Octobox Anonimiseren

Gemeente Olst-Wijhe

Helpen bij het herkennen en beschermen van informatie in documenten die niet openbaar mogen zijn. Dit kan bijvoorbeeld bij verzoeken om informatie of andere processen voor openbaarmaking.

Laatst gewijzigd op 9 september 2026 om 12:50 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.olst-wijhe.nl

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van Octobox Anonimiseren is om de gemeente Olst-Wijhe te helpen. Dit doen we door privacygevoelige informatie in documenten te herkennen en te beschermen. Octobox geeft suggesties voor informatie die beschermd moet worden. Medewerkers van de gemeente kijken naar deze suggesties. Ze kunnen de suggesties goedkeuren, aanpassen of afwijzen. De software neemt geen automatische beslissingen. Het is aan de medewerkers om te bepalen welke informatie beschermd wordt. Octobox helpt hen bij deze beoordeling, maar neemt geen beslissingen voor inwoners, ondernemers of anderen.

Afwegingen

De Woo heeft regels over wanneer informatie niet openbaar is. Ook de AVG beschermt persoonsgegevens. Het beoordelen van informatie is een proces dat gemeenten volgen. Octobox Anonimiseren helpt hierbij door informatie te vinden die beschermd moet worden. Medewerkers van de gemeente Olst-Wijhe kijken altijd naar de voorstellen en kunnen deze goedkeuren, aanpassen of afwijzen.

Menselijke tussenkomst

Octobox Anonimiseren werkt met instellingen die de gemeente Olst-Wijhe heeft gemaakt in een document. De software maakt informatie niet zelf definitief. De medewerker controleert elk voorstel en kan het goedkeuren, aanpassen of afwijzen. De gemeente kan ook bepalen welke soorten informatie de software kan herkennen, zoals persoonsgegevens, contactgegevens of handtekeningen.

Risicobeheer

De inzet gebeurt binnen de regels voor privacy en informatiebeveiliging. Het grootste risico is dat informatie verkeerd wordt behandeld. Dit kan gevolgen hebben voor de documenten die openbaar worden gemaakt en voor de bescherming van persoonlijke gegevens. De gemeente Olst-Wijhe probeert deze risico's te verminderen door menselijke controle. Octobox doet voorstellen, maar medewerkers maken de uiteindelijke beslissing. Ook worden medewerkers getraind in het gebruik van Octobox en zijn er extra richtlijnen voor het beoordelen van documenten.

Wettelijke basis

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere wetten zoals de Wet open overheid (Woo) zijn belangrijk voor de bescherming van persoonlijke gegevens en transparantie in de overheid. Deze wetten zorgen ervoor dat mensen weten hoe hun gegevens worden gebruikt.

Toelichting op impacttoetsen

In deze beschrijving zijn geen aparte impacttoetsen opgenomen voor deze ondersteunende toepassing. Het gebruik van Octobox Anonimiseren is in lijn met bestaande beoordelingen over privacy en informatiebeveiliging. Wanneer nodig, worden deze processen gebruikt om risico's bij het verwerken van persoonsgegevens te beoordelen.

Werking

Gegevens

Het algoritme verwerkt documenten van de gemeente Olst-Wijhe. Dit gebeurt voor openbaarmaking of interne behandeling. Voorbeelden van documenten zijn Woo-verzoeken, beleidsdocumenten, rapporten, correspondentie en e-mails. Deze documenten kunnen verschillende soorten informatie bevatten. Dit kan persoonsgegevens, contactgegevens of andere informatie zijn die soms moet worden afgeschermd.

Technische werking

Octobox Anonimiseren helpt medewerkers om informatie te herkennen die misschien verborgen moet worden. De software gebruikt regels en lijsten om informatie te vinden. Zo kan de software bijvoorbeeld woorden, namen, nummers en andere belangrijke informatie herkennen. Deze herkende informatie krijgt een label en wordt verder beoordeeld door Octobox. Alleen als de informatie aan bepaalde voorwaarden voldoet, wordt deze aan de gebruiker getoond. De medewerker kan dan beslissen om het voorstel te accepteren, aan te passen of te weigeren.

Leverancier

Octobox Nederland B.V.