Robotyske prosesautomatisearring HR-tsjinsten

Gemeente Den Haach

Om bestjoerlike taken binnen HR Services te stypjen, wurde regel-basearre algoritmen brûkt. Binnen HR Services wurdt robotisaasje brûkt foar twa prosessen: onboarding, trochstream en útstream: it oanfreegjen fan in Verklaring Goed Gedrag (VOG) foar nije meiwurkers en it digitaal ferstjoeren fan brieven nei meiwurkers. Foar ferlof, ôfwêzigens en WAZO (Wurk en Ynkommen neffens de Wet Arbeid en Ynkommen (Ynvaliditeit)): wurde ôfwêzigens- en herstelmeldingen fan meiwurkers ferwurke fia it UWV-portaal.

Lêst feroare op 26 septimber 2025 om 8:29 | Publikaasjestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Oare algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: Yn gebrûk

Algemene ynformaasje

Tema

Organisaasje en bedriuwsfiering

Begjindatum

2024-10

Kontaktgegevens

[e-mail]

Ferantwurde gebrûk

Doel en impact

It doel is om repetitive en tiidslinende prosessen te automatisearjen, administrative lêsten te ferminderjen en te soargjen foar fluggere, flaterfrije ferwurking. De ynfloed is om de groeiende wurkdruk te behearskjen en meiwurkers frij te meitsjen foar ynhâldlike saken.

De funksje fan it algoritme is om kollega's te stypjen. Meiwurkers fan 'e gemeente De Haach wurde stipe mei bestjoerlike en repetitive taken. Dit jout har mear tiid foar ynhâldlike taken, ferminderet de wurkdruk en fergruttet de tefredenheid oer it wurk. Meiwurkers fan 'e gemeente De Haach sille allinich yndirekt mei it algoritme ynteraksje hawwe. Meiwurkersgegevens binne folslein fersifere, wêrtroch't de gegevensfeiligens garandearre wurdt.

Afwagings

Om boargers/bedriuwen op 'e tiid feedback te jaan, is it needsaaklik om stipe te jaan oan meiwurkers. RPA-technology is hjirfoar ideaal, en it nivo fan privacy, feiligens en ynformaasjebehear bliuwt itselde. In alternatyf foar it ûntlêsten fan personiel mei dizze algoritmen soe wêze om ekstern personiel yn te hieren. Dit is lykwols tige djoer.

Minskele tuskenkomst

De aksjes dy't it algoritme útfiert, beynfloedzje it proses. As ynformaasje ûnfolslein is of net sa't ferwachte wurdt, wurdt it algoritme út produksje helle en weromjûn oan it personiel.

Risikobehear

Der binne gjin ekstra risiko's yn ferliking mei hânmjittige ferwurking. De gegevens wurde ferwurke troch de software en net opslein.

Oare risiko's wurde beheind troch it byhâlden fan logs en dashboards fan 'e prestaasjes fan' e robots. Der is ek in kontinuïteitsplan ûntwikkele dat fan krêft wurdt as in robot útfalt.

Logboeken en dashboards wurde byhâlden fan 'e prestaasjes fan' e robots.

As in robot útfalt, is der foar elk proses in kontinuïteitsplan opsteld en yn wurking steld.

Wettlike basis

De hiele ôfdieling HR-tsjinst binnen de gemeente De Haach is basearre op de Wet op de Justysje- en Strafproseswet (Wjsg), de Algemiene Ferordening Gegevensbeskerming (AVG) en de Kollektive Arbeidsôfspraak foar Gemeenten.

Taljochting op impacttoetsen

Tidens it oanbestegingsproses is in DPIA útfierd oer it gebrûk fan RPA, wêrfoar ferskate ekstra maatregels ymplementearre/fêststeld binne. Derneist wurdt der altyd in pre-DPIA útfierd op it proses dat robotisearre wurde moat foar robotisaasje, sadat de proseseigner de needsaak foar in DPIA begrypt.

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Wurking

Gegevens

Twa algoritmen wurde brûkt. De earste sammelet gegevens út korrespondinsje mei boargers/bedriuwen, fersiferet dy en makket in wurkromte foar algoritme twa. It twadde algoritme hellet notifikaasjes op út 'e wurkromte en ferwurket se. It kontrolearret de status yn 'e systemen fan 'e gemeente De Haach (bygelyks Oracle), makket dan in rekord yn it systeem oan dat oanjout dat de status oanfrege is en jout feedback oan in meiwurker oer de status fan 'e notifikaasje.

Dat betsjut dat de algoritmen taken behannelje lykas ynlogge, downloaden, sammelje en feedback jaan. Dit binne altyd (en allinnich) de regels en stappen dy't bepaald binne yn gearwurking mei de proseseksperts. It algoritme hat gjin selslearend elemint, en it (goedkarde) skript feroaret allinnich op fersyk fan 'e proseseigner.

It algoritme brûkt gegevens fan Oracle dy't relatearre binne oan bygelyks de ferstjoerde herinnering of melding. Allinnich de gegevens dy't nedich binne om statusfeedback te jaan wurde brûkt. Alle gegevens binne fersifere.

By it testen fan in robot wurde testgegevens brûkt yn 'e testomjouwings fan 'e ferskate applikaasjes.

Gegevens per proses:

Ynstream, trochstream en útstream (IDU):

- In ferklearring fan goed gedrach (VOG) oanfreegje foar in nije meiwurker

- Namme fan nije meiwurker

- Nije meiwurkerposysje

- Funksjeprofyl nije meiwurker

Digitaal brieven ferstjoere nei meiwurkers

- Namme fan meiwurker

- Meiwurkersnûmer

- Soart beslút

-Mandaat

- Feature fan TOPdesk

Ferlof, ôfwêzigens en WAZO (VVW):

- Ferwurkje ôfwêzigens- en herstelrapporten fan meiwurkers yn it UWV-portaal

- Meiwurkersnûmer

- Namme fan meiwurker

- Posysje (nei earste punt)

- BSN

- Korrizjearre datum fan yn tsjinst nimmen (omsette nei dd-mm-jjjj)

- Earste wurkgelegenheidsdatum (omsette nei dd-mm-jjjj)

- Begjindatum fan sykte

- Soart ôfwêzigens

- Rapportearre oer

- Telefoannûmer

Technyske wurking

RPA brûkt brûkersynterface-automatisearring, orkestraasje en workflow-motor, regelbasearre beslútfoarming en API-yntegraasjes. It algoritme is net selslearend.

Leveransier

NijeDawn