Microsoft 365 Copilot Chat

Provincie Groningen

Medewerkers kunnen gebruikmaken van Microsoft 365 Copilot Chat (hierna Copilot Chat). Copilot Chat is een generatieve AI-tool aangeboden door Microsoft, waar provinciemedewerkers met een Microsoft-account van de provincie vragen kunnen stellen, teksten en afbeeldingen kunnen genereren en vertalingen en samenvattingen kunnen maken.

Laatst gewijzigd op 15 april 2025 om 9:56 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA, IAMA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2025-04

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Provinciemedewerkers kunnen Copilot Chat gebruiken voor het stellen van vragen, het genereren van teksten en afbeeldingen en het maken van vertalingen en samenvattingen. Copilot Chat kan gebruikt worden om dagelijkse werkzaamheden efficiënter te laten verlopen. Daarnaast is het van belang dat provinciemedewerkers kennis en ervaring opdoen met deze nieuwe technologie. Wel is het essentieel dat provinciemedewerkers kennis hebben van de risico's van het gebruik van generatieve AI-tools. Richtlijnen hieromtrent zijn vastgesteld en worden voortdurend uitgedragen.

Afwegingen

De provincie Groningen heeft in haar risicoafwegingen rekening gehouden met de DPIA en FRAIA van SLM-Rijk. Daarnaast zijn er richtlijnen opgesteld die voortdurend worden uitgedragen om verantwoord gebruik mogelijk te maken. Tevens wordt momenteel bewust geen gebruik gemaakt van Microsoft 365 Copilot, zodat onbedoelde toegang tot bepaalde vertrouwelijke informatie uitgesloten is.

Menselijke tussenkomst

De richtlijnen gaan ervan uit dat alle gegenereerde content altijd door de gebruiker wordt gecontroleerd en, indien nodig, tevens door een collega wordt gecontroleerd (het vierogen-principe) voordat deze wordt gebruikt.

Risicobeheer

Het bestaand beleid vanuit informatieveiligheid, privacy, informatiebeheer, inkoop en personeelsgedragscodes vormen het uitgangspunt voor risicobeheer rondom generatieve AI. Aanvullend zijn er richtlijnen voor verantwoord gebruik van generatieve AI opgesteld om duidelijkheid te geven naar medewerkers wat wel en niet mogelijk is. Verder wordt er voortdurend gewerkt aan interne bewustwording, communicatie en training in het kader van AI-geletterdheid.

Wettelijke basis

AI-verordening ligt aan de basis van deze analyse en onze beleid en richtlijnen.

Links naar wettelijke basis

AI-Verordening: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689

Toelichting op impacttoetsen

De DPIA en FRAIA SLM-rijk zijn bestudeerd en de benoemde risico's zijn beoordeeld door CDO, CISO, PO en FG op relevantie en toepasselijkheid bij het gebruik van Copilot Chat.

Impacttoetsen

• Data Protection Impact Assessment (DPIA): https://slmmicrosoftrijk.nl/wp-content/uploads/2024/12/20241217-Memo-M365-Copilot-DPIA-en-FRAIA.pdf
• Impact Assessment Mensenrechten en Algoritmes (IAMA): https://slmmicrosoftrijk.nl/wp-content/uploads/2024/12/20241217-Memo-M365-Copilot-DPIA-en-FRAIA.pdf

Werking

Gegevens

Het bestaand beleid vanuit informatieveiligheid, privacy, informatiebeheer, inkoop en personeelsgedragscodes vormen het uitgangspunt voor de te gebruiken gegevens bij de input (prompts). Aanvullend zijn er richtlijnen voor verantwoord gebruik van generatieve AI opgesteld om duidelijkheid te geven naar medewerkers wat wel en niet mogelijk is.

Technische werking

Copilot Chat maakt gebruik van taalmodellen van OpenAI die als service worden gehost in een Microsoft Azure omgeving. De taalmodellen zijn getraind op enorme hoeveelheden tekstdata, wat hen in staat stelt mensachtige teksten te genereren en te begrijpen. Copilot kan deze taalmodellen aanroepen en met behulp van een internet-search vragen beantwoorden, teksten schrijven en relevante informatie verschaffen.

Leverancier

Microsoft

Link naar broncode

Niet beschikbaar