RPA -Verwerken RIEC informatieverzoeken

Gemeente Amsterdam

De RPA automatiseert het ophalen van gegevens uit het datawarehouse (DWH), verwerkt deze gegevens in een Excelbestand en slaat het bestand op in een SharePoint-omgeving.

Laatst gewijzigd op 10 augustus 2026 om 11:47 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2026-08

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

De RPA ondersteunt het werkproces binnen het RIEC door geautomatiseerd gegevens op te halen uit het datawarehouse (DWH), deze te verwerken in een Excelbestand en het bestand op te slaan in een SharePoint-omgeving. Hiermee wordt een handmatig en repeterend proces geautomatiseerd, waardoor de verwerking sneller, consistenter en minder foutgevoelig verloopt. De RPA voert uitsluitend vooraf vastgelegde handelingen uit en neemt geen autonome beslissingen of inhoudelijke beoordelingen over personen of dossiers. De gegenereerde bestanden worden gebruikt als ondersteuning van de werkzaamheden van medewerkers, die verantwoordelijk blijven voor de verdere beoordeling en verwerking van de informatie. De inzet van de RPA draagt bij aan een efficiëntere uitvoering van de werkzaamheden en vermindert de administratieve belasting voor medewerkers.

Afwegingen

De RPA automatiseert uitsluitend repetitieve administratieve handelingen, namelijk het ophalen, verwerken en opslaan van gegevens. Hierdoor wordt de kans op handmatige invoerfouten verkleind, neemt de efficiëntie toe en worden medewerkers ontlast. De RPA neemt geen autonome beslissingen en heeft geen directe invloed op de beoordeling van personen of dossiers. Medewerkers blijven verantwoordelijk voor de interpretatie en het gebruik van de gegenereerde informatie. Door deze beperkte en ondersteunende rol is de inzet van de RPA proportioneel en gerechtvaardigd.

Menselijke tussenkomst

De RPA wordt uitsluitend gestart nadat een medewerker een binnengekomen aanvraag heeft gecontroleerd en de benodigde identificerende gegevens in een Excelbestand heeft opgenomen. Vervolgens voert de RPA de geautomatiseerde gegevensverwerking uit. Na afronding controleert een medewerker de gegenereerde output op juistheid en volledigheid. De medewerker besluit vervolgens zelfstandig of de resultaten worden verstrekt of dat aanvullende controles of correcties nodig zijn. De RPA ondersteunt het proces, maar neemt geen geautomatiseerde besluiten en vervangt de menselijke beoordeling niet.

Risicobeheer

De RPA verwerkt uitsluitend gegevens waarvoor vooraf autorisatie is verleend en voert vooraf gedefinieerde handelingen uit. De kwaliteit van de verwerking wordt geborgd doordat een medewerker de aanvraag vooraf controleert, de benodigde identificerende gegevens invoert en de output na uitvoering controleert voordat deze wordt gebruikt of verstrekt. De RPA neemt geen geautomatiseerde besluiten en voert geen inhoudelijke beoordelingen uit. Toegang tot de RPA, het datawarehouse (DWH) en de SharePoint-omgeving is beperkt tot geautoriseerde medewerkers en vindt plaats conform de geldende informatiebeveiligings- en privacymaatregelen van de organisatie. Eventuele fouten of onvolledigheden kunnen door medewerkers worden gesignaleerd en gecorrigeerd voordat de resultaten worden gebruikt

Wettelijke basis

https://wetten.overheid.nl/BWBR0049962/2025-03-01?g=2025-03-08&z=2025-03-08

Links naar wettelijke basis

Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (WGS).: https://wetten.overheid.nl/BWBR0049962/2025-03-01?g=2025-03-08&z=2025-03-08

Toelichting op impacttoetsen

In uitvoering. De DPIA wordt momenteel uitgevoerd en zal na afronding worden toegevoegd aan de documentatie van het algoritme.

Werking

Gegevens

De RPA verwerkt gegevens uit het datawarehouse (DWH). Hierbij worden identificerende gegevens, waaronder het burgerservicenummer (BSN), BAG-identificaties en KvK-identificaties, gebruikt om de juiste persoon of organisatie binnen het DWH te identificeren en de bijbehorende gegevens op te halen.

Technische werking

De RPA voert een vooraf geconfigureerde reeks handelingen uit. De robot gebruikt identificerende gegevens, zoals een BSN, BAG-identificatie of KvK-identificatie, om in het datawarehouse (DWH) de bijbehorende gegevens op te zoeken. Vervolgens haalt de RPA de relevante gegevens op, verwerkt deze in een Excelbestand en slaat het bestand op in een SharePoint-omgeving. De RPA voert uitsluitend vooraf gedefinieerde instructies uit en past geen zelflerende technieken, kunstmatige intelligentie of voorspellende modellen toe.