Factuurverwerking

Gemeente Someren

Een geïntegreerde oplossing die zowel e-facturen als PDF-facturen op een betrouwbare, snelle en foutloze manier kan verwerken. Met controles en validaties.

Laatst gewijzigd op 7 mei 2024 om 7:16 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Organisatie en bedrijfsvoering

Begindatum

2021-01

Contactgegevens

[e-mail]

Link naar publiekspagina

https://www.someren.nl/over-de-gemeente/privacystatement#c3024

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel is om e-facturen te kunnen ontvangen en automatisch te verwerken. Het geautomatiseerd verwerken van inkomende facturen levert efficiency voordelen op, foutkans wordt verkleind en facturen worden op diverse aspecten gecontroleerd.

• De impact op burgers is minimaal omdat een burger geen factuur verstuurd.
• De impact op ondernemingen is minimaal, facturen worden automatisch gecontroleerd als een factuur uitvalt wordt de ondernemer automatisch geïnformeerd.

Er wordt gecontroleerd of alle verplichte gegevens opgenomen zijn op de factuur, is de adressering juist, is het factuurnummer al eerder voorgekomen en klopt de informatie op de factuur.

Afwegingen

Het verwerken van facturen gaat sneller en er is al controle aan de poort door de inzet van het algoritme. Hierdoor is de kans op dubbele facturen, onjuiste facturen en spookfacturen minimaal.

Menselijke tussenkomst

Ingelezen facturen worden klaargezet in de administratie, deze facturen worden door mensen inhoudelijk gecontroleerd en eventueel vrijgegeven.

Risicobeheer

Minimaal risico, inhoudelijke controle door mensen.

Wettelijke basis

EU-wetgeving voor e-facturatie (richtlijn 2014/55/EU)

Werking

Gegevens

KVK, BTW en IBAN gegevens worden gebruikt voor controles.

Technische werking

1. Herkennen en uitlezen van factuurdata
2. Controleren en valideren van factuurdata, alleen correcte facturen worden door het systeem gevalideerd voor de volgende stap. Klopt een factuur niet dan krijgt de leverancier een bericht met het verzoek de factuur aan te passen.
3. Converteren van de facturen
4. Exporteren naar het administratieve systeem

Leverancier

Factuurportal