Digitale incasso- en herinnering

Nederlands Instituut Publieke Veiligheid

Automatische opvolging van openstaande facturen. Het systeem stuurt gestructureerde betalingsherinneringen (e‑mail, sms of brief) volgens vooraf ingestelde regels,

Laatst gewijzigd op 7 november 2025 om 13:05 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Overheidsfinanciën

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://nipv.nl

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het ontlasten van medewerkers bij het handmatig aanmaken van e-mail of brieven ter herinnering en aanmaning bij openstaande facturen. Het lijdt tot een betere factuuropvolging. Voor betrokkenen betekent het dat zij tijdig herinnerd worden aan openstaande facturen, waardoor wanbetaling en incassokosten voorkomen worden.

Afwegingen

Het helpt om het debiteurenbeheer efficiënter, sneller en klantvriendelijker te maken, wat leidt tot een gezondere financiële situatie en minder werkdruk voor het personeel. Betrokkenen ontvangen tijdig een herinnering om zo incassokosten te voorkomen. Over het algemeen heeft onze organisatie alleen met facturen aan bedrijven, instellingen en overheden te maken en niet rechtstreeks aan burgers.

Menselijke tussenkomst

Menselijke controle is (ook achteraf) mogelijk. Het gaat echter om een eenvoudige business rule die op basis van triggers een herinnering verstuurd. Als betrokkene daar vraagtekens bij heeft, zal altijd door een mens dat beoordeld worden.

Risicobeheer

Het belangrijkste risico bestaat uit het ongeoorloofd toegang krijgen tot de financiële gegevens. Een goede beveiliging en betrouwbaarheid zijn daarbij essentieel.

Wettelijke basis

Wettelijke verplichting: e‑Facturering Richtlijn (2014/55/EU)

Gerechtvaardigs belang: De organisatie heeft een legitiem belang bij efficiënte, fout‑vrije en veilige factuurverwerking en incassoafhandeling

Links naar wettelijke basis

• Richtlijn (2014/55/EU): https://wetten.overheid.nl/EUR20140055
• Wet van 20 december 2017, houdende wijziging van de Aanbestedingswet 2012 en de Aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied in verband met de implementatie van richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten: https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20180112/publicatie_wet_3/document3/f=/vkkx3ifxcfxq.pdf

Werking

Gegevens

• Klantidentificatie
• contactgegevens
• Factuur en betalingsinformatie
• Communicatie historie
• Incassokosten en rente
• Beveiligings- en audit loggegevens

Technische werking

Het systeem werkt zo: eerst haalt het programma de openstaande facturen uit het boekhoud‑ of ERP‑systeem via een API‑koppeling of een CSV‑import. Deze gegevens (klantnaam, factuurnummer, bedrag, vervaldatum, e‑mail of telefoon) worden gecontroleerd en in de eigen database gezet. Vervolgens bepaalt een regel‑engine, gebaseerd op ingestelde tijdsintervallen (bijvoorbeeld 7 dagen na de vervaldatum), welke herinnering er moet worden gestuurd en via welk kanaal (e‑mail, sms of een brief). De inhoud van de boodschap wordt automatisch ingevuld met de klant‑ en factuurgegevens en via een externe mail‑ of sms‑provider verzonden.

Als de klant betaalt, stuurt de betaalprovider een melding terug naar het systeem. Het systeem vergelijkt het ontvangen bedrag met de openstaande factuur, sluit de zaak af en noteert dit in een audit‑log. Als er geen betaling komt, volgt de volgende herinneringsstap of een escalatie naar een incassobureau. Alles gebeurt veilig (TLS‑versleuteling, rol‑gebaseerde toegang) en je kunt in een dashboard de status van alle dossiers in real‑time volgen.

Leverancier

Proactis