Participatie Spotler Engage

Gemeente Coevorden

Webcare Sportler voor het onderhouden van contact met inwoners via social media. Publiceren Spotler voor het op een overzichtelijke manier plannen en publiceren van berichten op de kanalen LinkedIn, Instagram en Facebook. Media Monitor Spotler op een laagdrempelige en overzichtelijke manier omgevingsanalyses kunnen maken.

Laatst gewijzigd op 22 december 2025 om 9:16 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

12-2025

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://coevorden.nl

Link naar bronregistratie

https://horizon.obiwan.com/

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Webcare (Spotler) 

Het eerste doel is het onderhouden van contact met inwoners via social media. KCC-medewerkers kunnen gesprekken met inwoners oppakken en beantwoorden via Facebook Messenger en WhatsApp. Dit draagt bij aan een laagdrempelige en toegankelijke dienstverlening. 

Publiceren (Spotler) 

Het tweede doel is het op een overzichtelijke manier plannen en publiceren van berichten op de kanalen LinkedIn, Instagram en Facebook. Dit ondersteunt de gemeentelijke communicatie richting inwoners en andere doelgroepen.  

De impact op betrokkenen is laag. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. 

Media Monitor (Spotler) 

Het derde doel is op een laagdrempelige en overzichtelijke manier omgevingsanalyses kunnen maken. Hiermee kunnen we tijdens crisissituaties rapporten maken voor de driehoek, waarin het sentiment van de inwoners en media samengevat zijn. De omgevingsanalyse draagt bij aan het communicatieplan van de gemeente en alle partijen die werken in de crisisorganisatie.  

Afwegingen

In de webcaremodule kunnen inwoners privacygevoelige informatie delen in hun berichten. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het beantwoorden van vragen of het afhandelen van meldingen en wordt verwerkt door bevoegde medewerkers. 

 

Een social media planner (publicatiemodule) ondersteunt de gemeente bij het efficiënt en consistent inzetten van sociale media. Berichten kunnen vooraf worden gepland en centraal worden beheerd, wat tijd bespaard. Daarnaast faciliteert zij samenwerking tussen afdelingen via duidelijke rollen en rechten. 

Door social media te monitoren in de Media Monitor krijgt de gemeente inzicht in hoe mensen denken en handelen, zonder inwoners direct te hoeven ondervragen. Op social media delen mensen hun meningen en klachten. Het levert waardevolle informatie op om communicatie en beleid beter af te stemmen op de behoeften van het publiek. 

Menselijke tussenkomst

De gegeven antwoorden in de webcare module worden dagelijks beantwoord door KCC-medewerkers. De publicatie module met social media berichten wordt ook dagelijks door communicatie bekeken en ingewerkt.  

Risicobeheer

Ai-helper 

Binnen de publicatiemodule kan een AI-helper worden gebruikt. Deze AI verwerkt uitsluitend documenten en teksten die door de gemeente Coevorden zelf beschikbaar zijn gesteld. 

 De gegenereerde teksten zijn bedoeld voor openbare communicatie en worden altijd door medewerkers gecontroleerd vóór publicatie. Hierdoor is het risico op onjuist of ongewenst gebruik zeer laag. 

Spotler haalt voor de media monitor uitsluitend openbare gegevens op die door inwoners en media gepubliceerd staan op Facebook.  

Gebruikersrechten  

Door centraal accountbeheer, gebruikersrechten en archivering draagt een publicatiemodule bij aan veilige, transparante en strategische gemeentelijke communicatie. 

Wettelijke basis

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), artikel 6 lid 1 sub e (taak van algemeen belang) 

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) 

Participatiewet (voor zover van toepassing op vragen en contact binnen het sociaal domein) 

Werking

Gegevens

Openbaar toegankelijke gegevens van de volgende platforms: 

- Facebook 

- Instagram 

- Linkedin 

Directe berichten die inwoners zelf verstrekken via: 

- Facebook Messenger 

- Instagram Direct 

- WhatsApp 

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor webcare en communicatie. 

Technische werking

Spotler Engage maakt gebruik van officiële API-koppelingen van sociale mediaplatforms om berichten te ontvangen, te beheren en te publiceren. 

Via deze API’s worden: 

- Openbare berichten en reacties opgehaald; 

- Directe berichten via kanalen zoals Facebook Messenger en WhatsApp ontvangen; 

- socialmediaberichten gepubliceerd en ingepland op kanalen zoals Facebook, Instagram en LinkedIn. 

Binnen Spotler Engage worden berichten centraal aangeboden in een werkomgeving voor KCC- en communicatiemedewerkers. De tool ondersteunt bij het beantwoorden, doorzetten en beheren van berichten, maar neemt geen autonome beslissingen. 

Eventuele AI-ondersteuning binnen Spotler Engage is beperkt tot het ondersteunen bij het formuleren van teksten. De AI verwerkt uitsluitend door de gemeente aangeleverde, openbare content. Alle output wordt door medewerkers gecontroleerd vóór gebruik of publicatie.