Gemeentebrede AI-assistent

Gemeente De Fryske Marren

De AI-assistent is een generatieve tekstinterface die medewerkers van gemeente De Fryske Marren ondersteunt bij het uitvoeren van tekstuele werkzaamheden, zoals het schrijven van memo’s, herformuleren van teksten, opstellen van interne stukken en het samenvatten van beleidsinformatie.

Laatst gewijzigd op 27 oktober 2025 om 14:18 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: AIIA
• Status: In ontwikkeling

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

08-2025

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

De Gemeentebrede AI-assistent is ontwikkeld om medewerkers van De Fryske Marren te ondersteunen bij tekstuele werkzaamheden, zoals het schrijven, herschrijven en samenvatten van interne documenten en beleidsinformatie. Het systeem beoogt tijdwinst te realiseren door efficiëntere tekstverwerking, terwijl het inzicht biedt in de toepassingsmogelijkheden en grenzen van AI binnen de organisatie.

De impact is ondersteunend: de AI-assistent faciliteert de bedrijfsvoering zonder geautomatiseerde besluitvorming. Medewerkers blijven verantwoordelijk voor de inhoudelijke keuzes en het gebruik van de gegenereerde output. De inzet is proportioneel, gericht op niet-kritieke taken, en voldoet aan de AVG via technische mitigatie (filtering) en de grondslag van publieke taak. De ethische kaders, zoals transparantie en privacy, zijn geborgd via een AIIA.

Afwegingen

Er zijn verschillende afwegingen gemaakt om verantwoord gebruik te waarborgen. Deze afwegingen zijn vast gelegd in het AIIA en hebben de volgende hoofdafwegingen:

• Er is gekozen voor een zelfgehoste oplossing binnen de gemeentelijke ICT-architectuur en een Europees AI model, om datacontrole en AVG-compliance te garanderen. Dit sluit aan bij de publieke-taak-grondslag, waarbij persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor ondersteunende taken zonder geautomatiseerde besluitvorming. Technische maatregelen, zoals filtering en tijdelijke opslag van data, beperken risico’s op datalekken of onbedoeld hergebruik.
• De ethische en juridische kaders zijn expliciet gedefinieerd. Zo is vastgelegd dat output altijd door medewerkers wordt gecontroleerd (human-in-the-loop), en dat archivering plaatsvindt volgens de Archiefwet via het team DIV en Team Informatie. Daarnaast zijn verwerkersovereenkomsten gesloten met de leverancier (technische ondersteuning) en Mistral (modeltoegang).

Menselijke tussenkomst

Bij de Gemeentebrede AI-assistent staat menselijke controle centraal. De medewerker is altijd eindverantwoordelijk voor de output: de AI genereert suggesties, maar de gebruiker beoordeelt, past aan en autoriseert de definitieve tekst. Dit principe (human-in-the-loop) is vastgelegd in het AIIA en sluit aan bij de AVG en de Europese AI-verordening, die eisen dat geautomatiseerde systemen transparant en controleerbaar blijven.

Risicobeheer

De Gemeentebrede AI-assistent valt onder het laagrisicoprofiel volgens de Europese AI-verordening, omdat het geen geautomatiseerde besluitvorming of hoogrisicotoepassingen bevat. Toch zijn specifieke maatregelen genomen om risico’s te beperken:

• Technisch: Persoonsgegevens worden automatisch gefilterd uit prompts, en data wordt niet gebruikt voor modeltraining. De zelfgehoste Ubuntu-omgeving met Open WebUI minimaliseert afhankelijkheid van externe partijen en datalekrisico’s; 
• Organisatorisch: Gebruik is beperkt tot ondersteunende taken (bijv. tekstbewerking of samenvattingen), met duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling: medewerkers blijven eindverantwoordelijk voor output;
• Juridisch: De oplossing voldoet aan de AI verordening en AVG, met toetsing door de Functionaris Gegevensbescherming en CISO.

Risico’s worden continu gemonitord via logs en evaluaties, waarbij eventuele opschaling alleen plaatsvindt na positieve beoordeling van impact en compliance.

Wettelijke basis

De AI-verordening en AVG ligt aan de basis van deze analyse samen met het gemeentelijk beleid en richtlijnen.

Links naar wettelijke basis

• AI verordening: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689
• AVG: https://wetten.overheid.nl/BWBR0040940/2021-07-01

Link naar verwerkingsregister

https://www.defryskemarren.nl/privacy/register-van-verwerkingen/

Impacttoetsen

AI Impact Assesment (AIIA): https://www.defryskemarren.nl/wp-content/uploads/2025/10/AIIA_Gemeentebrede_AI_assistent.pdf

Werking

Gegevens

Veld niet ingevuld.

Technische werking

De Gemeentebrede AI-assistent draait op een lokaal beheerde Ubuntu-server binnen de gemeentelijke IT-infrastructuur, waardoor data en verwerking volledig onder eigen regie vallen. Als interface fungeert Open WebUI, een open-source platform dat aansluit bij de Common Ground-principes. Dit biedt medewerkers een veilige, gebruiksvriendelijke omgeving om prompts in te voeren en output te ontvangen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het AI-model Mistral, een Europees alternatief voor de overige grote modellen. Prompts worden automatisch gefilterd op persoonsgegevens, conform AVG-eisen, en alle interacties zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers via beveiligde inlog.

Leverancier

Mistral

Link naar broncode

https://docs.mistral.ai/