Microsoft CoPilot

Gemeente Asten

De gemeente Asten maakt gebruik van Copilot, een AI-chatassistent op basis van generatieve kunstmatige intelligentie, als onderdeel van de digitale gereedschapskist binnen de kantoorautomatisering. Copilot ondersteunt medewerkers bij dagelijkse taken. Het gebruik is creativiteit bevorderend, adviserend en ondersteunend van aard, waarbij menselijke besluitvorming leidend blijft.

Laatst gewijzigd op 17 oktober 2025 om 7:55 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

De gemeente Asten gebruikt Copilot Chat als generatieve AI-chatassistent ter ondersteuning van medewerkers bij cognitieve taken binnen de kantooromgeving. Het doel is om creativiteit, efficiëntie en digitale vaardigheden te bevorderen door middel van ondersteuning bij brainstormsessies, het structureren van informatie en het opstellen van teksten.

Copilot Chat wordt uitsluitend gebruikt op basis van gebruikersinvoer en heeft geen toegang tot interne gegevens of systemen binnen de Microsoft 365-omgeving van de gemeente. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen en Copilot Chat wordt niet ingezet voor processen die directe impact hebben op burgers of beleidsvorming.

De impact van het gebruik is beperkt tot individuele ondersteuning van medewerkers. Om het gebruik van Copilot Chat op een verantwoorde manier te borgen, heeft de gemeente Asten zeven uitgangspunten opgesteld.

Afwegingen

De gemeente Asten heeft gekozen voor het gebruik van Copilot Chat als generatieve AI-toepassing vanwege de potentie om medewerkers te ondersteunen bij cognitieve taken zoals het structureren van informatie, brainstormen en het genereren van teksten. Bij de afweging is nadrukkelijk gekeken naar de beperkte impact op processen en gegevens, de afwezigheid van geautomatiseerde besluitvorming, en de mogelijkheid om het gebruik strikt adviserend te houden.

Menselijke tussenkomst

Menselijke tussenkomst is een fundamenteel uitgangspunt bij het gebruik van Copilot Chat binnen de gemeente Asten. Copilot fungeert uitsluitend als adviserend hulpmiddel en ondersteunt medewerkers bij hun werkzaamheden. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud, interpretatie en toepassing van gegenereerde output ligt altijd bij de medewerker. Dit waarborgt dat Copilot geen beslissingen neemt en dat menselijke controle behouden blijft. Verder zijn gebruikers geinformeerd dat bij (toekomstige) publicaties altijd rekening wordt gehouden met de transparantievereisten. 

Risicobeheer

De gemeente Asten hanteert een risicogestuurde benadering voor het gebruik van AI-toepassingen. Voor Copilot Chat zijn risico’s zoals het delen van gevoelige informatie, het verkeerd interpreteren van gegenereerde output en het ontstaan van afhankelijkheid onderkend. Deze risico’s worden gemitigeerd door middel van duidelijke richtlijnen, bewustwording onder medewerkers, en het beschikbaar stellen van ondersteuning door de CISO en PO. De vastgestelde zeven uitgangspunten vormen een integraal onderdeel van dit risicobeheer.

Wettelijke basis

Het gebruik van Copilot Chat binnen de gemeente Asten valt onder de reguliere kaders van informatiemanagement en digitale ondersteuning van medewerkers. Er worden geen persoonsgegevens verwerkt en er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Daarmee is het gebruik in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), mits medewerkers zich houden aan de interne richtlijnen, waaronder het niet delen van vertrouwelijke of gevoelige informatie met AI-toepassingen.

Werking

Gegevens

Copilot Chat verwerkt uitsluitend de invoer die door de gebruiker wordt verstrekt tijdens het gebruik. Er worden geen interne gegevens uit de Microsoft 365-omgeving gedeeld of verwerkt. Medewerkers zijn geïnstrueerd om geen vertrouwelijke of privacygevoelige informatie te delen met Copilot, conform de vastgestelde uitgangspunten. Er vindt geen opslag of hergebruik van gegevens plaats binnen de gemeentelijke systemen.

Technische werking

Copilot maakt gebruik van grote taalmodellen (Large Language Models, LLMs) van OpenAI, die als dienst worden aangeboden via Microsoft Azure. Deze modellen zijn getraind op omvangrijke hoeveelheden tekstdata en kunnen daardoor natuurlijke taal begrijpen en genereren. Binnen de Microsoft 365-omgeving kan Copilot deze modellen aanroepen om gebruikers te ondersteunen bij het beantwoorden van vragen, het schrijven van teksten en het structureren van informatie. De verwerking vindt plaats binnen de beveiligde cloudinfrastructuur van Microsoft, conform de geldende privacy- en beveiligingsstandaarden. Meer informatie over de architectuur en werking is te vinden via: Microsoft Copilot Architectuur en Azure OpenAI Service.

Leverancier

Microsoft