Samenvoegen en doorsturen facturen en betaalverzoeken

Gemeente Venlo

Je ontvangt een factuur per e-mail van [e-mail]. Deze factuur komt als bijlage bij de e-mail. Andere bijlagen en de tekst van de e-mail worden samengevoegd tot één bestand in PDF-formaat. Dit bestand wordt weer opgeslagen in de e-mailmap van [e-mail].

Laatst gewijzigd op 2 november 2026 om 14:04 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Overheidsfinanciën

Begindatum

2024-10

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

Het doel van dit proces is om e-mails en bijlagen samen te voegen tot één bestand. Dit bestand wordt teruggezet in de mailbox FM_Econnect. Met RPA, een digitale assistent, kunnen we het proces goed volgen. De assistent houdt bij wat er gebeurt, zodat we het proces kunnen controleren. Het proces wordt automatisch uitgevoerd volgens een vaste planning. De voordelen van het automatiseren van dit proces zijn: - Tijdsbesparing - Zekerheid dat alles goed wordt afgehandeld - Minder repetitieve taken voor medewerkers - Betere datakwaliteit - Een nieuw proces kan worden ingericht.

Afwegingen

Minder bewerkingen bij het verwerken van facturen. Minder kans op fouten door het goed behandelen van een volledige factuur.

Menselijke tussenkomst

De digitale assistent werkt ‘unattended’. Dit houdt in dat deze op de gewenste momenten gestart zal worden via een in de software ingestelde trigger. De trigger is een afgesproken tijdstip.  

Risicobeheer

Wachtwoorden worden veilig opgeslagen in de kluis van UiPath Orchestration. Dit is de software die de digitale assistent gebruikt. Een geautoriseerd medewerker kan de wachtwoorden aanpassen als dat nodig is.

Wettelijke basis

De financiële administratie van de gemeente Venlo staat in de financiële verordening van 2025. Deze verordening is gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Links naar wettelijke basis

Lokale regelgeving overheid: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR752317/1

Werking

Gegevens

1. Afzendergegevens mail factuur/betaalverzoek 
2. Factuurgegevens 

Technische werking

De input is de binnenkomende mail van de mailbox [e-mail]. Dit zijn betaalverzoeken en facturen per mail, met verschillende bijlagen. Het proces stuurt per factuur of betaalverzoek een mail naar FM_Econnect. De titel van de mail komt van de binnenkomende mail en er is een PDF bijgevoegd. Deze PDF bevat eerst de factuur of het betaalverzoek, daarna de andere bijlagen en als laatste de tekst van de begeleidende mail. Mails zonder facturen of betaalverzoeken, die met een wachtwoord zijn vergrendeld of groter zijn dan 10MB, worden door de digitale assistent in een uitvallijst gezet.

Leverancier

De leverancier is MvR, de software is UiPath.