Factuurverwerking

Gemeente Deurne

Het kunnen ontvangen van e-facturen en deze geautomatiseerd verwerken

Laatst gewijzigd op 19 december 2024 om 13:51 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Impactvolle algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

1012024

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.deurne.nl/privacyverklaring

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel is om e-facturen te kunnen ontvangen en automatisch te verwerken met behulp van E-Connect. Het geautomatiseerd verwerken van inkomende facturen levert efficiency voordelen op, foutkans wordt verkleind en facturen worden op diverse aspecten gecontroleerd.

De impact op burgers is minimaal omdat een burger geen factuur verstuurd.

De impact op ondernemingen is minimaal, facturen worden automatisch gecontroleerd als een factuur uitvalt wordt de ondernemer automatisch geïnformeerd.

Er wordt gecontroleerd of alle verplichte gegevens opgenomen zijn op de factuur, is de adressering juist, is het factuurnummer al eerder voorgekomen en klopt de informatie op de factuur.

Afwegingen

Het verwerken van facturen gaat sneller en er is al controle aan de poort door de inzet van het algoritme. Hierdoor is de kans op dubbele facturen, onjuiste facturen en spookfacturen minimaal.

Menselijke tussenkomst

Ingelezen facturen worden klaargezet in de administratie, deze facturen worden door mensen inhoudelijk gecontroleerd en eventueel vrijgegeven.

Risicobeheer

Minimaal risico, inhoudelijke controle door mensen.

Wettelijke basis

EU-wetgeving voor e-facturatie (richtlijn 2014/55/EU)

Links naar wettelijke basis

EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32014L0055

Toelichting op impacttoetsen

Uit de pre-dpia is geconcludeerd dat er geen sprake is van een hoog risico verwerking

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA): Pre-DPIA toets of er sprake is van een hoog risico verwerking

Werking

Gegevens

KVK, BTW en IBAN gegevens worden gebruikt voor controles.

Technische werking

1.    Herkennen en uitlezen van factuurdata

2.    Controleren en valideren van factuurdata, alleen correcte facturen worden door het systeem gevalideerd voor de volgende stap. Klopt een factuur niet dan krijgt de leverancier een bericht met het verzoek de factuur aan te passen.

3.    Converteren van de facturen

4. Exporteren naar het administratieve systeem

Leverancier

Factuurportal