Microsoft CoPilot

Gemeente Bergen (L)

Een intern chatbot die door Microsoft ter beschikking wordt gesteld.

Laatst gewijzigd op 11 november 2025 om 12:45 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Hoog-risico AI-systeem
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

04-2025

Contactgegevens

https://www.bergen.nl

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van Microsoft 365 CoPilot is om medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse werk. Microsoft 365 CoPilot helpt bijvoorbeeld bij het schrijven van teksten, het maken van samenvattingen, het opstellen van e-mails of het voorbereiden van vergaderingen. Dit gebeurt met behulp van kunstmatige intelligentie (AI).

De impact is dat medewerkers sneller en makkelijker hun werk kunnen doen. Ze hoeven minder tijd te besteden aan standaardtaken en kunnen zich beter richten op inhoud en samenwerking. Burgers en bedrijven merken dit indirect, bijvoorbeeld doordat brieven duidelijker zijn, antwoorden sneller komen of vergaderingen beter zijn voorbereid.

Afwegingen

De gemeente kiest ervoor om Microsoft 365 CoPilot in te zetten om medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Microsoft 365 CoPilot helpt bijvoorbeeld bij het schrijven van teksten, het maken van samenvattingen en het voorbereiden van vergaderingen. Dit levert tijdswinst op. En zorgt voor betere kwaliteit van documenten en geeft medewerkers meer ruimte om zich te richten op inhoud. Ook draagt het bij aan werkplezier en digitale vaardigheden.

Tegelijkertijd zijn er risico’s. De antwoorden van Microsoft 365 CoPilot kunnen fouten bevatten. En worden daarom altijd gecontroleerd. Er is ook aandacht nodig voor privacy en het veilig omgaan met gegevens. De afhankelijkheid van technologie vraagt om duidelijke afspraken en bewust gebruik.

De gemeente prefereert Microsoft 365 CoPilot en zit in op bewustwording rondom generatieve AI. Microsoft 365 CoPilot is geïntegreerd in veel gebruikte programma’s en wordt aanbevolen binnen de organisatie.

Bij deze keuze zijn waar nodig ethische afwegingen gemaakt. Denk aan begrijpelijkheid, menselijke controle, gelijke behandeling en transparantie.

Medewerkers worden getraind in het verantwoord gebruik van kunstmatige intelligentie en specifiek generatieve AI. Er zijn spelregels opgesteld voor de omgang met deze technologie. Daarnaast werkt de gemeente aan strategisch en tactisch beleid voor de omgang met AI. Een DPIA en mensenrechtentoets worden uitgevoerd wanneer nodig.

De inrichting van CoPilot is zodanig dat alle data binnen de gemeente blijft. We maken geen gebruik van CoPilot plus (de betaalde versie van MS).

Menselijke tussenkomst

Microsoft 365 CoPilot ondersteunt medewerkers bij hun werk, maar de uitkomsten worden altijd door mensen gebruikt en beoordeeld. Bijvoorbeeld: als Microsoft 365 CoPilot een tekstvoorstel doet, controleert de medewerker of de inhoud klopt en past bij de situatie. Ook bij samenvattingen of e-mails blijft de medewerker verantwoordelijk voor de uiteindelijke versie.

De inzet van Microsoft 365 CoPilot vraagt dus om actieve menselijke tussenkomst. Medewerkers gebruiken de uitkomsten als hulpmiddel, maar nemen zelf de beslissingen. Ze kunnen de suggesties aanpassen, aanvullen of helemaal negeren. Dit zorgt ervoor dat de kwaliteit en betrouwbaarheid van het werk gewaarborgd blijven.

Er is geen sprake van automatische besluitvorming. Microsoft 365 CoPilot ondersteunt, maar vervangt de mens niet. Medewerkers worden getraind in het verantwoord gebruik van generatieve AI, zodat ze weten hoe ze de uitkomsten goed kunnen beoordelen en bijstellen. De inrichting van CoPilot is zodanig dat alle data binnen de gemeente blijft. We maken geen gebruik van CoPilot plus (de betaalde versie van MS).

Risicobeheer

Bij het gebruik van Microsoft 365 CoPilot zijn verschillende risico’s in beeld. Denk aan technische risico’s, zoals fouten in gegenereerde teksten, en juridische risico’s rond privacy en datagebruik. Ook zijn er ethische risico’s, zoals het risico op ongelijke behandeling, onduidelijke besluitvorming of verlies van menselijke controle.

Om deze risico’s te beperken, worden medewerkers getraind in het verantwoord gebruik van AI, waaronder generatieve AI zoals Microsoft 365 CoPilot. Ze leren hoe ze de uitkomsten kunnen controleren, bijstellen en zorgvuldig omgaan met informatie. Er zijn spelregels opgesteld voor de omgang met generatieve AI, zodat duidelijk is wat wel en niet mag. Dit is ook geborgd binnen de interne gedragsregeling. De inrichting van CoPilot is zodanig dat alle data binnen de gemeente blijft. We maken geen gebruik van CoPilot plus (de betaalde versie van MS).

De gemeente werkt aan een strategisch beleidskader voor de omgang met AI. Hierin is ook aandacht voor periodieke evaluatie en monitoring van het gebruik van Microsoft 365 CoPilot in pilots. Zo kunnen risico’s tijdig worden gesignaleerd en aangepakt. Dit kader sluit aan bij de normen rondom informatiebeveiliging en privacy, dat als leidend wordt beschouwd bij de inzet van nieuwe technologieën.

Wettelijke basis

De Europese AI-verordening vormt de basis van het gemeentelijke beleid rondom de verantwoorde ontwikkeling en inzet van AI en algoritmen. Deze wet is bedoeld om ervoor te zorgen dat AI-systemen veilig zijn, transparant werken en de grondrechten van mensen respecteren. De verordening maakt onderscheid tussen verschillende risiconiveaus van AI-systemen. Hoe hoger het risico, hoe strenger de regels. Voor generatieve AI zoals Microsoft 365 CoPilot gelden vooral verplichtingen rond transparantie en menselijk toezicht. De inrichting van CoPilot is zodanig dat alle data binnen de gemeente blijft. We maken geen gebruik van CoPilot plus (de betaalde versie van MS).

Naast de AI-verordening rust het gemeentelijke beleid op bestaande wetgeving voor informatiebeveiliging en privacy, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wetten zorgen ervoor dat persoonsgegevens goed worden beschermd en dat medewerkers zorgvuldig omgaan met data.

Links naar wettelijke basis

AI Act: AI Act: Link naar externe paginahttps://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689

Werking

Gegevens

Veld niet ingevuld.

Leverancier

Microsoft