Microsoft 365 Copilot

Omgevingsdienst Midden-Holland

Ondersteunt medewerkers bij het opstellen van teksten, analyseren van informatie en uitvoeren van taken binnen Microsoft 365.

Laatst gewijzigd op 3 augustus 2026 om 12:28 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Veld niet ingevuld.

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

De Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) gebruikt Microsoft 365 Copilot onder andere om ingewikkelde teksten te versimpelen, zoals standaardbrieven, beleidsstukken en teksten op de website.

Copilot functioneert uitsluitend op basis van de invoer van gebruikers en heeft geen toegang tot interne gegevens of systemen binnen de Microsoft 365-omgeving van ODMH. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen en de toepassing wordt niet ingezet voor processen die directe gevolgen hebben voor inwoners, bedrijven of beleidsvorming.

Afwegingen

Omgevingsdienst Midden-Holland kiest voor de inzet van Microsoft 365 Copilot als generatieve AI‑toepassing omdat deze aansluit bij de bestaande Microsoft 365‑omgeving binnen de organisatie. Hierdoor kan de dienst gebruikmaken van de al ingerichte technische en beveiligingsstructuur. Bovendien blijven de gesprekken die medewerkers voeren met Copilot binnen de eigen tenant, en wordt de data niet gebruikt voor training van het onderliggende AI‑model.

Copilot wordt ingezet vanwege de waarde die de toepassing biedt bij cognitieve werkzaamheden. Het ondersteunt medewerkers bij het ordenen en analyseren van informatie, het ophalen van relevante kennis, het verkennen van ideeën en het opstellen of redigeren van teksten. Hierdoor kunnen inhoudelijke taken efficiënter en consistenter worden uitgevoerd.

Menselijke tussenkomst

Microsoft 365 Copilot fungeert uitsluitend als adviserend hulpmiddel en ondersteunt medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. De medewerker blijft altijd eindverantwoordelijk voor de inhoud, interpretatie en toepassing van de door Copilot gegenereerde output. Hiermee is geborgd dat Copilot geen zelfstandige beslissingen neemt en dat menselijke controle in alle gevallen behouden blijft.

Risicobeheer

Omdat Microsoft 365 Copilot geïntegreerd is binnen het bestaande Microsoft 365‑platform, opereert het systeem binnen de beveiligde tenant van de ODMH. Dit betekent dat gesprekken en gegenereerde output niet worden gebruikt om het onderliggende taalmodel te trainen en de data binnen de eigen Microsoft‑omgeving blijft. Ondanks deze voordelen blijft verantwoord gebruik belangrijk, omdat Copilot teksten genereert op basis van patroonherkenning en niet op basis van inhoudelijke kennis of juridische kaders.

Verantwoord gebruik van Copilot vraagt daarom om een integrale benadering waarbij technische, organisatorische, juridische en ethische aspecten betrokken worden. Door de hieronder beschreven maatregelen te treffen, kan de ODMH de risico’s effectief beheersen en Copilot op een veilige, waardevolle en betrouwbare manier inzetten ter ondersteuning van medewerkers.

Samenvatting belangrijkste risico’s en maatregelen (uit ons openbare beleidsdocument "Beleid gebruik AI binnen de ODMH"):

- De ODMH instrueert medewerkers geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in Copilot of andere open AI‑toepassingen in te voeren.

- Om bias tegen te gaan en transparantie te bewaken wordt het AI-beleid periodiek geëvalueerd. Ook is de medewerker altijd eindverantwoordelijk en moet een beslissing uitlegbaar zijn.

- Medewerkers worden regelmatig bijgeschoold in hun vakgebied. De ODMH stimuleert dat AI wordt gebruikt als hulpmiddel en zorgt ervoor dat medewerkers niet volledig afhankelijk worden van AI. Medewerkers worden in staat gesteld op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen in hun vakgebied door afstemmingsoverleg en kennisuitwisseling intern en extern en het volgen van nieuwsbrieven en vakbladen.

Wettelijke basis

Het gebruik van Microsoft 365 Copilot binnen Omgevingsdienst Midden-Holland vindt plaats binnen de kaders van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Copilot wordt uitsluitend gebruikt als ondersteunend hulpmiddel en verwerkt in deze toepassing geen persoonsgegevens, omdat medewerkers volgens de interne richtlijnen geen vertrouwelijke of privacygevoelige informatie invoeren. Daardoor is er ook geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de AVG (artikel 22).

Doordat Copilot alleen werkt met informatie die medewerkers vrijwillig en binnen de gestelde kaders invoeren, en doordat persoonsgegevens niet worden gedeeld met of opgeslagen buiten de Microsoft‑tenant, blijft het gebruik in overeenstemming met deze wettelijke vereisten.

Werking

Gegevens

Microsoft 365 Copilot binnen Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) werkt uitsluitend met de gegevens die beschikbaar zijn binnen de Microsoft 365‑omgeving van de organisatie.

De verwerking van gegevens vindt uitsluitend plaats ten behoeve van de ondersteuning van medewerkers bij hun werkzaamheden. Gegevens worden niet buiten de Microsoft 365‑tenant van ODMH opgeslagen of gedeeld, en worden niet gebruikt voor het trainen van de onderliggende AI‑modellen.

Medewerkers blijven verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Daarbij volgen zij de interne richtlijnen voor veilig en verantwoord gebruik van AI‑toepassingen, waaronder het uitgangspunt dat gevoelige informatie alleen wordt ingevoerd wanneer dit binnen de afgesproken kaders is toegestaan.

Technische werking

Microsoft 365 Copilot maakt gebruik van grote taalmodellen (Large Language Models, LLMs) van OpenAI, die als dienst worden aangeboden via Microsoft Azure. Deze modellen zijn getraind op omvangrijke hoeveelheden tekstdata en kunnen daardoor natuurlijke taal begrijpen en genereren. Binnen de Microsoft 365-omgeving kan Copilot deze modellen aanroepen om gebruikers te ondersteunen bij het beantwoorden van vragen, het schrijven van teksten en het structureren van informatie. De verwerking vindt plaats binnen de beveiligde cloudinfrastructuur van Microsoft, conform de geldende privacy- en beveiligingsstandaarden. Meer informatie over de architectuur en werking is te vinden via: Microsoft Copilot Architectuur en Azure OpenAI Service.

Leverancier

Microsoft