AiBezwaar (Belastingen)

Gemeente Aa en Hunze

AiBezwaar ondersteunt bij het verwerken van bezwaarschriften door de administratieve lasten te verlichten. Binnenkomende e-mails worden automatisch geanalyseerd waarbij de relevante gegevens worden geïdentificeerd, zoals de indiener, de hoofdbetrokkenen en de redenen van bezwaar. Vervolgens suggereert het algoritme een tekst ter beantwoording van het bezwaar.

Laatst gewijzigd op 6 juni 2025 om 12:21 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel is een efficiëntere afhandeling van bezwaren, vermindering van de administratieve druk en kortere verwerkingstijd.

AiBezwaar:

• Identificeert de aanvrager en hoofdbetrokkenen.
• Identificeert het WOZ-object van bezwaar.
• Identificeert of het bezwaarschrift een pro-forma bezwaar is.
• Identificeert de redenen van het bezwaar (ontgrieven).
• Identificeert of om hoorzitting wordt verzocht.
• Stelt een conceptreactie op gebaseerd op eerder gegeven antwoorden op bepaalde griefredenen.

Op basis hiervan wordt direct een zaak aangemaakt in de bezwarenmodule.

Wanneer niet alle benodigde gegevens automatisch herkend kunnen worden, wordt de e-mail gemarkeerd voor handmatige verwerking door een medewerker. Hierbij kan de medewerker snel en efficiënt de ontbrekende informatie aanvullen en het bezwaar correct registreren.

Afwegingen

Het gaat om een efficiëntere afhandeling, waarbij de inwoner sneller antwoord krijgt.

Menselijke tussenkomst

AiBezwaar is vooral gericht op het inboeken van bezwaren om zo de administratieve last te verlichten. De ambtenaar dient de gesuggereerde tekst altijd te beoordelen en zelf een bezwaarbrief op te maken. Hiervoor kan hij/zij de gesuggereerde teksten gebruiken, aanpassen, nieuwe suggesties genereren of zelf een nieuwe tekst opstellen. Wanneer een gesuggereerde tekst wordt aangepast of nieuw wordt gemaakt, wordt deze bij het volgende geanalyseerde bezwaar meegenomen in de suggestieopties. Er kan nooit een zaak worden afgerond zonder dat een medewerker zelf aangeeft of een bezwaar gegrond of ongegrond is. Dit is niet iets dat het algoritme automatisch invult in de applicatie. Zonder dit oordeel kan een bezwaar ook niet worden afgerond. 

Risicobeheer

De gegevens worden verwerkt op een server van Microsoft binnen de Europese Economisch Ruimte.

Microsoft benadrukt dat klantgegevens niet worden gebruikt voor training van het AI-model. De Azure OpenAI-service heeft mechanismen om misbruik te detecteren en te voorkomen, waaronder contentfilters en misbruikmonitoring. Als er bij ingevoerde gegevens potentieel misbruik wordt gedetecteerd, kunnen deze worden beoordeeld door een groot taalmodel of, zo nodig, door menselijke reviewers. Dit helpt bij het handhaven van de naleving van de gedragscode en andere toepasselijke productvoorwaarden.

Onder de EU Digital Services Act is Microsoft verplicht maatregelen te nemen tegen illegale inhoud, zoals haatzaaiende uitlatingen, terrorisme en misinformatie. Om hierop te controleren, bewaart Microsoft in een standaard situatie de prompts en gegenereerde antwoorden die gebruikers via de Azure OpenAI-service versturen maximaal 30 dagen. Als de gebruiker gevoelige of vertrouwelijke gegevens verwerkt en deze standaardbewaring wil aanpassen of uitschakelen, biedt Microsoft de mogelijkheid om een aanvraag in te dienen voor beperkte toegang. Klanten die aan bepaalde criteria voldoen, zoals PinkRoccade, kunnen hiermee de standaard misbruikmonitoring aanpassen of uitschakelen, wat PinkRoccade inderdaad heeft laten doen. Dit betekent dat een menselijke beoordeling niet wordt uitgevoerd. Omdat geautomatiseerde beoordeling nog wel plaatsvindt, dienen de prompts en gegenereerde antwoorden nog steeds tijdelijk opgeslagen te worden. Microsoft geeft aan dat deze controle in real time gebeurt. Data wordt na het uitvoeren van deze scan verwijderd.

PinkRoccade heeft een ISAE 3402 type2-certificering. Ze controleren regelmatig of Microsoft zich aan de regels houdt.

Microsoft heeft ISO 27001-, SOC2- en SOC3-certificering. Microsoft heeft naar aanleiding van de AVG een Data Protection Addendum opgesteld, waarin ze beschrijven hoe ze met klantgegevens omgaan. Dit biedt gebruikers zoals PinkRoccade houvast bij het controleren of de data veilig is.

Microsoft laat zich ook meerdere malen per jaar controleren door onafhankelijke auditors, op het naleven van deze regels. Deze audits zijn niet vrijblijvend; als Microsoft zich niet aan de afspraken houdt, kan dat gevolgen hebben. Daarnaast werkt Microsoft samen met toezichthouders en heeft het een sterke focus op transparantie. Via het Microsoft Trust Center is te zien aan welke compliance-eisen ze voldoen.

Wettelijke basis

Het gaat om de taak van de gemeente om belasting te innen. Zie de Wet WOZ, Gemeentewet, Wet belastingen op milieugrondslag

Werking

Gegevens

Aanslagnummer, BSN, NAW, WOZ-nummer, aanvrager, gemachtigde, grieven, redenen van bezwaar

Technische werking

AiBezwaar is een optionele module in de applicatie iBezwaar. AiBezwaar bestaat uit een eigen algoritme van PinkRoccade dat interactie heeft met het groot taalmodel GPT 4o van OpenAI. De verbinding met GPT 4o loopt via de Azure OpenAI-service van Microsoft.

Het eigen algoritme levert een prompt aan GPT 4o. De prompt bestaat uit een kopie van het bezwaar; het verzoek om de nodige gegevens te identificeren, zoals WOZ-nummer; en een set aan mogelijke grieven en bezwaarredenen. GPT 4o zoekt vervolgens een match: welke grieven en bezwaarredenen staan er in het bezwaar en komen deze overeen met opties uit de set. Als die match gemaakt is, vindt opnieuw een interactie plaatst met het eigen algoritme. Hierbij wordt voor elk van de achterhaalde bezwaren uit een database met historische antwoorden het best passende antwoord gevonden en als suggestie getoond in AiBezwaar.

Wanneer in het bezwaar bepaalde gegevens niet kunnen worden gevonden, worden de andere gegevens gebruikt om in de belastingapplicatie automatisch de ontbrekende gegevens te vinden. Bijvoorbeeld via het aanslagnummer + NAW achterhalen wat het WOZ-objectnummer is.

Het algoritme heeft een lerend vermogen. Wanneer een door het algortime gesuggereerde tekst door de medewerker wordt aangepast of de medewerker schrijft zelf een tekst, dan wordt deze bij het volgende geanalyseerde bezwaar meegenomen in de tekst-opties die het algoritme suggereert.

Leverancier

PinkRoccade