Informatie-extractie uit, en classificatie van, notariële akten (DNI)

Belastingdienst

Het algoritme detecteert en selecteert tekst uit notariële akten voor toezicht op de juiste registratie van de notariële akte en het heffen en innen van belastingen. 

Laatst gewijzigd op 25 juni 2024 om 10:22 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Overheidsfinanciën

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://over-ons.belastingdienst.nl/onderwerpen/omgaan-met-gegevens/algoritmeregister/

Link naar bronregistratie

https://over-ons.belastingdienst.nl/onderwerpen/omgaan-met-gegevens/algoritmeregister/informatie-extractie-uit-en-classificatie-van-notariele-akten-dni/

Verantwoord gebruik

Doel en impact

De Belastingdienst gebruikt informatie uit notariële akten met als doel toezicht te houden op de registratie van notariële akten, daarnaast worden de gegevens gebruikt voor het heffen en innen van belastingen zoals erf, schenk en overdracht belastingen. 

Afwegingen

Het gaat om grote aantallen akten en daarom halen we de informatie voor een groot deel geautomatiseerd uit de akte met behulp van het algoritme.

Door het gebruik van het algoritme zijn er minder mensen nodig om de informatie handmatig in de akten te zoeken en komt de informatie uit een akte sneller digitaal beschikbaar. Akten kunnen daardoor sneller verwerkt worden. Daarnaast zorgt het gebruik van het algoritme er voor dat de akte op de juiste plaats binnen de organisatie beschikbaar is.

Menselijke tussenkomst

Als er geen aktesoort vastgesteld kan worden, of als andere van belang zijnde gegevens in de akte ontbreken wordt - indien handmatig onderzoek door de Belastingdienst geen oplossing biedt - contact gezocht met de notaris om de ontbrekende gegevens aan te vullen of te corrigeren.

Risicobeheer

1. Het gebruik van de gegevens is getoetst aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) middels een Data Protection Impact Assessment (DPIA). De Belastingdienst voorkomt directe discriminatie met algoritmes. Bijzondere persoonsgegevens, zoals etnische afkomst, spelen geen rol.
2. Beide algoritmes zijn ontwikkeld in overeenstemming met het kwaliteitsframework van de Belastingdienst. Hierin staan regels en afspraken die zijn gevolgd bij de ontwikkeling van het algoritme. De voorwaarden van de Auditdienst Rijk zijn hierbij leidend. Op vaste momenten controleert de Belastingdienst of het algoritme nog steeds aan de kwaliteitseisen voldoet.
3. Het algoritme is bij de Belastingdienst zelf ontwikkeld en wordt ook intern onderhouden. Volgens afspraak controleren het team dat het algoritme heeft ontwikkeld en het team dat functioneel beheer uitvoert regelmatig of de uitkomsten van voldoende kwaliteit zijn. 

Wettelijke basis

·   Registratiewet 1970

·   Uitvoeringsregeling Registratiewet 1970

·   Uitvoeringsregeling Belastingdienst 2003

·   Wet op het notarisambt

·   Algemene wet inzake rijksbelastingen

·   Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer

·   Archiefwet 1995

Links naar wettelijke basis

• Registratiewet 1970: https://wetten.overheid.nl/BWBR0002739/
• Uitvoeringsregeling Registratiewet 1970: https://wetten.overheid.nl/BWBR0034017
• Uitvoeringsregeling Belastingdienst 2003: https://wetten.overheid.nl/BWBR0014506
• Wet op het notarisambt: https://wetten.overheid.nl/BWBR0010388
• Algemene wet inzake rijksbelastingen: https://wetten.overheid.nl/BWBR0002320/
• Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer : https://wetten.overheid.nl/BWBR0022428/
• Archiefwet 1995: https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Werking

Gegevens

• PDF van notariële akten
• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• KvK-nummer
• Bijzondere persoonsgegevens (De Belastingdienst ontvangt op grond van art. 7a en 7b Registratiewet 1970 een volledige kopie van notariële akten en slaat deze op. Inherent hieraan is dat gegevens die als bijzondere persoonsgegevens aangemerkt kunnen worden, uit de tekst van de akten gedestilleerd kunnen worden, zoals bestuurders van organisaties waaruit een politieke voorkeur is te herleiden, etnische afkomst of religieuze opvatting. De bijzondere persoonsgegevens zijn integraal onderdeel van het ontvangen en opslaan van akten, maar spelen bij de verdere verwerking geen rol.

Technische werking

Er worden twee algoritmen gebruikt in één logisch verband.

1. Algoritme 1 bepaalt wat voor soort akte er is binnengekomen
2. Algoritme 2 haalt relevante informatie uit akte.

Algoritme 1 maakt gebruik van “machine learning”. Het algoritme is niet zelflerend, dat zou betekenen dat het zich ontwikkelt tijdens het gebruik ervan. Dat is niet het geval.

 

Algoritme 2 omvat een reeks aan regels die informatie uit akten haalt, bijvoorbeeld namen, adressen en geboortedata. Voor specifieke aktesoorten worden ook rollen uit de akte gehaald (wie is de koper, erflater, notaris etc.).

Deze informatie is daarna beschikbaar voor de afdelingen die de informatie nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk, te weten:

• De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en de notaris zelf t.b.v. het toezicht op de juiste registratie van de notariële akte; en,
• de Belastingdienstdirecties: Particulieren, Midden- en kleinbedrijf en Grote ondernemingen ten behoeve van het heffen en innen van belastingen.

Zowel algoritme 1 als algoritme 2 zijn ter ondersteuning aan het overkoepelde proces van ‘Digitalisering van notariële informatie'.