Dashboard BiBob-dossiers
- Publicatiecategorie
- Impactvolle algoritmes
- Impacttoetsen
- DPIA
- Status
- In gebruik
Algemene informatie
Thema
- Organisatie en bedrijfsvoering
- Openbare orde en veiligheid
Begindatum
Contactgegevens
Link naar publiekspagina
Verantwoord gebruik
Doel en impact
De gemeente Amsterdam past sinds 2003 de Wet Bibob toe. De Wet Bibob geeft de gemeente Amsterdam de mogelijkheid om met een Bibob-onderzoek (integriteitsonderzoek) te voorkomen dat we criminele activiteiten faciliteren bij het verlenen van vergunningen, het verstrekken van subsidies, het gunnen van overheidsopdrachten of het aangaan van vastgoedtransacties.
Het dashboard Bibob geeft inzicht en overzicht van de dossiers waar een Bibob-toets op wordt toegepast. Dit gebruiken we voor het aanleveren van managementcijfers op stedelijk, stadsdeel- en brancheniveau. Het kan bijvoorbeeld een overzicht geven van:
- Het aantal open en afgesloten dossiers
- de resultaten van de toetsingen
- het aantal dossiers per branche
- de (gemiddelde) doorlooptijden
- de soorten documenten in de dossiers
- de datakwaliteit van dossiers.
Hiermee kan de gemeente het proces monitoren en waar nodig verbeteren.
Afwegingen
- Efficiëntie en snelheid: grote hoeveelheden gegevens worden automatisch geanalyseerd. Dit levert snelle rapportages op met actuele en relevante informatie (trends en patronen die handmatig lastig te herkennen zouden zijn).
- Consistentie en objectiviteit: het dashboard biedt een consistente manier om dossiers en bijbehorende gegevens te analyseren en te presenteren. Dit vermindert de kans op menselijke fouten of subjectieve interpretaties.
- Inzicht in procesverbetering: door de automatische weergave van doorlooptijden, afhandeling en datakwaliteit kunnen we knelpunten snel opsporen. Dit helpt de gemeente om gerichte verbeteracties door te voeren en het proces efficiënter te maken.
- Data-integratie: het dashboard kan gegevens van verschillende organisatieonderdelen samenbrengen, wat een volledig en geïntegreerd beeld van de dossiers geeft.
Menselijke tussenkomst
Coördinatoren en medewerkers gebruiken de uitkomsten van het dashboard om inzicht te krijgen in de systeemwerkelijkheid van het toetsingsproces. Met de datavisualisaties van het dashboard kunnen zij controleren of het huidige beleid op de juiste manier wordt toegepast en of er opvallende trends zijn. Dit kan betrekking hebben op specifieke branches, stadsdelen of periodes die afwijken in de cijfers, of op de invloed van informatie-uitwisseling met ketenpartners op de toetsingen. Op basis van deze analyses kunnen medewerkers indien nodig bijsturen en aanpassingen doen om het proces te verbeteren.
Risicobeheer
- Gebruikt slechts noodzakelijke gegevens (alleen wat ook in de zaaksystemen wordt ingevoerd);
- De datavisualisaties zijn beperkt toegankelijk door persoonlijke autorisatie op rol/functie (alleen voor de mensen die ook in de zaaksystemen mogen);
- Inhoudelijke afweging is een menselijke afweging;
- Er is een impacttoets (DPIA) van het datawarehouse OOV;
- Er is een DPIA van het Bibob-proces;
- Het dashboard toont ook de datakwaliteit van de dossiers in de zaaksystemen waarin wordt geregistreerd.
Wettelijke basis
wetten.nl - Regeling - Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur - BWBR0013798 (overheid.nl)
Link naar verwerkingsregister
Impacttoetsen
Werking
Gegevens
- Persoonsgegevens;
- Adresgegevens;
- Zaakgegevens;
- Vergunning gegevens
Technische werking
De gegevens uit de zaaksystemen waarin we de Bibob-toetsingen registreren, komen in het datawarehouse OOV en worden weergegeven in een dashboard. Hier worden ze bijvoorbeeld per geselecteerd tijdsbestek weergeven naar branche, resultaat, stadsdeel, doorlooptijd, type rechtspersoon en documenttypen.