Microsoft 365 Copilot

Gemeente Breda

Copilot ondersteunt bij schrijven, samenvatten, e-mailen en het voorbereiden van overleggen. Met Copilot werken we efficiënter en verbeteren we onze dienstverlening. Er gaat minder tijd naar routinetaken, er ontstaat meer ruimte voor inhoud, samenwerking en onze communicatie wordt duidelijker en consistenter. We zetten Copilot verantwoord in en investeren actief in de AI-kennis van medewerkers.

Laatst gewijzigd op 10 december 2025 om 15:59 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

11-2024

Contactgegevens

https://www.breda.nl/contact

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van de inzet van Microsoft 365 Copilot is medewerkers ondersteunen bij standaardtaken, zoals het schrijven van teksten, het maken van samenvattingen, het opstellen van e-mails en het voorbereiden van vergaderingen. Copilot helpt routinetaken sneller uit te voeren zodat medewerkers meer tijd hebben voor inhoudelijke werkzaamheden en samenwerking.

Het gebruik van Copilot leidt tot hogere efficiëntie en betere kwaliteit van documenten en communicatie. Inwoners en bedrijven merken dit indirect, bijvoorbeeld doordat brieven duidelijker zijn en reactietijden korter worden. De toepassing draagt daarnaast bij aan het ontwikkelen van digitale vaardigheden en het vergroten van kennis over generatieve AI binnen de organisatie.

De gemeente experimenteert ook met AI-agents om werkprocessen verder te versnellen. Deze agents ondersteunen bij specifieke taken, maar worden altijd gebruikt met expliciete menselijke tussenkomst en beoordeling. 

Afwegingen

De gemeente kiest voor Microsoft 365 Copilot om medewerkers te ondersteunen bij dagelijkse werkzaamheden. Het levert tijdswinst op, verbetert de kwaliteit van documenten en geeft medewerkers meer ruimte voor inhoud. Het draagt ook bij aan werkplezier en digitale vaardigheden.

Tegelijkertijd zijn er risico’s. Antwoorden van Copilot kunnen fouten bevatten en moeten altijd worden gecontroleerd. Er is aandacht voor privacy en veilig omgaan met gegevens. Afhankelijkheid van technologie vraagt om duidelijke afspraken en bewust gebruik. Daarom worden onze medewerkers getraind in verantwoord gebruik van AI.

Alternatieven zoals ChatGPT of Claude zijn overwogen, maar niet geschikt bevonden. Copilot is geïntegreerd in veelgebruikte programma’s (de office apps zoals Word, Excel etc.). Daarnaast zijn de governance mogelijkheden en de Enterprise Data Protection (EDP) die Microsoft biedt belangrijke redenen voor deze keuze. 

Menselijke tussenkomst

Microsoft 365 Copilot levert suggesties, maar medewerkers blijven altijd volledig verantwoordelijk voor de inhoud die zij gebruiken. Iedere uitkomst van Copilot moet door een medewerker worden gecontroleerd op juistheid. Copilot neemt geen besluiten en voert geen taken uit zonder menselijke tussenkomst. De inzet van Copilot is uitsluitend ondersteunend en vereist altijd een bewuste toets door de gebruiker. Medewerkers worden getraind in de verantwoorde inzet van generatieve AI zodat zij de output goed kunnen beoordelen en corrigeren.

Risicobeheer

Bij het gebruik van Microsoft 365 Copilot zijn technische, juridische en ethische risico’s in beeld. Voorbeelden zijn onjuiste of misleidende output, verkeerd datagebruik en het risico dat medewerkers te veel vertrouwen op automatisch gegenereerde informatie. Om deze risico’s te beperken worden medewerkers getraind in verantwoord gebruik van generatieve AI. Zij leren output kritisch te beoordelen, informatie zorgvuldig te hanteren en de geldende spelregels te volgen.

Tijdens de pilotfase is uitgebreid onderzocht welke toepassingen verantwoord inzetbaar zijn. Daarbij is gekeken naar datagebruik, privacy, beveiliging en mogelijke impact op besluitvorming. Risicovollere vormen van inzet worden vooraf getoetst door het team gegevensbescherming zodat helder is welke maatregelen nodig zijn en wat wel of niet toegestaan is.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening vormt de basis van het gemeentelijke beleid rondom de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI en algoritmen. Deze wet is bedoeld om ervoor te zorgen dat AI-systemen veilig zijn, transparant werken en de grondrechten van mensen respecteren. De verordening maakt onderscheid tussen verschillende risiconiveaus van AI-systemen. Hoe hoger het risico, hoe strenger de regels. Voor generatieve AI zoals Microsoft 365 Copilot gelden vooral verplichtingen rond transparantie en menselijk toezicht.

Naast de AI-verordening rust het gemeentelijke beleid op bestaande wetgeving voor informatiebeveiliging en privacy, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bovendien zijn er interne spelregels opgesteld voor het gebruik van Copilot. Deze wetten zorgen ervoor dat persoonsgegevens goed worden beschermd en dat medewerkers zorgvuldig omgaan met data en Copilot.

Links naar wettelijke basis

AI-Act: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai

Link naar verwerkingsregister

https://www.breda.nl/privacyverklaringen

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA): Data Protection Impact Assessment (DPIA): Link naar externe paginahttps://surf.nl/nieuws/privacyrisicos-microsoft-365-copilot-naar-oranje

Werking

Gegevens

Microsoft 365 Copilot gebruikt alleen gegevens waar een medewerker zelf toegang toe heeft via de Microsoft Graph. Dit kunnen bijvoorbeeld documenten, e-mails, agenda-items of chats zijn. Het werkt dus niet met alle gegevens binnen de organisatie, maar alleen tot de documentatie waar de medewerker rechten toe heeft.

Medewerkers wordt nadrukkelijk afgeraden om persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie te delen met generatieve AI. Informatie uit vakapplicaties mag niet gedeeld worden met Copilot. Dit helpt om risico’s te beperken en zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Persoonsgegevens kunnen indirect voorkomen in documenten of communicatie, maar worden niet structureel opgeslagen of gedeeld.

Copilot verwerkt ook de prompts (de gebruikersinvoer). Deze prompts en antwoorden worden tijdelijk opgeslagen om de functionaliteit te ondersteunen, maar niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Dit is een groot verschil met andere AI-tools, die jouw informatie wél gebruiken om hun modellen te trainen.

De gemeente zorgt ervoor dat medewerkers bewust omgaan met gegevens in Copilot. Het gebruik van Copilot valt onder het bestaande beleid voor informatiebeveiliging en privacy en is aangevuld met specifieke spelregels

De gegevens die Copilot gebruikt blijven binnen de gemeentelijke Microsoft omgeving.

Technische werking

Microsoft 365 Copilot combineert gebruikersinput met context uit Microsoft Graph, zoals documenten, e-mail en agenda-items, waarvoor de gebruiker al gemachtigd is. De Copilot-orchestrator verrijkt de opdracht, controleert toegangsrechten en stuurt deze door naar een groot taalmodel (LLM) binnen de Microsoft-cloud. Dit model genereert een conceptantwoord dat terugkeert naar de betreffende Microsoft 365-app. Alle verwerking vindt plaats binnen de beveiligde tenant en de output wordt niet gebruikt voor modeltraining.

Meer informatie is te vinden op de website van Microsoft, o.a. in deze bron:

https://learn.microsoft.com/nl-nl/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-overview

Leverancier

Microsoft