Copilot agents (AI-assistenten)
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In gebruik
Thema
Begindatum
Contactgegevens
Doel en impact
De agents maken afgebakende, bestaande kennis toegankelijk door algemene vragen van medewerkers te beantwoorden en informatie samen te vatten. Zij zijn niet bedoeld voor beoordeling van herleidbare casussen of persoonlijke omstandigheden. Beoogde effecten zijn betere vindbaarheid, consistentere informatievoorziening en tijdsbesparing. De doelgroep wordt per agent bepaald: de gehele interne organisatie of een geautoriseerde groep. Onjuiste, onvolledige of verouderde antwoorden kunnen tot verkeerde informatie of onzorgvuldige dienstverlening leiden. De afbakening omvat geen profilering, beoordeling van personen, automatische toekenning of afwijzing van voorzieningen of zelfstandige besluitvorming. Gebruik van Copilot Agents voor hoog risicotoepassingen is uitdrukkelijk niet toegestaan op grond van het gemeentelijke AI-beleid.
Afwegingen
Gemeente Venlo kiest voor een afgebakende inzet van declaratieve Copilot-agents niveau 1: algemene vragen beantwoorden op basis van geselecteerde kennisbronnen en instructies, met duidelijke afspraken over eigenaarschap, toegang, controle en beheer. Daarmee is de inzet gericht op verantwoord gebruik binnen een overzichtelijke scope. Dat nog niet alle maatregelen uit de landelijke DPIA zijn geïmplementeerd, is meegewogen in deze begrenzing; uitbreiding vraagt aanvullende maatregelen en beoordeling.
Om wildgroei aan Agents te voorkomen kunnen zij enkel door aangewezen beheerders worden gebouwd en moeten zij vooraf een beoordeling in de vorm van een intake hebben ondergaan. De intake bevat per agent een afweging van alternatieven, waaronder oplossingen zonder AI, en de noodzaak van een businesscase. Bruikbaarheid en kosten worden afgewogen tegen privacy, beveiliging, leveranciersafhankelijkheid, betrouwbaarheid van antwoorden en behoud van deskundigheid. Businesscase en budgetinrichting worden waar nodig per agent uitgewerkt.
Menselijke tussenkomst
Menselijke verantwoordelijkheid is een vast onderdeel van de werkwijze. De medewerker stelt een vraag en controleert het antwoord aan de hand van de oorspronkelijke bronnen. De agent ondersteunt de vakinhoudelijke beoordeling; de medewerker blijft verantwoordelijk voor het gebruik van de uitkomst. De agenteigenaar en broneigenaren zorgen voor geschikte en actuele kennisbronnen. I-advies verzorgt de intake, de CAICO beoordeelt of de toepassing binnen het kader past en Functioneel Beheer realiseert en test de agent via het wijzigingenproces. Gemeente Venlo ondersteunt verantwoord gebruik met een verplichte e-learning en een klassikale cursus/workshop AI-geletterdheid. De intake vraagt naar de scholing van eigenaar, gebruikers, bronbeheerders en testers; afronding wordt daarbij gecontroleerd. Bij twijfel kan de medewerker de oorspronkelijke documenten of een inhoudelijk deskundige raadplegen en zonder agent verder werken.
Risicobeheer
Er is een beleidsnotitie die een kader biedt voor verantwoorde inzet van declaratieve Copilot-agents niveau 1. Centraal staan vooraf geselecteerde, definitieve kennisbronnen zonder persoonsgegevens, een afgebakende doelgroep, passende toegangsrechten en duidelijk eigenaarschap. Ingebruikname van een Copilot Agent wordt voorafgegaan door een intake die door de CAICO wordt gereviewed. Broncontrole, testen vóór ingebruikname, menselijke toetsing, scholing en monitoring ondersteunen de kwaliteit van de antwoorden en het zorgvuldig omgaan met informatie. Daarmee worden risico’s zoals onjuiste of verouderde antwoorden, vooringenomenheid, onbevoegde verstrekking, onbedoelde persoonsgegevens en te groot vertrouwen in AI gericht beheerst. Deze werkwijze beperkt risico’s, maar sluit fouten niet volledig uit. De gemeentelijke spelregels voor generatieve AI blijven gelden; toegang tot teamspecifieke bronnen geeft geen algemene toestemming om vertrouwelijke informatie in prompts te delen. Ook de zeven gemeentelijke vereisten voor betrouwbare AI blijven uitgangspunt: menselijk toezicht, technische robuustheid, privacy en data governance, transparantie, fairness, maatschappelijke en/of milieubijdrage en verantwoording. Persoonsgegevens in agentoutput worden via de interne datalekprocedure gemeld, waarna het datalekteam de CAICO betrekt. Waar nodig wordt overgegaan tot broncorrectie, hertesten, herbeoordeling of (tijdelijk) uitschakelen van de Agent. De toepassing van monitoring en deze herstelmogelijkheden wordt per agent geborgd.
Wettelijke basis
De agents ondersteunen de bedrijfsvoering en vormen geen zelfstandige wettelijke bevoegdheid of grondslag voor besluiten.
Toelichting op impacttoetsen
Gegevens
Elke Copilot Agent heeft toegang tot een eigen kennisbron. Deze kennisbron bevat alleen informatie die specifiek is voor die Agent. De agent gebruikt goedgekeurde kennisbronnen binnen de Microsoft 365-werkomgeving van Gemeente Venlo en soms ook betrouwbare internetbronnen. De informatie in deze bronnen is definitief en bevat geen persoonsgegevens. Gegevens die specifiek zijn voor een team zijn alleen voor de juiste mensen toegankelijk. De eigenaar van de bron en de agent controleren of de informatie geschikt en actueel is en stemmen het gebruik van bronnen van andere teams op elkaar af. De concrete documenten, SharePoint-locaties en gevalideerde externe bronnen worden per agent vastgelegd bij de intake en in de beheerregistratie. In deze overkoepelende beschrijving is geen vaste bronnenset voor alle agents vastgesteld. De aangeleverde beleids- en adviesstukken onderbouwen de inrichting en beoordeling, maar zijn daarmee niet automatisch kennisbronnen van iedere agent. Per agent moeten de gebruikte bronnen, hun eigenaren, toegangsrechten en actualiteitsbeheer traceerbaar zijn. De volledige trainingsdataset van het onderliggende taalmodel is niet beschikbaar in de aangeleverde stukken.