RPA voor het automatiseren van de verwerking binnenkomende facturen
- Publicatiecategorie
- Overige algoritmes
- Impacttoetsen
- Veld niet ingevuld.
- Status
- In ontwikkeling
Algemene informatie
Thema
Begindatum
Contactgegevens
Verantwoord gebruik
Doel en impact
Het doel van het algoritme is om repeterende administratieve werkzaamheden van medewerkers van gemeente Bronckhorst te automatiseren. De inzet van RPA vermindert de werkdruk en geeft de medewerkers meer tijd voor andere taken. Inwoners en bedrijven hebben alleen indirect met het algoritme te maken. RPA zorgt ervoor dat inwoners en bedrijven sneller antwoord krijgen. De RPA software draait op een on-premise omgeving binnen de eigen ICT omgeving en de gegevens van inwoners en bedrijven worden volledig versleuteld verwerkt, wat de privacy waarborgt.
Afwegingen
RPA helpt ons om tijdige terugkoppeling te geven aan inwoners en bedrijven. Door RPA in te zetten op repeterende werkzaamheden hoeft er minder extern personeel te worden ingehuurd waardoor er (maatschappelijke) kosten worden bespaard en verhogen we onze publieke waarde.
Menselijke tussenkomst
Per RPA proces is er een procesbeheerder. De procesbeheerder monitort de robot. Wanneer informatie in het RPA proces onvolledig is valt het betreffende proces uit en moet het handmatig worden verwerkt.
Risicobeheer
Er zijn geen aanvullende risico's ten opzichte van de handmatige processen. De risico's op fouten wordt in veel gevallen kleiner. De processbeheerders doen maandelijks steekproeven op de processen die door RPA worden uitgevoerd. Deze steekproeven documenteren we.
Wettelijke basis
Taak van algemeen belang (AVG art. 6 lid 1 sub e)
Werking
Gegevens
Naam, adres, factuurbedrag
Technische werking
Functioneel: De robot leest de mailbox van binnenkomende facturen uit op nieuwe facturen. Een nieuwe factuur wordt door de robot opgepakt en indien deze voldoet aan de strikte voorwaarden wordt de factuur automatisch in het administratie systeem gezet waar deze gecontroleerd wordt door een medewerker. Dit scheelt handmatig werk.
Technisch: We passen RPA toe dit is een software robot die op basis van regels wordt geprogrammeerd. Na het programmeren voert de RPA robot zijn werk uit, namelijk het proces dat moet worden uitgevoerd, dit doet hij dus op basis van vooraf bepaalde regels. Indien er iets niet klopt in het proces valt de robot uit en is er menselijke tussenkomst en moet het proces handmatig worden verwerkt.