Octobox Anonimiseren

Gemeente Raalte

Ondersteunen bij het herkennen en afschermen van informatie in documenten die mogelijk niet openbaar gemaakt mag worden, bijvoorbeeld bij verzoeken op grond van de Wet open overheid of andere openbaarmakingsprocessen.

Laatst gewijzigd op 1 september 2026 om 13:36 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.raalte.nl/neem-contact-met-ons-op

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van Octobox Anonimiseren is om de gemeente Raalte te ondersteunen bij het veilig en efficiënt herkennen en lakken van privacygevoelige of vertrouwelijke informatie in documenten. Octobox doet voorstellen voor informatie die mogelijk beschermd moet worden. Medewerkers van de gemeente Raalte beoordelen deze voorstellen en kunnen ze overnemen, aanpassen of afwijzen. Er worden geen automatische besluiten genomen en de software bepaalt niet zelfstandig, welke informatie definitief wordt gelakt. De toepassing ondersteunt medewerkers bij hun beoordeling. Zij heeft daardoor geen zelfstandige beslissende werking richting inwoners, ondernemers of andere betrokkenen.

Afwegingen

De Wet open overheid kent wettelijke uitzonderingsgronden die bepalen wanneer informatie niet openbaar wordt gemaakt. Ook de Algemene verordening gegevensbescherming speelt een rol bij de bescherming van persoonsgegevens. Het beoordelen en lakken van informatie is daarom een bestaand gemeentelijk proces. Octobox Anonimiseren ondersteunt dit proces door informatie te signaleren die mogelijk beschermd moet worden. De inzet van Octobox is passend binnen dit proces, omdat medewerkers van de gemeente Raalte de voorstellen altijd beoordelen en waar nodig goedkeuren, aanpassen of afwijzen.

Menselijke tussenkomst

Octobox Anonimiseren werkt op basis van instellingen die gemeente Raalte vooraf vastlegt in een inrichtingsdocument. De software lakt informatie niet zelfstandig definitief. De medewerker houdt de controle door ieder voorstel te beoordelen en vervolgens goed te keuren, aan te passen of af te wijzen. Daarin kan de gemeente bepalen, welke categorieën informatie de software als mogelijk te beoordelen informatie herkent, zoals persoonsgegevens, contactgegevens of handtekeningen.

Risicobeheer

De inzet vindt plaats binnen bestaande wettelijke kaders en werkprocessen voor privacy, informatiebeveiliging, archivering en openbaarmaking.

Het belangrijkste risico is dat informatie ten onrechte wordt gelakt of juist niet wordt gelakt, terwijl dit wel nodig is. Dit kan gevolgen hebben voor de zorgvuldigheid van openbaar gemaakte documenten en de bescherming van persoonsgegevens. De gemeente Raalte beperkt deze risico’s door verplichte menselijke controle toe te passen: Octobox doet alleen voorstellen en medewerkers nemen de uiteindelijke beslissing. Daarnaast zijn en worden medewerkers opgeleid in het gebruik van Octobox en zijn er aanvullende richtlijnen beschikbaar voor het beoordelen en lakken van documenten.

Wettelijke basis

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), Bekendmakingswet, Wet open Overheid (WOO), Wet Elektronische Publicaties (WEP).

Toelichting op impacttoetsen

Voor deze ondersteunende toepassing zijn in deze beschrijving geen afzonderlijke impacttoetsen opgenomen. De inzet van Octobox Anonimiseren sluit aan op bestaande beoordelingen rond privacy, informatiebeveiliging en openbaarmaking van documenten. Waar nodig worden deze processen gebruikt om risico’s rond het verwerken en lakken van persoonsgegevens te beoordelen.

Werking

Gegevens

Het algoritme verwerkt documenten die de gemeente Raalte beoordeelt in het kader van openbaarmaking of interne behandeling, zoals verzoeken op grond van de Wet open overheid, beleidsdocumenten, rapporten, correspondentie of e-mails. Deze documenten kunnen verschillende soorten informatie bevatten, waaronder persoonsgegevens, contactgegevens, documentgegevens of andere informatie die mogelijk moet worden afgeschermd.

Technische werking

Octobox Anonimiseren ondersteunt medewerkers bij het herkennen van informatie die mogelijk gelakt moet worden. De software gebruikt daarvoor een combinatie van herkenningsregels, waardenlijsten en taal- en patroonherkenning. Daarmee kan de software bijvoorbeeld patronen, woorden, namen, nummers, handtekeningen en andere mogelijk te beoordelen informatie signaleren. Herkende onderdelen krijgen labels en worden door Octobox verder beoordeeld op basis van ingestelde categorieën en betrouwbaarheidsgrenzen. Alleen wanneer een herkenning binnen deze instellingen valt, wordt deze als voorstel aan de gebruiker getoond. De medewerker beoordeelt daarna zelf of het voorstel wordt overgenomen, aangepast of afgewezen.

Leverancier

Octobox Nederland B.V.