Terug naar alle algoritmes

Zoek & Vind

Zoek & Vind is een softwaresysteem dat helpt om snel en efficiënt informatie te vinden binnen interne systemen, documenten, databases en andere digitale bronnen. Zoek & Vind wordt onder andere ingezet bij het Woo-proces, parlementaire enquêtes, beantwoorden van Kamervragen, AVG-rapportages en het zoeken van informatie door medewerkers.

Organisatie
Ministerie van Financiën
Thema
Organisatie en bedrijfsvoering
Status
In gebruik

Algemene informatie

Naam

Zoek & Vind

Korte omschrijving

Zoek & Vind is een softwaresysteem dat helpt om snel en efficiënt informatie te vinden binnen interne systemen, documenten, databases en andere digitale bronnen. Zoek & Vind wordt onder andere ingezet bij het Woo-proces, parlementaire enquêtes, beantwoorden van Kamervragen, AVG-rapportages en het zoeken van informatie door medewerkers.

Organisatie

Ministerie van Financiën

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Status

In gebruik

Begindatum

2016-01

Contactgegevens

cio-office@minfin.nl

Publicatiecategorie

Overige algoritmes

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het gebruik van een algoritme voor de voorselectie van informatie kan helpen bij het verkorten van de verwerkingstijd en het volledig krijgen van de aanvraag. Daardoor krijgt de aanvrager sneller en vollediger reactie. Dit verbetert de doorlooptijd van de processen door de focus te leggen op de meest relevante informatie en er meer tijd besteedt kan worden aan het nemen van besluiten.

Afwegingen

Het algoritme voor de voorselectie van documenten kan potentieel een relevant document in een vroeg stadium missen. Het biedt ook het voordeel van een snellere reactietijd op verzoeken. Binnen het Woo-proces wordt bijvoorbeeld de doorlooptijd verkort in vergelijking met de handmatige methode waarbij de informatiebronnen individueel onderzocht moeten worden. De handmatige methode kost meer tijd dan wettelijk gerechtvaardigd is. 

Menselijke tussenkomst

Een medewerker controleert de uitkomsten en bepaald of een document correct is geclassificeerd als relevant.

Risicobeheer

Alle zoekresultaten uit Zoek & Vind worden getoetst op relevantie. Daardoor is het risico op het missen van relevante documenten binnen de zoekvraag laag. Daarnaast is het aantal medewerkers dat geautoriseerd is tot alle informatiebronnen in de applicatie beperkt tot een selecte AIVD-gescreende groep. 

Wettelijke basis

Wet Open Overheid

Links naar wettelijke basis

Woo: https://wetten.overheid.nl/BWBR0045754/2023-04-01

Werking

Gegevens

De gegevens kunnen divers zijn. Dit bestaat uit alle gegevens die kunnen voorkomen in e-mails, office-documenten, PDFs en andere digitale informatie.

Technische werking

Het algoritme gebruikt gegevens uit documenten om een match te zoeken met de gestelde zoekvraag. De technische werking is vergelijkbaar met Google, maar dan voor interne bronnen. Als de medewerker bijvoorbeeld zoekt op "Prinsjesdag" en "2022", dan worden alle documenten waar een combinatie van deze twee zoektermen in voorkomen getoond. De medewerkers gebruiken (daar waar dat nodig is) synoniemen om te borgen dat er geen informatie wordt gemist.