Octobox Anonimiseren

Staatsbosbeheer

Het algoritme in de software is voornamelijk ingesteld op herkennen en anonimiseren van privacygevoelige informatie in documenten. Grondslag hiervan is de AVG. De tool wordt ook gebruikt om informatie die om andere reden niet gedeeld kan worden (op basis van een andere grondslag, bijvoorbeeld de Woo) te markeren en maskeren in een document.

Laatst gewijzigd op 13 januari 2026 om 15:12 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2026-02

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.staatsbosbeheer.nl/contact/woo

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van Octobox Anonimiseren is om Staatsbosbeheer te ondersteunen bij het veilig en efficiënt lakken van privacygevoelige informatie in documenten. Octobox doet suggesties voor het lakken van te beschermen informatie. Medewerkers kunnen de voorstellen overnemen of afwijzen. Van automatische beslissingen is geen sprake, waardoor de impact laag is.

Afwegingen

De Woo kent (relatieve en absolute) wettelijke uitzonderingsgronden die bepalen wanneer informatie achterwege blijft. Ook de AVG voorziet hierin, ter bescherming van persoonsgegevens. Het toepassen van deze uitzonderingsgronden door Staatsbosbeheer is een bestaand proces. Octobox anonimiseren automatiseert dit proces, door het herkennen van te beschermen informatie. De inzet van Octobox is gerechtvaardigd omdat (opgeleide) medewerkers altijd de suggestie van Octobox moeten goedkeuren, wijzigen of afkeuren. 

Menselijke tussenkomst

De lakkende medewerker houdt de controle door een voorstel goed te keuren, te wijzigen of af te keuren. 

Risicobeheer

Het grootste risico is dat informatie onjuist gelakt of per ongeluk toch openbaar wordt gemaakt, wat kan leiden tot schending van privacywetgeving (zoals de AVG), reputatieschade voor Staatsbosbeheer, of schade voor betrokken personen (zoals identiteitsdiefstal of misbruik van gegevens). Deze risico's worden gemitigeerd door verplichte menselijke controle: Octobox doet alleen suggesties en medewerkers maken de uiteindelijke beslissing. Daarnaast worden medewerkers opgeleid in het gebruik van Octobox en zijn er aanvullende richtlijnen beschikbaar.

Wettelijke basis

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Algemene Wet Bestuursrecht (AWB)

Bekendmakingswet

Wet Open Overheid (WOO)

Wet Elektronische Publicaties (WEP)

Links naar wettelijke basis

• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): https://wetten.overheid.nl/BWBR0040940
• Algemene Wet Bestuursrecht (AWB): https://wetten.overheid.nl/BWBR0005537
• Bekendmakingswet: https://wetten.overheid.nl/BWBR0004287
• Wet Open Overheid (WOO): https://wetten.overheid.nl/BWBR0045754
• Wet Elektronische Publicaties (WEP): https://wetten.overheid.nl/BWBR0043961

Werking

Gegevens

Het algoritme verwerkt complete documenten die worden beoordeeld op openbaarmaking, zoals Woo-verzoeken, beleidsdocumenten, rapporten of e-mails. Deze documenten kunnen alle soorten informatie bevatten, waaronder persoonsgegevens zoals namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, geboortedata, BSN-nummers, financiële gegevens of handtekeningen. Octobox scant het volledige document om mogelijke te beschermen informatie te detecteren. Het algoritme is dus niet beperkt tot specifieke gegevenscategorieën, maar werkt op de totale inhoud van het document.

Technische werking

Op basis van slimme regels doorzoekt de software de teksten van elk document in het aangeboden dossier. Bepaalde teksten, woorden of karaktercombinaties worden herkend als naar personen te herleiden gegevens, zoals Burgerservicenummers, Bankrekeningnummers, telefoonnummers, e-mailadressen, datums, woonadressen en postcodes.

De software kan ingesteld worden op de mate van zekerheid waarin aan een voorwaarde voldaan wordt. Voor de medewerker wordt op het scherm aangegeven welke tekstfragmenten met zekerheid gelakt moeten worden, en welke in mindere mate aan de opgestelde slimme regel voldoet. Via het scherm kan de medewerker de voorstellen goed- of afkeuren, en ook wijzigen voor goedkeuring. Ook kan de medewerker zelf tekst markeren en voor aflakken in aanmerking laten komen, inclusief het toevoegen van een grondslag.

Het is mogelijk om een tweede medewerker het werk van de eerste te controleren. Als alle (pagina's van alle) documenten in het dossier zijn beoordeeld wordt de definitieve versie gecreëerd, in een geschikt formaat voor publicatie.

Leverancier

Octobox Nederland B.V.