Algoritme verwachte inkomsten en uitgaven Justitie en Veiligheid

Ministerie van Justitie en Veiligheid

De Directie Financieel-Economische Zaken beheert de financiën van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Zij heeft daarvoor een goed beeld nodig van de uitgaven en inkomsten. Het algoritme ‘vermoedelijk beloop’ voorspelt deze.

Laatst gewijzigd op 20 augustus 2024 om 11:26 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Overheidsfinanciën

Begindatum

2022-03

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het algoritme wordt gebruikt om een goed beeld te krijgen van de verwachten inkomsten en uitgaven en waar nodig hierop te sturen. Het algoritme gebruikt geen persoonsgegevens. Het algoritme gebruikt alleen gegevens uit de financiële administratie van het ministerie. JenV controleert het algoritme regelmatig op juistheid en volledigheid, door bijvoorbeeld te controleren of alle uitgaven zijn meegenomen. Daarnaast bekijkt JenV ieder jaar welke versie van het algoritme het beste voorspelt voor een organisatieonderdeel. Vervolgens gebruikt Jen-V dit model voor dat jaar.

Afwegingen

Het algoritme wordt gebruikt om een goed beeld te krijgen van de verwachten inkomsten en uitgaven en waar nodig hierop te sturen. Het algoritme voorspelt de verwachte inkomsten en uitgaven (het vermoedelijk beloop) van het ministerie. De inkomsten en uitgaven voorspellen zonder algoritmen kost veel tijd.

Menselijke tussenkomst

Er is geen automatische besluitvorming. Medewerkers kunnen op een dashboard de resultaten van het algoritme bekijken en deze als input gebruiken bij de uitvoer van hun reguliere werkzaamheden. . Bijvoorbeeld door bij te sturen op de verwachte inkomsten en uitgaven. Het dashboard toont mogelijke grote verschillen tussen de voorspelde en daadwerkelijke inkomsten en uitgaven. Het dashboard geeft aan dat het voorspellingen zijn, en wat het verschil is tussen de voorspelde en werkelijke inkomsten en uitgaven. Ook staat op het dashboard welke uitgaven (kostensoorten) het vorige jaar lastig te voorspellen waren.

Risicobeheer

JenV controleert het algoritme regelmatig op juistheid en volledigheid, door bijvoorbeeld te controleren of alle uitgaven zijn meegenomen. Daarnaast bekijkt JenV ieder jaar welke versie van het algoritme het beste voorspelt voor een organisatieonderdeel. Vervolgens gebruikt JenV dit model voor dat jaar.

Wettelijke basis

Directie Financieel-Economische Zaken (DFEZ) is verantwoordelijk voor het financieel beheer van het hele ministerie van Justitie en Veiligheid (artikel 4.1d en artikel 4.1f van het besluit FEZ van het Rijk).

Links naar wettelijke basis

artikel 4.1d en artikel 4.1f van het besluit FEZ van het Rijk: https://wetten.overheid.nl/BWBR0041910/2020-01-01

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Werking

Gegevens

Voor het maken van de voorspelling worden alleen de realisatiecijfers van de afgelopen 5 jaar gebruikt, inclusief kostenplaats en kostensoort. Er worden geen persoonsgegevens gebruikt bij dit algoritme.

Technische werking

Voor het voorspellen van het vermoedelijk beloop gebruiken we twee voorspellingsalgoritmen: Arima en ETS. Beide zijn tijdserie-algoritmen. Dit houdt in dat er op basis van het verleden een voorspelling wordt gemaakt. In deze gevallen bestaat het verleden uit de realisatie van de afgelopen vijf jaar. Beide algoritmen analyseren de realisaties op kostenplaats- en kostensoortniveau van voorgaande jaren en proberen hier patronen in te herkennen. Deze patronen worden gebruikt om realisaties op diezelfde kostenplaatsen en kostensoorten te voorspellen voor het lopende jaar. Per kostenplaats kan het uitgavepatroon erg verschillen. Bij het ene patroon werkt Arima beter en bij het andere werkt ETS beter. Om te bepalen welk voorspellingsalgoritme de beste voorspelling levert, draaien we aan het begin van een nieuw kalenderjaar het algoritme een keer over het afgelopen jaar. Op deze manier wordt steeds het beste model gebruikt, passend bij het patroon. Op het moment dat bepaald is welk voorspellingsalgoritme gebruikt gaat worden per kostenplaats, kan het nieuwe jaar voorspeld worden.

Leverancier

Zelf ontwikkeld