E-mail beveiliging

Gemeente Almelo

Beveiligd versturen van e-mails met vertrouwelijke informatie

Laatst gewijzigd op 27 februari 2025 om 8:29 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2017

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van dit algoritme is er aan bijdragen dat informatie die per e-mail wordt verzonden, op de juiste wijze wordt beveiligd. Dat houdt in: met het juiste beveiligingsniveau. Het algoritme draagt hier aan bij door verzenders van een e-mailbericht te attenderen op gevoelige informatie en aan te moedigen om deze informatie veilig te verzenden. als de verzender hiervoor kiest, dan wordt de e-mail beveiligd met encryptie, tweefactor authenticatie door de ontvanger, intrekmogelijkheid en logging.

Afwegingen

Het gebruik van het algoritme draagt eraan bij dat e-mails met het juiste niveau van beveiliging worden verstuurd. De classificatie van e-mails door middel van een algoritme is effectiever dan classificatie op basis van een menselijke inschatting of een door mensen samengestelde woordenlijst. Daarnaast heeft het algoritme geen invloed op de inhoud van een e-mail.

Menselijke tussenkomst

De gebruiker maakt zelf de keuze om een e-mail wel of niet beveiligd te versturen, op basis van een aanbeveling van het algoritme. Voor bepaalde e-mails vindt de keuze om beveiligd te versturen, geautomatiseerd plaats op basis van het algoritme. In dat geval kan een gebruiker er alsnog zelf voor kiezen om een e-mail wel of niet beveiligd te versturen.

Risicobeheer

De overall prestaties van het algoritme worden gemonitord. Als blijkt dat het algoritme vaker verkeerde classificaties maakt, dan wordt dit opgepikt door de monitoring, zodat aanpassingen aan het algoritme kunnen worden doorgevoerd. De beheerders van gemeente Almelo beschikken over een beheerdersdashboard waarin de bijzonderheden met betrekking tot de inzet van de tool worden gevolgd.

Werking

Gegevens

Het algoritme is gebaseerd op geanonimiseerde historische berichten in combinatie met de informatie over het wel of niet beveiligd versturen van deze berichten. De anonimisering vindt plaats in meerdere stappen, waarbij alleen aggregaten over vele duizenden berichten opgeslagen worden. Daarnaast worden persoonsgegevens geautomatiseerd uit de data verwijderd. Hiermee is de data geanonimiseerd en daardoor is het onmogelijk om de originele berichten te achterhalen.