Notuleren van raadsvergaderingen

Gemeente Rotterdam

De algoritmetoepassing gebruikt opnames van een (raads)vergadering om een verslag te maken van de vergadering. Het algoritme zet spraak om in tekst, waarna een persoon het verslag nakijkt.

Laatst gewijzigd op 5 december 2025 om 10:18 | Publicatiestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Overige algoritmes
• Impacttoetsen: Veld niet ingevuld.
• Status: In gebruik

Algemene informatie

Thema

Veld niet ingevuld.

Begindatum

04-2025

Contactgegevens

[e-mail]

Verantwoord gebruik

Doel en impact

DOEL: De kosten ten behoeve van het uitwerken van de notulen worden lager.

IMPACT: Door de notuleertool wordt er efficiënter gewerkt en bespaard op kosten, maar blijft de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en archiefwaarde van de verslaglegging gewaarborgd. De tool is in lijn met de eisen van de Gemeentewet en de eigen kwaliteitsnormen van de Rotterdamse gemeenteraad.

Afwegingen

Met de inzet van het algoritme worden er kosten bespaard op het aanbieden van geschreven notulen zonder dat het invloed heeft op de kwaliteit van de notulen.

Menselijke tussenkomst

Eén persoon controleert de tekst en herschrijft deze van spreektaal naar schrijftaal en één persoon controleert de aanpassingen gemaakt door de eerdere persoon. Deze twee personen zijn in dienst van de leverancier.

Nadat het verslag is opgeleverd aan de griffie wordt deze daar nogmaals gecontroleerd door een medewerker in dienst van de griffie. Na deze controle wordt het verslag gepubliceerd op een openbare website en beschikbaar gesteld aan de deelnemers van de vergadering, zij stellen het verslag vervolgens vast in de eerstvolgende vergadering.

Risicobeheer

Veld niet ingevuld.

Werking

Gegevens

MP3 bestanden van de uit te werken vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

Technische werking

De notuleertool wordt gebruikt door de griffie van de Gemeente Rotterdam. De griffie van een gemeente ondersteunt de gemeenteraad in haar werkzaamheden. De griffie helpt raadsleden bij het voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van moties en amendementen, en zorgt ervoor dat de besluitvorming soepel verloopt. De griffier is het hoofd van de griffie en fungeert als eerste adviseur van de gemeenteraad.

De griffie is onafhankelijk van het college van burgemeester en wethouders (B&W) en van de ambtelijke organisatie die onder het college valt. Waar de ambtenarij het college ondersteunt bij de uitvoering van beleid, ondersteunt de griffie de gemeenteraad in haar controlerende en kader stellende rol. Zo bewaakt de griffie de democratische verhoudingen binnen de gemeente.

De griffie heeft ook de taak om notulen te maken van de vergaderingen van de gemeenteraad. Voor het opstellen van deze notulen wordt de notuleertool gebruikt: Er wordt een audiobestand in het systeem gezet. Daarna maakt het systeem profielen van de stemmen via spraakherkenning.

Vervolgens schrijft het systeem, gebruikmakend van een taalmodel, een tekst van wat er in de opname gezegd is. Een medewerker controleert de tekst en herschrijft het van spreektaal naar schrijftaal. Het opgeleverde verslag wordt binnen zes weken vastgesteld door de aanwezigen van de betreffende vergadering. Zowel het audiobestand, de stemprofielen als het transcript worden na een vastgestelde retentieperiode van acht weken onherroepelijk vernietigd bij de leverancier. Dit wordt vastgelegd en kan worden geverifieerd aan de hand van een verklaring van vernietiging.

Leverancier

Notuleerservice Nederland en Spraaklab