Microsoft 365 Copilot Chat
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In gebruik
Algemene informatie
Thema
Begindatum
Contactgegevens
Verantwoord gebruik
Doel en impact
De gemeente Apeldoorn gebruikt Copilot Chat als generatieve AI-chat assistent ter ondersteuning van medewerkers. Het doel hierbij is het vergroten van de persoonlijke effectiviteit bij het opstellen van concepten van teksten of afbeeldingen, samenvatten van teksten en het gebruik als digitale sparringpartner over verschillende onderwerpen.
Copilot Chat wordt uitsluitend gebruikt op basis van gebruikersinvoer en heeft geen rechtstreekse toegang tot interne gegevens of systemen binnen de Microsoft 365-omgeving van de gemeente. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen. De impact van het gebruik is beperkt tot individuele ondersteuning van medewerkers. Om het gebruik van Copilot Chat op een verantwoorde manier te borgen, heeft de gemeente Apeldoorn drie principes voor het gebruik van generatieve AI opgesteld welke te maken hebben met gevoelige informatie, domeinkennis en verantwoordelijkheid.
Afwegingen
De gemeente Apeldoorn heeft Copilot Chat als aanbevolen oplossing voor generatieve AI voor alle medewerkers gekozen omdat deze onderdeel is van het bestaande contract dat Apeldoorn heeft voor kantoorautomatisering. Door het gebruik van deze gecontracteerde oplossing toe te staan wordt de kans op zgn. schaduw-IT verkleind. Bij de afweging is nadrukkelijk gekeken naar de beperkte impact op processen en gegevens en de afwezigheid van geautomatiseerde besluitvorming.
Menselijke tussenkomst
Menselijke tussenkomst is een fundamenteel uitgangspunt bij het gebruik van AI binnen de gemeente Apeldoorn. Copilot fungeert uitsluitend als hulpmiddel en ondersteunt medewerkers bij hun kantoorwerkzaamheden. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud, interpretatie en toepassing van gegenereerde output ligt altijd bij de medewerker. Dit waarborgt dat Copilot geen beslissingen neemt en dat menselijke controle behouden blijft. Verder zijn gebruikers geïnformeerd dat bij publicaties altijd rekening wordt gehouden met de transparantievereisten.
Risicobeheer
De gemeente Apeldoorn hanteert een risico gestuurde benadering voor het gebruik van alle informatiesystemen inclusief AI-toepassingen. Voor Copilot Chat zijn risico’s zoals het delen van gevoelige informatie, het verkeerd interpreteren van gegenereerde output en het ontstaan van afhankelijkheid onderkend. Deze risico’s worden gemitigeerd door de duidelijke principes rondom het gebruik en de inzet op AI-geletterdheid door middel van trainingen en bewustwording onder medewerkers.
Wettelijke basis
De Europese AI-verordening vormt de basis van het gemeentelijke beleid rondom de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI en algoritmen. Deze wet is bedoeld om ervoor te zorgen dat AI-systemen veilig zijn, transparant werken en de grondrechten van mensen respecteren. De verordening maakt onderscheid tussen verschillende risiconiveaus van AI-systemen. Hoe hoger het risico, hoe strenger de regels. Voor generatieve AI zoals Microsoft 365 Copilot Chat gelden vooral verplichtingen rond transparantie en menselijk toezicht. De inrichting van Copilot is zodanig dat alle data binnen de veiligheidsgrenzen van de gemeente blijft.
Naast de AI-verordening rust het gemeentelijke beleid op bestaande wetgeving voor informatiebeveiliging en privacy, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wetten zorgen ervoor dat persoonsgegevens goed worden beschermd en dat medewerkers zorgvuldig omgaan met data.
Links naar wettelijke basis
Werking
Gegevens
Leverancier
Soortgelijke algoritmebeschrijvingen
- Medewerkers kunnen gebruikmaken van Microsoft 365 Copilot Chat (hierna Copilot Chat). Copilot Chat is een generatieve AI-tool aangeboden door Microsoft, waar medewerkers met een Microsoft-account van de gemeente vragen kunnen stellen, teksten en afbeeldingen kunnen genereren en vertalingen en samenvattingen kunnen maken.Laatst gewijzigd op 30 september 2025 om 12:24 | Publicatiestandaard 1.0
- Publicatiecategorie
- Impactvolle algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In gebruik
- Medewerkers kunnen gebruikmaken van Microsoft 365 Copilot Chat (hierna Copilot Chat). Copilot Chat is een generatieve AI-tool aangeboden door Microsoft, waar provinciemedewerkers met een Microsoft-account van de provincie vragen kunnen stellen, teksten en afbeeldingen kunnen genereren en vertalingen en samenvattingen kunnen maken.Laatst gewijzigd op 15 april 2025 om 9:56 | Publicatiestandaard 1.0
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- DPIA, IAMA
- Status
- In gebruik
- De gemeente Asten maakt gebruik van Copilot, een AI-chatassistent op basis van generatieve kunstmatige intelligentie, als onderdeel van de digitale gereedschapskist binnen de kantoorautomatisering. Copilot ondersteunt medewerkers bij dagelijkse taken. Het gebruik is creativiteit bevorderend, adviserend en ondersteunend van aard, waarbij menselijke besluitvorming leidend blijft.Laatst gewijzigd op 17 oktober 2025 om 7:55 | Publicatiestandaard 1.0
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In gebruik
- Medewerkers kunnen gebruik maken van Microsoft 365 CoPilot als AI-chatbot om teksten te genereren en uitgebreid antwoord op vragen te krijgen. Enkele uitgangspunten beschreven in onze richtlijnen zijn dat er geen interne of vertrouwelijke informatie gebruikt mag worden en dat de informatie goed op juistheid moet worden gecontroleerd.Laatst gewijzigd op 27 maart 2025 om 13:24 | Publicatiestandaard 1.0
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- DPIA, IAMA
- Status
- In gebruik
- Medewerkers mogen Microsoft 365 CoPilot gebruiken als een slimme chatbot. Ze kunnen hiermee teksten laten maken en uitgebreide antwoorden op vragen krijgen. In onze regels staat dat medewerkers geen geheime of vertrouwelijke informatie mogen gebruiken. Ook moet de medewerker altijd goed controleren of de informatie klopt.Laatst gewijzigd op 16 september 2025 om 10:32 | Publicatiestandaard 1.0
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In gebruik