Octobox Anonimiseren

Gemeente Zaanstad

Herkennen en anonimiseren van privacygevoelige informatie in documenten op basis van AVG en Woo.

Laatst gewijzigd op 3 juni 2025 om 12:43 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2025-06

Contactgegevens

https://www.zaanstad.nl/contact/

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van Octobox Anonimiseren is om gemeente Zaanstad te ondersteunen bij het veilig en efficiënt lakken van privacygevoelige informatie in documenten. Octobox doet suggesties voor het lakken van te beschermen informatie. Medewerkers kunnen de voorstellen overnemen of afwijzen. Van automatische beslissingen is geen sprake, waardoor de impact laag is.  

Afwegingen

De Woo kent (relatieve en absolute) wettelijke uitzonderingsgronden die bepalen wanneer informatie achterwege blijft. Ook de AVG voorziet hierin, ter bescherming van persoonsgegevens. Het toepassen van deze uitzonderingsgronden door de gemeente is een bestaand proces. Octobox anonimiseren automatiseert dit proces, door het herkennen van te beschermen informatie. De inzet van Octobox is gerechtvaardigd omdat (opgeleide) medewerkers altijd de suggestie van Octobox moeten goedkeuren, wijzigen of afkeuren. 

Menselijke tussenkomst

De software van Octobox werkt op basis van een door de gemeente ingesteld inrichtingsdocument. De gemeente kan middels dit inrichtingsdocument bepalen welke categorieën van informatie de software in concept lakt. Denk hierbij aan namen van mensen, BSN-nummers, of handtekeningen. De lakkende medewerker houdt de controle door een voorstel goed te keuren, te wijzigen of af te keuren. 

Risicobeheer

Het grootste risico is dat informatie onjuist gelakt of per ongeluk toch openbaar wordt gemaakt, wat kan leiden tot schending van privacywetgeving (zoals de AVG), reputatieschade voor de gemeente, of schade voor betrokken personen (zoals identiteitsdiefstal of misbruik van gegevens). Deze risico's worden gemitigeerd door verplichte menselijke controle: Octobox doet alleen suggesties en medewerkers maken de uiteindelijke beslissing. Daarnaast worden medewerkers opgeleid in het gebruik van Octobox en zijn er aanvullende richtlijnen beschikbaar.

Wettelijke basis

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), Bekendmakingswet, Wet open Overheid (WOO), Wet Elektronische Publicaties (WEP). 

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA): In uitvoering

Werking

Gegevens

Het algoritme verwerkt complete documenten die worden beoordeeld op openbaarmaking, zoals Woo-verzoeken, beleidsdocumenten, rapporten of e-mails. Deze documenten kunnen alle soorten informatie bevatten, waaronder persoonsgegevens zoals namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, geboortedata, BSN-nummers, financiële gegevens of handtekeningen. Octobox scant het volledige document om mogelijke te beschermen informatie te detecteren. Het algoritme is dus niet beperkt tot specifieke gegevenscategorieën, maar werkt op de totale inhoud van het document.

Technische werking

Octobox Anonimiseren werkt op basis van 1) algoritmen om in de context van gegevens te zoeken 2) waardenlijsten waarmee termen automatisch herkend kunnen worden en 3) Natural Language Processing (NLP). NLP kan teksten classificeren door te herkennen wat het onderwerp van de zin is of wat bijvoorbeeld een werkwoord of naam is.

Leverancier

Octobox Nederland B.V.