Zoek & Vind
Ministerie van Financiën
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In gebruik
Algemene informatie
Thema
Begindatum
Contactgegevens
Verantwoord gebruik
Doel en impact
Het gebruik van een algoritme voor de voorselectie van informatie kan helpen bij het verkorten van de verwerkingstijd en het volledig krijgen van de aanvraag. Daardoor krijgt de aanvrager sneller en vollediger reactie. Dit verbetert de doorlooptijd van de processen door de focus te leggen op de meest relevante informatie en er meer tijd besteedt kan worden aan het nemen van besluiten.
Afwegingen
Het algoritme voor de voorselectie van documenten kan potentieel een relevant document in een vroeg stadium missen. Het biedt ook het voordeel van een snellere reactietijd op verzoeken. Binnen het Woo-proces wordt bijvoorbeeld de doorlooptijd verkort in vergelijking met de handmatige methode waarbij de informatiebronnen individueel onderzocht moeten worden. De handmatige methode kost meer tijd dan wettelijk gerechtvaardigd is.
Menselijke tussenkomst
Een medewerker controleert de uitkomsten en bepaald of een document correct is geclassificeerd als relevant.
Risicobeheer
Alle zoekresultaten uit Zoek & Vind worden getoetst op relevantie. Daardoor is het risico op het missen van relevante documenten binnen de zoekvraag laag. Daarnaast is het aantal medewerkers dat geautoriseerd is tot alle informatiebronnen in de applicatie beperkt tot een selecte AIVD-gescreende groep.
Wettelijke basis
Wet Open Overheid
Links naar wettelijke basis
Werking
Gegevens
De gegevens kunnen divers zijn. Dit bestaat uit alle gegevens die kunnen voorkomen in e-mails, office-documenten, PDFs en andere digitale informatie.
Technische werking
Het algoritme gebruikt gegevens uit documenten om een match te zoeken met de gestelde zoekvraag. De technische werking is vergelijkbaar met Google, maar dan voor interne bronnen. Als de medewerker bijvoorbeeld zoekt op "Prinsjesdag" en "2022", dan worden alle documenten waar een combinatie van deze twee zoektermen in voorkomen getoond. De medewerkers gebruiken (daar waar dat nodig is) synoniemen om te borgen dat er geen informatie wordt gemist.