Eksperimint Microsoft Copilot 365

Gemeente Zaanstad

Undersyk nei it gebrûk fan Microsoft Copilot 365, yntegrearre yn Office-applikaasjes (ynklusyf Word, Excel, Outlook, Teams) en de gemeentlike wurkkontekst, om te ûndersykjen oft meiwurkers effisjinter wurkje kinne en administrative lêsten ferminderje kinne.

Lêst feroare op 14 april 2026 om 15:08 | Publikaasjestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Ympaktfolle algoritmes
• Impacttoetsen: DPIA
• Status: Yn gebrûk

Algemene ynformaasje

Tema

Organisaasje en bedriuwsfiering

Begjindatum

2025

Einddatum

2026

Kontaktgegevens

https://www.zaanstad.nl/contact/

Ferantwurde gebrûk

Doel en impact

It eksperimint ûndersiket oft Copilot 365 de produktiviteit fan meiwurkers fergruttet troch it ferminderjen fan bestjoerlike lêsten (lykas dokumintaasje, rapporten en e-mails), wêrtroch't mear tiid frijkomt foar ynhâldlike taken en bettere tsjinst oan ynwenners.

Afwagings

By it brûken fan Copilot 365 jilde dúdlike basisregels foar ferantwurdlik gebrûk en soarchfâldige omgong mei gegevens. Meiwurkers bliuwe altyd ferantwurdlik foar de definitive keuzes en ynhâld, en beoardielje oft de útfier generearre troch Copilot korrekt en brûkber is. Privacy en ynformaasjefeiligens wurde garandearre troch de DPIA, oerienkomsten mei de leveransier, en ús basisregels.

Minskele tuskenkomst

Altyd: de meiwurker beslút oft de útfier fan Copilot brûkt, oanpast of ôfwiisd wurdt.

Risikobehear

Yn dit eksperimint hawwe wy spesifyk sjoen nei de easken fan 'e Jeropeeske KI-regeljouwing. Dêrmei slute wy ús oan by ús besteande belied oangeande privacy, ynformaasjefeiligens en oanbesteging, lykas ûnderwerpen lykas bewustwêzen, gedrachskoade en it gebrûk fan wolktsjinsten. Om meiwurkers begelieding te jaan, binne der basisregels fêststeld foar it ferantwurde gebrûk fan generative KI: wat is wol en net tastien. Fierder wurkje wy oan bewustwêzen, kommunikaasje en training, sadat kollega's fertroud reitsje mei KI en witte hoe't se der ferantwurde mei omgean kinne.

Taljochting op impacttoetsen

De risiko's binne troch de Data Protection Officer (DPO) beoardiele op relevânsje en tapassing op it gebrûk fan KI. Op basis fan dizze beoardieling, en yn it ljocht fan 'e publikaasjes fan VNG en IBD, waard konkludearre dat it KI-projekt ferantwurde trochset wurde kin, mits de klam bliuwt op soarchfâldich en ferklearje gebrûk.

Impacttoetsen

Data Protection Impact Assessment (DPIA): https://www.surf.nl/nieuws/privacyrisicos-microsoft-365-copilot-naar-oranje

Wurking

Gegevens

Copilot brûkt alle gegevens binnen de Microsoft 365-grafyk dêr't in meiwurker direkte tagong ta hat (lykas e-mails, dokuminten en Teams-berjochten). Dizze gegevens wurde troch Microsoft omset yn in semantyske yndeks, sadat Copilot relaasjes kin identifisearje. Copilot sjocht allinich gegevens as in meiwurker derom aktyf freget yn in prompt. De gegevens ferlitte de Microsoft-tenant net en wurde net brûkt om AI-modellen te trainen.

Neffens de regels fan 'e gemeente foar Generative AI, mei Copilot allinich brûkt wurde mei ûnstrukturearre wurkgegevens as in meiwurker in prompt ynfiert.

Net tastien: persoanlike gegevens en oare geheime of gefoelige ynformaasje (lykas salaris, sûnenssoarch of strafrjochtlik ferrin).

Technyske wurking

Copilot brûkt Large Language Models (LLM's) dy't yntegrearre binne yn Microsoft 365. As in meiwurker in prompt ynfiert, kombinearret Copilot dizze fraach mei relevante kontekst út 'e Microsoft Graph en de semantyske yndeks. Allinnich ynformaasje dêr't de meiwurker tagong ta hat, kin yn it antwurd brûkt wurde.

De ferwurking fan prompts en kontekst fynt plak binnen de feilige Microsoft-tenant. Copilot genereart dan in antwurd basearre op de prompt, de kontekst en it ûnderlizzende AI-model. De tydlike promptgegevens wurde net opslein en wurde net brûkt om it model te trainen.

Hoewol Copilot stipe biedt, bliuwt minsklik tafersjoch needsaaklik: Copilot kin flaters meitsje of ynformaasje ferkeard ynterpretearje.

Leveransier

Microsoft (Copilot 365)