Veilig e-mailen

Gemeente Asten

De gemeente Asten gebruikt Bastion365 als oplossing voor veilig mailen. De programatuur biedt medewerkers de mogelijkheid om vertrouwelijke en privacygevoelige informatie op een beveiligde manier, en waar nodig met MFA, via e-mail te verzenden.

Laatst gewijzigd op 17 oktober 2025 om 8:22 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

Veld niet ingevuld.

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van dit algoritme is bij te dragen aan de juiste beveiliging van informatie die per e-mail wordt verzonden. Het wordt gebruikt door Gemeente Asten bij het verzenden van e-mails naar ontvangers buiten de organisatie. Dat zijn bijvoorbeeld bedrijven en burgers. Het algoritme zorgt ervoor dat er niet te weinig, maar ook niet te veel beveiligingsmaatregelen worden genomen.

Daarnaast is ook het veilig versturen van grote bestanden mogelijk.

De impact van het gebruik: het verhoogt de informatiebeveiliging en draagt bij aan het voldoen aan wettelijke verplichtingen rondom gegevensbescherming. In bepaalde situaties kan het nodig zijn om het mobiele telefoonnummer van de ontvanger te hebben ivm het verzenden van een MFA-code.

Afwegingen

Het gebruik van dit algoritme draagt eraan bij dat e-mails met het juiste niveau van beveiliging worden verstuurd. De classificatie van e-mails door middel van een algoritme is effectiever dan classificatie op basis van een door menselijke input samengestelde woordenlijst of classificatie door de verzender, terwijl het algoritme tegelijkertijd geen invloed heeft op de inhoud van een e-mail. Het algoritme verstuurd, waar nodig, mails ook veilig waar de gebruiker over het hoofd ziet dat dit had gemoeten.

Menselijke tussenkomst

Vooraf is ingesteld wanneer een mail al dan niet veilig verzonden moet worden. De verzender hoeft daar in principe niets meer aan te doen. Indien gewenst kan de gebruiker wel veilig verzenden afdwingen als de rules aangeven dat dit in principe niet had gehoeven.

Risicobeheer

De gebruiker heeft in een portal de mogelijkheid te zien welke mails met welk beveiligingsniveau verzonden zijn. En op basis van welke rules Bastion 365 die keuze heeft gemaakt. Dit kan als input dienen om de rules bij te stellen. De gemaakte afwegingen zijn ook voor een functioneel beheerder zichtbaar in een beheerdersdashboard.

Werking

Gegevens

Het algoritme is gebaseerd op een set rules die vooraf zijn ingesteld.

Alle informatie die verzonden wordt (behalve de metadata), wordt verwerkt door het algoritme. Het kan daarbij gaan om gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Het kan ook gaan om bedrijfsgevoelige informatie.

Technische werking

Bij het verzenden van een e-mail worden door het algoritme beoordeelt wat voor soort informatie de mail (en bijlage) bevat. Dit wordt getoetst middels vooraf ingestelde rules. Bijlagen worden ook inhoudelijk beoordeeld. Waarbij Bastion365 bepaald of veilig verzenden nodig is. Indien nodig wordt er via een beveiligd protocol verzonden. Indien dit nodig is, maar niet mogelijk, wordt MFA gehanteert.

Leverancier

Bastionic B.V.