Scanstraat facturen

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid

geautomatiseerde workflow waarin inkomende facturen, bonnen of andere documenten eerst worden ingelezen (gescand) en vervolgens door een reeks controles lopen. OCR‑herkenning, validatie van leveranciers‑ en betaalgegevens, controle op dubbele invoer en eventuele afwijkingen.

Laatst gewijzigd op 7 november 2025 om 12:43 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Overheidsfinanciën

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://nipv.nl

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Automatische voorafhandeling van facturen. De facturen worden daarna nog door mensen afgehandeld.

Afwegingen

Voordelen

• De AI leest automatisch alle gegevens van een factuur (bedrag, datum, leverancier) en vult ze direct in het systeem in.
• Door de snelle herkenning gaat de verwerking veel sneller; facturen kunnen zonder handmatig intypen meteen door een mens worden goedgekeurd.
• Fouten worden verminderd omdat de AI controleert of de cijfers logisch zijn (bijvoorbeeld dat het btw‑percentage klopt).
• Het bespaart personeelstijd, zodat medewerkers zich kunnen richten op belangrijkere taken zoals het controleren van uitzonderingen.

Nadelen

• De AI werkt alleen goed als de facturen duidelijk en leesbaar zijn; slechte scans of handgeschreven facturen kunnen fouten geven.
• Bij complexe facturen (bijvoorbeeld meerdere regels of speciale kortingen) moet een mens nog steeds ingrijpen.
• De implementatie kost geld en vraagt om training van het systeem op de eigen factuurformaten.
• 
  

Waarom is het redelijk gerechtvaardigd?

• Als je elke dag veel facturen ontvangt en de verwerkingstijd een knelpunt is.
• Wanneer je de foutkans wilt verkleinen.
• Als je al een digitaal factuursysteem hebt en de AI‑scan makkelijk kan koppelen aan je bestaande workflow.
• 
  

Alternatieven

1. Handmatige invoer – veilig, maar traag en foutgevoelig.
2. Standaard OCR‑software zonder AI – leest tekst, maar begrijpt geen context; je moet nog steeds veel controles doen.

Menselijke tussenkomst

Ja, er is altijd een menselijke tussenkomst bij de AI‑scanstraat.

• Training van het model – Mensen leveren voorbeeld‑facturen en corrigeren de uitkomsten zodat de AI leert welke velden (bedrag, datum, btw‑percentage, etc.) correct moeten worden herkend.
• Uitzonderingen en complexe facturen – Wanneer een factuur afwijkt van de standaard lay‑out (bijvoorbeeld meerdere regels, handgeschreven notities of speciale kortingen), wordt deze gemarkeerd en moet een medewerker de gegevens handmatig controleren en eventueel aanpassen.
• Kwaliteitscontrole – Na de automatische capture voert het algoritme een controle‑stap in waarbij een medewerker de ingevoerde data verifieert voordat de factuur definitief wordt verwerkt. Dit voorkomt fouten die de AI door een slechte scan of een onbekend formaat kan maken.

Dus hoewel de AI het grootste deel van de gegevensextractie automatiseert, blijft menselijk toezicht essentieel om nauwkeurigheid te garanderen en om uitzonderlijke gevallen af te handelen.

Risicobeheer

• De AI‑scanstraat maakt facturen sneller en met minder fouten, maar hij kan soms wel iets verkeerd lezen.
• Daarom kijkt het systeem zelf of de data logisch is; als dat niet zo is, moet een mens het nakijken.
• Alles wat de AI doet, wordt netjes vastgelegd, zodat je later kunt zien wie wat heeft gedaan – dat helpt bij controles.
• Facturen blijven veilig versleuteld, en alleen mensen met de juiste rechten kunnen ze bekijken.
• Proactis zorgt voor back‑up‑opties en een service‑garantie, zodat je niet helemaal zonder factuurverwerking komt te zitten.
• Uiteindelijk moeten nog steeds mensen de factuurafhandeling goedkeuren.

Met deze maatregelen kunnen we de voordelen van de AI‑scanstraat benutten terwijl we de belangrijkste risico’s onder controle houdt.

Wettelijke basis

Wettelijke verplichting: e‑Facturering Richtlijn (2014/55/EU)

Gerechtvaardigs belang: De organisatie heeft een legitiem belang bij efficiënte, fout‑vrije en veilige factuurverwerking

Links naar wettelijke basis

• Richtlijn (2014/55/EU): https://wetten.overheid.nl/EUR20140055
• Wet van 20 december 2017, houdende wijziging van de Aanbestedingswet 2012 en de Aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied in verband met de implementatie van richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten: https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20180112/publicatie_wet_3/document3/f=/vkkx3ifxcfxq.pdf

Werking

Gegevens

De AI‑scanstraat leest een factuur en haalt automatisch de belangrijkste stukken informatie eruit: wie de factuur heeft gestuurd, welk nummer en welke datum de factuur heeft, wat er precies is gekocht (artikelen, hoeveelheden, prijzen), hoeveel belasting er moet worden betaald en wat het totale bedrag is. Daarnaast controleert het systeem of de gegevens kloppen met bestaande inkooporders en of er geen dubbele facturen zijn. Deze gegevens worden vervolgens rechtstreeks in het boekhoudsysteem gezet, zodat je minder handmatig werk hebt en minder fouten maakt.

Links naar gegevensbronnen

uitleg van proactis: https://www.proactis.com/us/solutions/ai/invoice-capture-ai/

Technische werking

1. De factuur wordt ingelezen

• Iemand uploadt een foto, een PDF‑bestand of een gescande papieren factuur in het systeem.

1. OCR (Optical Character Recognition)

• Een speciaal programma kijkt naar de afbeelding en zet alle letters, cijfers en symbolen om in gewone tekst.
• Zo ontstaat er een “digitale versie” van de factuur die de computer kan lezen.

1. AI‑ en NLP‑algoritmes

• De tekst wordt vervolgens door kunstmatige‑intelligentie (AI) en Natural‑Language‑Processing (NLP) gehaald.
• Deze algoritmes herkennen patronen zoals “Factuurnummer”, “Datum”, “Bedrag”, “BTW‑percentage”, “Leverancier” enzovoort.
• Ze koppelen elk gevonden woord of cijfer aan een specifiek veld (bijv. het getal naast “Factuurnr.” wordt het factuurnummer).

1. Controle en validatie

• De AI vergelijkt de gevonden gegevens met regels die we hebben ingesteld:
• Het subtotaal plus BTW moet gelijk zijn aan het totaalbedrag.
• Het factuurnummer mag niet al eerder in het systeem staan (dubbele factuur‑detectie).
• De datum moet een echte kalenderdatum zijn.
• Als iets niet klopt, markeert het systeem de factuur als “te controleren” en vraagt een mens om te kijken.

1. Koppeling met het ERP‑/boekhoudsysteem

• Zodra de gegevens juist zijn, stuurt de scanstraat ze automatisch naar het financiële systeem (bijv. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle).
• Daar verschijnen de factuurregels meteen in de boekhouding, klaar om goedgekeurd en betaald te worden. Dit gebeurt door een mens.

1. Opslag en audit‑trail

• De originele scan en de uitgepakte gegevens worden veilig versleuteld opgeslagen.
• Het systeem houdt een logboek bij: wie de factuur heeft geüpload, wie de AI‑extractie heeft goedgekeurd en wanneer de betaling plaatsvond.

Leverancier

proactis