Microsoft; M365 Copilot

Gemeente Olst-Wijhe

Copilot is een programma in de M365-omgeving. Het helpt medewerkers met hun dagelijkse taken. Bijvoorbeeld, het kan helpen bij het schrijven en samenvatten van teksten, het voorbereiden van vergaderingen en het zoeken naar informatie. Copilot is een hulpmiddel, maar medewerkers moeten zelf de resultaten controleren en gebruiken.

Laatst gewijzigd op 9 september 2026 om 12:40 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2025-01

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.olst-wijhe.nl

Verantwoord gebruik

Doel en impact

De gemeente Olst-Wijhe gebruikt M365 Copilot om medewerkers te helpen. Deze toepassing maakt het makkelijker om informatie te verwerken en teksten te schrijven. Het doel is om de interne werkprocessen te ondersteunen, niet om beslissingen te nemen. Sommige medewerkers hebben extra functies in M365 Copilot. Ook kunnen er speciale agents worden gemaakt voor hulp binnen de organisatie. Deze agents helpen de gebruiker en respecteren de toegangsrechten. Ze nemen geen eigen beslissingen. De impact is vooral binnen de organisatie: medewerkers kunnen sneller werken en makkelijker een eerste versie of overzicht maken. Inwoners en ondernemers krijgen geen automatische beslissingen van M365 Copilot. De toepassing helpt alleen medewerkers met voorbereidende en administratieve taken. De kwaliteit hangt af van menselijke controle en zorgvuldig gebruik.

Afwegingen

De gemeente kiest voor M365 Copilot. Deze toepassing past goed bij de bestaande M365-werkomgeving. Medewerkers kunnen de ondersteuning gebruiken binnen programma’s die ze al kennen. Dit maakt het makkelijker om te werken en vermindert de noodzaak om gegevens naar andere hulpmiddelen te verplaatsen. Maar er zijn ook risico’s. Antwoorden kunnen soms fout of onvolledig zijn. Het is ook belangrijk om goed om te gaan met gegevens. Daarom zijn er regels en moeten medewerkers voorzichtig zijn met het gebruik van generatieve AI. Bij de keuze voor deze toepassing zijn gebruiksgemak, informatiebeveiliging, privacy en beheersbaarheid belangrijk. We kijken ook naar de afhankelijkheid van leveranciers. Als er in de toekomst veranderingen zijn die niet passen bij de eisen van de gemeente, dan bekijken we opnieuw welke oplossing het beste is. We houden rekening met de impact en informatie van leveranciers bij het verantwoord gebruik.

Menselijke tussenkomst

M365 Copilot geeft ideeën en antwoorden. Medewerkers zijn altijd verantwoordelijk voor de informatie die zij gebruiken of delen. Het is belangrijk om de resultaten te controleren op juistheid en geschiktheid. Copilot neemt geen beslissingen voor de gemeente en vervangt geen professionele beoordeling door medewerkers.

Risicobeheer

De belangrijkste risico's zijn verkeerde of onvolledige informatie, het onbedoeld gebruiken van gevoelige gegevens, te veel vertrouwen op automatische antwoorden en afhankelijkheid van een leverancier. De gemeente vermindert deze risico's door mensen te laten controleren, duidelijke afspraken te maken, instructies te geven aan medewerkers, hulp te bieden bij het gebruik en bestaande regels voor informatiebeveiliging en privacy toe te passen.

Wettelijke basis

De inzet van M365 Copilot wordt beoordeeld volgens de Europese regels voor kunstmatige intelligentie, de privacywetgeving en het gemeentelijk beleid voor informatiebeveiliging. Menselijk toezicht is belangrijk, omdat de resultaten van Copilot altijd door een medewerker moeten worden gecontroleerd. Ook zijn er richtlijnen voor het verantwoord gebruik van generatieve AI. Deze richtlijnen helpen medewerkers om goed om te gaan met gegevens en om de resultaten van Copilot niet zomaar over te nemen.

Links naar wettelijke basis

AI-Act : https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai

Toelichting op impacttoetsen

Voor M365 Copilot zijn de privacy- en gegevensbeschermingsrisico's onderzocht. Dit is gedaan met externe impacttoetsen en leveranciersdocumentatie. Deze informatie helpt bij het beoordelen van verantwoord gebruik binnen de gemeente. Niet alle onderzoeken zijn specifiek voor gemeenten, maar de aandachtspunten zijn nuttig. Publieke organisaties hebben vergelijkbare eisen aan privacy en informatiebeveiliging. De resultaten laten zien dat het gebruik van generatieve AI zorgvuldig moet worden ingericht en gemonitord. De gemeente gebruikt relevante impacttoetsen en actuele leveranciersinformatie voor verdere beoordeling en monitoring.

Werking

Gegevens

M365 Copilot kan informatie gebruiken die al beschikbaar is voor de gebruiker in de M365-omgeving. Dit kan gaan om documenten, e-mails, agenda's of chats. De toepassing geeft geen toegang tot informatie waar de gebruiker geen rechten voor heeft. Medewerkers moeten zich houden aan privacyregels en interne afspraken. Gevoelige informatie en persoonsgegevens worden alleen verwerkt als dat nodig is en toegestaan. Prompts en antwoorden worden gebruikt om de dienst te leveren. Microsoft zegt dat gegevens uit de M365-omgeving niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Het gebruik van deze informatie valt onder de regels voor privacy en informatiebeveiliging. De verwerking gebeurt binnen de M365-dienstverlening van de gemeente.

Technische werking

M365 Copilot gebruikt generatieve AI om een antwoord of concept te maken op basis van de vraag van de gebruiker en de informatie waar die gebruiker toegang toe heeft. De toepassing combineert de opdracht met relevante context uit de M365-omgeving en geeft daarna een gegenereerd resultaat terug aan de gebruiker. De gebruiker beoordeelt zelf of dit resultaat juist en bruikbaar is.

Meer algemene informatie over de werking van M365 Copilot is beschikbaar via de documentatie van Microsoft.https://learn.microsoft.com/nl-nl/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-overview

Leverancier

Microsoft