Microsoft 365 Copilot Chat

Gemeente Almere

Medewerkers kunnen gebruikmaken van Microsoft 365 Copilot Chat (hierna Copilot Chat). Copilot Chat is een generatieve AI-tool aangeboden door Microsoft, waar medewerkers met een Microsoft-account van de gemeente vragen kunnen stellen, teksten en afbeeldingen kunnen genereren en vertalingen en samenvattingen kunnen maken.

Laatst gewijzigd op 30 september 2025 om 12:24 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2025-01

Einddatum

--

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

Gemeente Almere | Almere

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Medewerkers kunnen Copilot Chat inzetten voor uiteenlopende taken, zoals het stellen van vragen, het genereren van teksten en afbeeldingen, en het maken van vertalingen en samenvattingen. Deze tool ondersteunt hen bij het efficiënter uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast draagt het gebruik van Copilot Chat bij aan het vergroten van kennis en ervaring met generatieve AI-technologie. Het is echter van groot belang dat medewerkers zich bewust zijn van de risico’s die gepaard gaan met het gebruik van dergelijke AI-tools.

De gemeente erkent de meerwaarde van kunstmatige intelligentie (AI) en volgt de ontwikkelingen op dit gebied met aandacht. Er is een duidelijke ambitie om mee te bewegen met de technologische vooruitgang, mits dit gebeurt op een veilige en verantwoorde manier. Om medewerkers hierin te ondersteunen, heeft de gemeente spelregels opgesteld. Deze vormen een kader voor het verantwoord gebruik van Copilot Chat binnen de dagelijkse werkzaamheden.

Afwegingen

Gemeente Almere voert het beleid dat Microsoft 365 Copilot Chat de enige generatieve AI-tool is die medewerkers ter ondersteuning van hun werkzaamheden mogen gebruiken. De gemeente heeft hiervoor gekozen omdat de informatie die in Microsoft 365 Copilot Chat wordt ingevoerd in de eigen afgeschermde M365 omgeving blijft. Bij het gebrui van andere (gratis) generatieve AI-tools heeft de gemeente onvoldoende zicht op wat er met de ingevoerde informatie gebeurd en waar deze terecht komt.

Menselijke tussenkomst

Medewerkers moeten altijd de output van Microsoft 365 Copilot Chat controleren op fouten, voordat zij de uitkomsten verder gebruiken in hun werkzaamheden. Medewerkers moeten bij het gebruik van Microsoft 365 Copilot Chat altijd een actieve en kritische rol blijven spelen in het beoordelen van de gegenereerde output. Hoewel Copilot krachtige ondersteuning biedt bij het verwerken van informatie, het genereren van teksten en het uitvoeren van taken, blijft menselijke tussenkomst noodzakelijk om de kwaliteit, juistheid en relevantie van de resultaten te waarborgen. De spelregels bevatten daarom o.a. duidelijke regels over de verplichting voor menselijke tussenkomst. 

Risicobeheer

Het bestaande beleid op het gebied van AI & Algoritmen, Privacy en Informatieveiligheid vormt de basis voor het verantwoord omgaan met generatieve AI binnen de organisatie. Deze kaders bieden houvast voor het identificeren en beheersen van risico’s die samenhangen met het gebruik van AI-technologieën.

Om medewerkers concreet te ondersteunen in het dagelijks gebruik van generatieve AI, zijn aanvullende spelregels opgesteld. Deze spelregels geven helderheid over wat wel en niet is toegestaan, en helpen bij het maken van verantwoorde keuzes in lijn met de organisatiedoelstellingen en wettelijke verplichtingen.

Daarnaast wordt er structureel geïnvesteerd in:

• Interne bewustwording: Door middel van communicatieacties via het interne communicatienetwerk, en a.d.h.v. praktijkvoorbeelden, worden medewerkers actief betrokken bij het verantwoord gebruik van AI.
• Training en educatie: Er worden trainingen aangeboden gericht op het verantwoord gebruik, zodat medewerkers begrijpen hoe AI werkt, welke risico’s eraan verbonden zijn, en hoe zij deze technologie op een veilige en effectieve manier kunnen inzetten.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening vormt de basis van het gemeentelijke beleid rondom de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI & Algortimen.

Links naar wettelijke basis

AI Verordening: AI-Verordening: Link naar externe paginahttps://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689

Werking

Gegevens

Het bestaand beleid vanuit informatieveiligheid, privacy, informatiebeheer, inkoop en personeelsgedragscodes vormen het uitgangspunt voor de te gebruiken gegevens bij de input (prompts). Aanvullend zijn er richtlijnen voor verantwoord gebruik van generatieve AI opgesteld om duidelijkheid te geven naar medewerkers wat wel en niet mogelijk is.

Technische werking

Copilot Chat maakt gebruik van taalmodellen van OpenAI die als service worden gehost in een Microsoft Azure omgeving. De taalmodellen zijn getraind op enorme hoeveelheden tekstdata, wat hen in staat stelt mensachtige teksten te genereren en te begrijpen. Copilot kan deze taalmodellen aanroepen en met behulp van een internet-search vragen beantwoorden, teksten schrijven en relevante informatie verschaffen.

Leverancier

Microsoft

Link naar broncode

Niet beschikbaar