Copilot M365

Gemeente Roermond

Medewerkers kunnen gebruikmaken van Microsoft 365 Copilot Chat (hierna Copilot Chat). Copilot Chat is een generatieve AI-tool aangeboden door Microsoft, waar medewerkers met een Microsoft-account van de gemeente vragen kunnen stellen, teksten en afbeeldingen kunnen genereren en vertalingen en samenvattingen kunnen maken.

Laatst gewijzigd op 15 september 2026 om 10:02 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Medewerkers kunnen Copilot Chat gebruiken voor veel verschillende taken. Je kunt de "tool" bijvoorbeeld vragen stellen, teksten of plaatjes laten maken, en teksten laten vertalen of samenvatten. Dit helpt om het dagelijkse werk sneller en makkelijker te doen. Ook leer je door het gebruik van Copilot Chat meer over hoe kunstmatige intelligentie (AI) werkt. Het is wel belangrijk dat medewerkers goed letten op de risico's van deze AI-hulpmiddelen.

De gemeente ziet de voordelen van AI en volgt de ontwikkelingen op de voet. We willen graag gebruikmaken van deze nieuwe techniek, maar dat moet wel veilig en verstandig gebeuren. Daarom heeft de gemeente duidelijke spelregels gemaakt. In deze regels staat hoe je Copilot Chat op een goede manier gebruikt tijdens je werk.

Afwegingen

Bij de gemeente Roermond adviseren we medewerkers alleen Microsoft 365 Copilot Chat te gebruiken voor hun werk. Andere AI-programma's worden afgeraden.

De gemeente heeft hierom voor deze tool gekozen:

1. Veiligheid: De informatie die je in Copilot Chat typt, blijft binnen de beveiligde omgeving van de gemeente (tenant) .
2. Privacy: Bij andere (gratis) AI-tools weet de gemeente niet wat er met je informatie gebeurt of waar deze wordt opgeslagen.
3. Er ligt een AI beleid en er zijn richtlijnen voor het werken met LLM's.

Menselijke tussenkomst

Medewerkers van de gemeente Roermond dienen zelf alle output te controleren voordat het gebruikt mag worden voor werk. Medewerkers zijn zelf de vakinhoudelijke experts, copilot is dit niet.

Copilot is een heel handig hulpmiddel voor het schrijven van teksten of het verzamelen van informatie. Toch is controle door een mens altijd nodig. Daarom staat er in het AI beleid duidelijke afspraken over het gebruik van deze tool.

Risicobeheer

Het beleid op het gebied van AI vormt de basis voor het verantwoord omgaan met generatieve AI binnen de organisatie. Deze kaders bieden houvast voor het identificeren en beheersen van risico’s die samenhangen met het gebruik van AI-technologieën.

Om medewerkers concreet te ondersteunen in het dagelijks gebruik van generatieve AI, zijn aanvullende richtlijnen opgesteld. Deze geven helderheid over wat wel en niet is toegestaan, en helpen bij het maken van verantwoorde keuzes in lijn met de organisatiedoelstellingen en wettelijke verplichtingen.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening

De Algmene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Links naar wettelijke basis

• AI-Verordening:: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
• BIO: https://www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/cybersecurity/bio-en-ensia/baseline-informatiebeveiliging-overheid/

Werking

Gegevens

Het bestaand beleid vanuit het AI-beleid vormen het uitgangspunt voor de te gebruiken gegevens bij de input (prompts). Aanvullend zijn er richtlijnen voor verantwoord gebruik van generatieve AI opgesteld om duidelijkheid te geven naar medewerkers wat wel en niet mogelijk is.

Technische werking

Copilot Chat maakt gebruik van taalmodellen van OpenAI die als service worden gehost in een Microsoft Azure omgeving. De taalmodellen zijn getraind op enorme hoeveelheden tekstdata, wat hen in staat stelt mensachtige teksten te genereren en te begrijpen. Copilot kan deze taalmodellen aanroepen en met behulp van een internet-search vragen beantwoorden, teksten schrijven en relevante informatie verschaffen.

Middels de Microsoft Graph kan copilot informatie bundelen, tonen en verwerken uit eigen bronnen.

Leverancier

Microsoft