Microsoft M365 Copilot

Gemeente Raalte

M365 Copilot helpt medewerkers met hun dagelijkse taken. Dit betekent dat het kan helpen bij het schrijven en samenvatten van teksten, het voorbereiden van vergaderingen en het zoeken naar informatie op het werk. Copilot is een hulpmiddel, maar medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het beoordelen en gebruiken van de resultaten.

Laatst gewijzigd op 1 september 2026 om 13:49 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2025-01

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.raalte.nl/neem-contact-met-ons-op

Verantwoord gebruik

Doel en impact

De gemeente Raalte gebruikt M365 Copilot. Dit is een hulpmiddel binnen de M365-omgeving. Het helpt medewerkers om sneller informatie te verwerken en om teksten te maken. Het doel is om de interne werkprocessen te ondersteunen. M365 Copilot neemt geen beslissingen. De impact is vooral voor de medewerkers: zij kunnen sneller werken en makkelijker een eerste tekst of overzicht maken. Inwoners en ondernemers krijgen geen automatisch besluit van M365 Copilot. Het helpt alleen medewerkers met voorbereidende en administratieve taken. De kwaliteit van het werk hangt af van de controle door mensen.

Afwegingen

De gemeente kiest voor M365 Copilot omdat de toepassing aansluit op de bestaande M365-werkomgeving. Hierdoor kan de ondersteuning worden gebruikt binnen programma’s waarmee medewerkers al werken. Dit maakt de toepassing praktisch inzetbaar en beperkt de noodzaak om gegevens over te brengen naar losse externe hulpmiddelen.

Tegelijkertijd kent het gebruik risico’s. Antwoorden kunnen onjuist, onvolledig of misleidend zijn. Ook is zorgvuldig omgaan met gegevens belangrijk. Daarom gelden interne spelregels en worden medewerkers gewezen op hun eigen verantwoordelijkheid bij het gebruik van generatieve AI.

Bij de keuze voor deze toepassing zijn gebruiksgemak, aansluiting op de bestaande werkomgeving, informatiebeveiliging, privacy en beheersbaarheid meegewogen. Ook wordt rekening gehouden met afhankelijkheid van leveranciers. Als wijzigingen in de toekomst niet meer passen bij de technische, juridische of ethische eisen van de gemeente, wordt opnieuw beoordeeld welke oplossing passend is.

Relevante impacttoetsen en leveranciersinformatie zijn betrokken bij de beoordeling van verantwoord gebruik.

Menselijke tussenkomst

M365 Copilot geeft suggesties en conceptantwoorden. Medewerkers blijven altijd verantwoordelijk voor de inhoud die zij gebruiken of delen. Uitkomsten moeten worden gecontroleerd op juistheid, volledigheid, toon en geschiktheid. Copilot neemt geen besluiten namens de gemeente en vervangt geen professionele beoordeling door medewerkers.

Risicobeheer

De belangrijkste risico’s zijn onjuiste of onvolledige output, onbedoeld gebruik van gevoelige informatie, te veel vertrouwen op automatisch gegenereerde antwoorden en afhankelijkheid van een leverancier. De gemeente beperkt deze risico’s door menselijke controle, interne afspraken, instructies aan medewerkers, begeleiding bij het gebruik en het toepassen van bestaande regels voor informatiebeveiliging en privacy.

Wettelijke basis

De inzet van M365 Copilot wordt beoordeeld binnen de kaders van de Europese AI-verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het gemeentelijk beleid voor informatiebeveiliging en privacy. Voor deze toepassing is menselijk toezicht belangrijk, omdat de uitkomsten ondersteunend zijn en altijd door een medewerker beoordeeld moeten worden.

Daarnaast gelden interne richtlijnen voor verantwoord gebruik van generatieve AI. Deze richtlijnen helpen medewerkers om zorgvuldig om te gaan met gegevens, bronnen te controleren en de uitkomsten van Copilot niet zonder beoordeling over te nemen.

Links naar wettelijke basis

AI-Act:: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai

Toelichting op impacttoetsen

Voor M365 Copilot zijn relevante privacy- en gegevensbeschermingsrisico’s onderzocht in externe impacttoetsen en leveranciersdocumentatie. Deze informatie is gebruikt bij de beoordeling van verantwoord gebruik binnen de gemeentelijke context.

Hoewel niet alle onderzoeken specifiek voor gemeenten zijn uitgevoerd, zijn de aandachtspunten bruikbaar omdat publieke organisaties vergelijkbare eisen stellen aan privacy, informatiebeveiliging, verantwoord gebruik en menselijke controle.

De uitkomsten van deze toetsen bevestigen dat het gebruik van generatieve AI zorgvuldig moet worden ingericht en gemonitord.

De gemeente betrekt relevante impacttoetsen en actuele leveranciersinformatie bij de verdere beoordeling en monitoring.

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA): https://surf.nl/nieuws/privacyrisicos-microsoft-365-copilot-naar-oranje

Werking

Gegevens

M365 Copilot kan gebruikmaken van informatie binnen de M365-omgeving waarvoor de gebruiker al toegang heeft. Dit kan bijvoorbeeld gaan om documenten, e-mails, agenda-informatie of chats. De toepassing geeft geen toegang tot informatie waarvoor de gebruiker geen rechten heeft.

Medewerkers mogen geen gegevens gebruiken op een manier die in strijd is met privacyregels, informatiebeveiliging of interne afspraken. Gevoelige informatie en persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer dat noodzakelijk, toegestaan en passend is binnen de taak van de medewerker.

Prompts en antwoorden worden verwerkt om de dienst te kunnen leveren. Volgens de informatie van Microsoft worden gegevens uit de M365-omgeving niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.

Het gebruik valt onder het bestaande beleid voor informatiebeveiliging, privacy en verantwoord gebruik van digitale middelen.

De verwerking vindt plaats binnen de kaders van de M365-dienstverlening van de gemeente.

Technische werking

M365 Copilot gebruikt generatieve AI om een antwoord of concept te maken op basis van de vraag van de gebruiker en de informatie waar die gebruiker toegang toe heeft. De toepassing combineert de opdracht met relevante context uit de M365-omgeving en geeft daarna een gegenereerd resultaat terug aan de gebruiker. De gebruiker beoordeelt zelf of dit resultaat juist en bruikbaar is.

Meer algemene informatie over de werking van M365 Copilot is beschikbaar via de documentatie van Microsoft.

https://learn.microsoft.com/nl-nl/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-overview

Leverancier

Microsoft