat brieven duidelijker zijn en reactietijden korter worden. Daarnaast ondersteunt de toepassing de ontwikkeling van digitale vaardigheden en vergroot zij de kennis over generatieve AI binnen de organisatie.

De gemeente verkent daarnaast het gebruik van AI-agents om werkprocessen verder te versnellen. Deze agents ondersteunen bij specifieke taken maar worden altijd ingezet met expliciete menselijke controle en beoordeling.

Afwegingen

De gemeente zet Microsoft 365 Copilot in om medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Het gebruik ervan levert tijdswinst op, verbetert de kwaliteit van documenten en geeft medewerkers meer ruimte om zich te richten op inhoudelijke taken. Daarnaast draagt Copilot bij aan werkplezier en aan de ontwikkeling van digitale vaardigheden.

Tegelijkertijd brengt het gebruik van AI ook aandachtspunten met zich mee. Antwoorden van Copilot kunnen fouten bevatten en moeten daarom altijd kritisch worden gecontroleerd. Ook is er nadrukkelijk aandacht voor privacy en het zorgvuldig omgaan met gegevens. Om afhankelijkheid van technologie te voorkomen, zijn duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik en worden medewerkers getraind in verantwoord en bewust gebruik van AI.

Copilot heeft de voorkeur gekregen boven andere AI-oplossingen omdat het is geïntegreerd in de gemeentelijke kantooromgeving, zoals de Office-applicaties (Word, Excel en Outlook). Daarnaast spelen de uitgebreide governance-mogelijkheden en de Enterprise Data Protection (EDP) die Microsoft biedt een belangrijke rol in deze keuze.

Menselijke tussenkomst

Microsoft 365 Copilot doet suggesties, maar medewerkers blijven altijd volledig verantwoordelijk voor de inhoud die zij gebruiken. De output van Copilot moet daarom steeds door een medewerker worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Copilot neemt geen besluiten en voert geen taken zelfstandig uit zonder menselijke tussenkomst.

De inzet van Copilot is uitsluitend ondersteunend en vraagt altijd om een bewuste beoordeling door de gebruiker. Medewerkers worden daarom getraind in het verantwoord gebruik van generatieve AI, zodat zij de gegenereerde output kritisch kunnen beoordelen en waar nodig kunnen aanpassen of corrigeren.

Risicobeheer

ij het gebruik van Microsoft 365 Copilot zijn verschillende technische, juridische en ethische risico’s in kaart gebracht. Voorbeelden hiervan zijn onjuiste of misleidende output, onjuist gebruik van data en het risico dat medewerkers te veel vertrouwen op automatisch gegenereerde informatie. Om deze risico’s te beperken worden medewerkers getraind in het verantwoord gebruik van generatieve AI. Zij leren de output kritisch te beoordelen, zorgvuldig met informatie om te gaan en de geldende richtlijnen te volgen.

Tijdens de pilotfase is uitgebreid onderzocht welke toepassingen op een verantwoorde manier kunnen worden ingezet. Daarbij is onder meer gekeken naar datagebruik, privacy, beveiliging en de mogelijke invloed op besluitvorming. Toepassingen met een hoger risicoprofiel worden vooraf getoetst door de privacy officer en de informatiemanager. Zo wordt vastgesteld wat wel en niet is toegestaan en welke aanvullende risicobeperkende maatregelen eventueel nodig zijn.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening vormt de basis voor het gemeentelijke beleid rond de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI en algoritmen. Deze wet heeft als doel te waarborgen dat AI-systemen veilig zijn, transparant functioneren en de grondrechten van mensen respecteren. De verordening maakt onderscheid tussen verschillende risiconiveaus van AI-systemen: hoe hoger het risico, hoe strenger de regels. Voor generatieve AI, zoals Microsoft 365 Copilot, gelden met name verplichtingen op het gebied van transparantie en menselijk toezicht.

Naast de AI-verordening is het gemeentelijke beleid gebaseerd op bestaande wet- en regelgeving rond informatiebeveiliging en privacy, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast zijn interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van Copilot. Deze kaders zorgen ervoor dat persoonsgegevens goed worden beschermd en dat medewerkers zorgvuldig omgaan met data en het gebruik van Copilot.

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Werking

Gegevens

Veld niet ingevuld.

Leverancier

Microsoft