Anonimiseren van documenten

Gemeente Peel en Maas

Het algoritme signaleert persoonsgegevens en vooraf ingegeven woorden in documenten. Een medewerker moet het document doorlopen en controleren of de signalering terecht is en deze goedkeuren of afkeuren. Een medewerker kan zelf nog markeringen toevoegen. Na akkoord van de medewerker worden alle goedgekeurde signaleringen en markeringen zwartgelakt.

Laatst gewijzigd op 14 oktober 2024 om 10:02 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Veld niet ingevuld.

Begindatum

2023-01

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel is het anonimiseren van privacygevoelige informatie in documenten die de gemeente publiceert.

Zo beschermen we de privacy van burgers en organisaties en voorkomen we (eventuele) datalekken.

Afwegingen

De gemeente wil informatie openbaar maken. Daarbij moet privacy- of bedrijfsgevoelige informatie worden beschermd.

Het voordeel van de anonimiseringssoftware is dat er sneller geanonimiseerd wordt. Een nadeel kan zijn dat er teveel vertrouwd wordt op de uitkomst van het algoritme, door minder goed te controleren.

Menselijke tussenkomst

De uitkomst van het algoritme wordt gecontroleerd door een medewerker. De medewerker wordt door de software verplicht om alle pagina's te controleren. De medewerker bepaalt of het document correct is geanonimiseerd.

Risicobeheer

• De medewerker van de gemeente doet altijd de laatste toets of een document juist is geanonimiseerd. Het risico bestaat dat medewerkers niet goed controleren, dit ondervangen we door aandacht te geven aan het belang van een zorgvuldige controle van de door het algoritme gevonden persoonsgegevens.
• Datamask is een SaaS-oplossing (Software As A Service). Een kopie van het document wordt zonder metadata geupload naar de omgeving van de leverancier om te verwerken. Onmiddelijk na de verwerking wordt de data en de dataverwerking verwijderd. Wordt de kopie niet direct verwerkt, dan blijft deze maximaal 30 dagen op de (Nederlandse) server van de leverancier bewaard.
• De leverancier is ISO 27001 gecertificeerd.

Wettelijke basis

Anonimiseren is belangrijk omdat het helpt om de privacy van individuen te beschermen en ervoor zorgt dat gevoelige informatie niet onbedoeld openbaar wordt gemaakt. De wettelijke basis voor het anonimiseren van gegevens in Nederland is voornamelijk vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Links naar wettelijke basis

AVG: https://wetten.overheid.nl/BWBR0040940/2021-07-01/0

Link naar verwerkingsregister

Privacyverklaring - Gemeente Peel en Maas

Werking

Gegevens

Alle informatie die te vinden is in de geuploade documenten (behalve de metadata), wordt verwerkt door het algoritme. Het kan daarbij gaan om gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Het kan ook gaan om bedrijfsgevoelige informatie.

Technische werking

Documenten worden geupload naar de applicatie. Op dat moment wordt een kopie gemaakt in de vorm van een PDF met tekstlaag en wordt de metadata van het oorspronkelijke document uit de kopie verwijderd. Deze kopie komt op de (Nederlandse) server van de leverancier terecht en blijft daar maximaal 30 dagen staan. De tekstlaag van de PDF wordt door een API aangeboden aan het machine learning algoritme.

Het gaat om een Natural Language Processing algoritme (named entity recognition) van Microsoft Azure. De API levert terug op welke locatie in de geanalyseerde teksten waarschijnlijk een persoonsgegeven voorkomt, samen met de waarschijnlijkheidsscore (een percentage). De leverancier gebruikt de waarschijnlijkheidsscore samen met eigen AI-modellen om de herkenning van persoonsgegevens zo accuraat mogelijk te kunnen doen.

Tot slot controleert een medewerker het document en wanneer deze het document afrondt, worden de te anonimiseren gegevens definitief uit de tekstlaag verwijderd en wordt een zwart balkje geplaatst.

Leverancier

Xxllnc Anonimiseren, was eerder bekend als DataMask