Copilot

Omgevingsdienst Haaglanden

Intern wordt gebruik gemaakt van Microsoft Copilot. Het is geïntegreerd in applicaties zoals Outlook, Word en Excel en wordt op aanvraag beschikbaar gemaakt aan medewerkers. Medewerkers gebruiken het voornamelijk voor het samenvatten of produceren van teksten.

Laatst gewijzigd op 3 november 2025 om 13:20 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2025-02

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://omgevingsdiensthaaglanden.nl/

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Omgevingsdienst Haaglanden maakt gebruik van Copilot Chat als generatieve AI-assistent ter ondersteuning van medewerkers bij uiteenlopende cognitieve werkzaamheden binnen de kantooromgeving. Het doel is om creativiteit, efficiëntie en digitale vaardigheden te versterken, onder meer door ondersteuning te bieden bij het genereren van ideeën, het structureren van informatie en het opstellen van teksten.

Copilot Chat functioneert uitsluitend op basis van de invoer van gebruikers en heeft geen toegang tot interne gegevens of systemen binnen de Microsoft 365-omgeving van Omgevingsdienst Haaglanden. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen en de toepassing wordt niet ingezet voor processen die directe gevolgen hebben voor inwoners, bedrijven of beleidsvorming.

De invloed van het gebruik blijft beperkt tot persoonlijke ondersteuning van medewerkers. Om het gebruik van Copilot Chat op een zorgvuldige en verantwoorde manier te waarborgen, heeft Omgevingsdienst Haaglanden een aantal uitgangspunten vastgesteld die richting geven aan het gebruik binnen de organisatie.

Afwegingen

Omgevingsdienst Haaglanden heeft gekozen voor de inzet van Copilot Chat als generatieve AI-toepassing vanwege de mogelijkheden om medewerkers te ondersteunen bij cognitieve werkzaamheden, zoals het ordenen van informatie, het verkennen van ideeën en het opstellen van teksten.

Bij deze keuze is bewust gekeken naar de beperkte impact op processen en gegevens, het ontbreken van geautomatiseerde besluitvorming en de waarborg dat het gebruik van Copilot Chat uitsluitend een adviserend en ondersteunend karakter heeft. Ook is nadrukkelijk gekozen voor de AI-assistent van Microsoft in plaats van oplossingen van bijvoorbeeld OpenAI of Google. Deze keuze sluit aan bij het feit dat Omgevingsdienst Haaglanden haar cloudomgeving, opslag en samenwerkingsdiensten reeds binnen het Microsoft 365-platform heeft ingericht.

Menselijke tussenkomst

Menselijke tussenkomst is een essentieel uitgangspunt bij het gebruik van Copilot Chat binnen Omgevingsdienst Haaglanden. Copilot fungeert uitsluitend als adviserend hulpmiddel en ondersteunt medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.

De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud, interpretatie en toepassing van de gegenereerde output blijft altijd bij de medewerker. Hiermee wordt geborgd dat Copilot zelf geen beslissingen neemt en dat de menselijke controle te allen tijde behouden blijft.

Daarnaast zijn medewerkers geïnformeerd dat bij (toekomstige) publicaties en externe communicatie altijd rekening wordt gehouden met de geldende transparantievereisten.

Risicobeheer

Omgevingsdienst Haaglanden hanteert een risicogestuurde aanpak bij het gebruik van AI-toepassingen. Voor Copilot Chat zijn risico’s onderkend, zoals het onbedoeld delen van vertrouwelijke informatie, het verkeerd interpreteren van gegenereerde output en het ontstaan van afhankelijkheid van de tool.

Deze risico’s worden beperkt door het hanteren van duidelijke richtlijnen, het vergroten van bewustwording onder medewerkers en het bieden van ondersteuning door de CISO en de privacy officer. Nieuwe gebruikers moeten eerst een korte training volgen waarin de gevaren van het gebruik van Copilot behandeld worden.

De vastgestelde uitgangspunten voor het gebruik van Copilot Chat vormen een belangrijk onderdeel van dit risicobeheer en dragen bij aan een verantwoorde en veilige toepassing binnen de organisatie.

Wettelijke basis

Bij het gebruik van Copilot Chat binnen Omgevingsdienst Haaglanden worden geen persoonsgegevens verwerkt en vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats. Het gebruik is daarmee in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), mits medewerkers de interne richtlijnen naleven.

Deze richtlijnen schrijven onder meer voor dat geen vertrouwelijke of gevoelige informatie wordt gedeeld met AI-toepassingen, zodat de privacy en informatiebeveiliging te allen tijde zijn gewaarborgd.

Werking

Gegevens

Copilot binnen Omgevingsdienst Haaglanden werkt op basis van de gegevens die beschikbaar zijn binnen de Microsoft 365-omgeving van de organisatie. Dit betekent dat Copilot toegang heeft tot informatiebronnen waarmee het is geïntegreerd, zoals e-mail, documenten en Teams-omgevingen, voor zover de gebruiker daar zelf toegang toe heeft.

De verwerking van gegevens vindt uitsluitend plaats ten behoeve van de ondersteuning van de medewerker bij diens werkzaamheden. Er worden geen gegevens buiten de Microsoft 365-omgeving van Omgevingsdienst Haaglanden gedeeld of opgeslagen.

Medewerkers blijven verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie en volgen daarbij de vastgestelde interne richtlijnen en uitgangspunten voor veilig en verantwoord gebruik van AI-toepassingen.

Technische werking

Copilot maakt gebruik van grote taalmodellen (Large Language Models, LLMs) van OpenAI, die als dienst worden aangeboden via Microsoft Azure. Deze modellen zijn getraind op omvangrijke hoeveelheden tekstdata en kunnen daardoor natuurlijke taal begrijpen en genereren. Binnen de Microsoft 365-omgeving kan Copilot deze modellen aanroepen om gebruikers te ondersteunen bij het beantwoorden van vragen, het schrijven van teksten en het structureren van informatie. De verwerking vindt plaats binnen de beveiligde cloudinfrastructuur van Microsoft, conform de geldende privacy- en beveiligingsstandaarden. Meer informatie over de architectuur en werking is te vinden via: Microsoft Copilot Architectuur en Azure OpenAI Service.

Leverancier

Microsoft