Inzicht verloop reisdocumenten

Gemeente Rotterdam

Om ervoor te zorgen dat Rotterdammers niet te lang hoeven te wachten aan de balie op hun reisdocumenten, is het nodig om te voorspellen hoe druk het wordt. Dit algoritme voorspelt de aantallen aan te vragen reisdocumenten voor Rotterdammers, hierop basseert de planner hoeveel medewerkers ingezet worden.

Laatst gewijzigd op 2 december 2025 om 14:40 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Migratie en integratie

Begindatum

11-2024

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.rotterdam.nl/paspoort-voor-volwassenen-aanvragen

Link naar bronregistratie

https://algoritmeregister.rotterdam.nl/p/Onzealgoritmes/53761720552055524

Verantwoord gebruik

Doel en impact

DOEL: Het tijdige verstrekken van reisdocumenten aan Rotterdammers, zodat zij kunnen voldoen aan hun identificatieplicht.

IMPACT: De impact van het algoritme op inwoners en bedrijven is laag. Het is een aanvulling op het huidige planproces. Het algoritme is bedoeld om het aantal mensen aan de balie te voorspellen om de wachttijden van de Rotterdammer zo klein mogelijk te houden en onze capaciteit zo goed mogelijk in te zetten. Daarvoor gebruiken we minimale persoonsgegevens en nemen we passende maatregelen om de risico’s te beperken.

Afwegingen

Het verwerken van de persoonsgegevens voor het voorspellen van de vraag naar reisdocumenten is een inbreuk op de privacy, waarvan de gevolgen en het restrisico laag is. Het doel is tijdig verstrekken van reisdocumenten aan Rotterdammers, zodat zij kunnen voldoen aan hun identificatieplicht. Zetten we dit af tegen de lage impact en restrisico’s dan is het gebruik van de gegevens voor dit doel proportioneel.

Menselijke tussenkomst

Er is altijd menselijk toezicht door het team Regie & Planning en het Management Team. Ook interpreteert de planner de resultaten van de toepassing.

Risicobeheer

Veld niet ingevuld.

Wettelijke basis

De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang.

Links naar wettelijke basis

• Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001: https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0012811&z=2025-01-01&g=2025-01-01
• Paspoortwet: https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0005212&z=2024-01-01&g=2024-01-01
• Staatscourant 2023, 25112: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2023-25112.html

Toelichting op impacttoetsen

Voor de uitvoering van de DPIA zijn er werksessies belegd. De uitkomsten van de werksessies bevestigden dat de risico’s beperkt zijn.

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Werking

Gegevens

De volgende gegevens worden gebruikt:

- geboorte data

- vervaldatum reisdocument en datum inhouding,

- aantal vermissingen van reisdocumenten per dag

- aantal Rotterdammers die Nederlander worden per dag

Technische werking

Om ervoor te zorgen dat Rotterdammers niet te lang hoeven te wachten aan de balie op hun reisdocumenten, is het nodig om te voorspellen hoe druk het wordt. Dat doen we door middel van dit algoritme. Het algoritme kijkt naar het aantal te verlopen reisdocumenten, het gemiddeld aantal verloren reisdocumenten, maar ook naar hoe vroeg een persoon een nieuw reisdocument aanvraagt. Ook worden geboortes, overlijden, naturalisatie en andere factoren in de gaten gehouden. Aan de hand van al die gegevens wordt een voorspelling gemaakt van het aantal Rotterdammers wat op een dag langskomt voor de aanvraag. De verwachting is dat dit betere voorspellingen oplevert dan het standaardmodel (NVVB), wat uiteindelijk zorgt voor een kortere wachttijd voor de Rotterdammer.

Leverancier

Onderzoek Business Intelligence - Gemeente Rotterdam