Microsoft 365 Copilot

Gemeente Arnhem

Meiwurkers kinne Microsoft 365 Copilot: Copilot Chat brûke foar fragen, tekstberjochten en gearfettings. Agenten fiere taken út lykas it meitsjen fan notysjes of it starten fan workflows. Kontrôles regelje gegevenstagong, privacy en funksjes per brûkersgroep.

Lêst feroare op 3 novimber 2025 om 7:27 | Publikaasjestandaard 1.0

• Publicatiecategorie: Ympaktfolle algoritmes
• Impacttoetsen: IAMA, DPIA
• Status: Yn gebrûk

Algemene ynformaasje

Tema

Organisaasje en bedriuwsfiering

Begjindatum

2025-01

Einddatum

--

Kontaktgegevens

[e-mail]

Link nei publykspagina

https://opendata.arnhem.nl/

Link nei boarneregistraasje

Niet beschikbaar

Ferantwurde gebrûk

Doel en impact

It doel fan Microsoft 365 Copilot is om meiwurkers te stypjen yn har deistich wurk. Bygelyks, Microsoft 365 Copilot helpt by it skriuwen fan teksten, it meitsjen fan gearfettings, it opstellen fan e-mails of it tarieden fan gearkomsten. Dit wurdt dien mei help fan keunstmjittige yntelliginsje (KI).

De ynfloed is dat meiwurkers har wurk rapper en makliker dwaan kinne. Se besteegje minder tiid oan standerttaken en kinne har mear rjochtsje op ynhâld en gearwurking. Boargers en bedriuwen fernimme dit yndirekt, bygelyks troch dúdliker brieven, rapper antwurden of better taret gearkomsten.

It gebrûk fan Microsoft 365 Copilot draacht by oan it fergrutsjen fan digitale feardigens en it fertroud meitsjen fan minsken mei generative KI. Tagelyk freget dit om bewust en ferantwurdlik gebrûk. De gemeente ûnderkent de kânsen fan KI en hâldt de technologyske ûntwikkelingen nau yn 'e gaten. Der is in dúdlike ambysje om by te bliuwen mei dizze foarútgong, salang't dit soarchfâldich en ferantwurdlik dien wurdt. Om meiwurkers yn dit proses te begelieden, binne regels fêststeld foar it omgean mei generative KI. Derneist wurkje ferskate klusters oan taktysk belied dat oanslút by de deistige praktyk en bydrage oan 'e ûntwikkeling fan in wiidweidich strategysk ramt foar it omgean mei KI binnen de organisaasje.

Afwagings

De gemeente hat keazen foar Microsoft 365 Copilot om meiwurkers te stypjen yn har deistich wurk. Microsoft 365 Copilot helpt by taken lykas it skriuwen fan teksten, it meitsjen fan gearfettings en it tarieden fan gearkomsten. Dit besparret tiid, ferbetteret de kwaliteit fan dokuminten en jout meiwurkers mear tiid om har te rjochtsjen op ynhâld. It draacht ek by oan wurktefredenheid en digitale feardigens.

Tagelyk binne der risiko's. De antwurden fan Microsoft 365 Copilot kinne flaters befetsje en moatte dêrom altyd kontrolearre wurde. Der moat ek omtinken jûn wurde oan privacy en feilige gegevensferwurking. De ôfhinklikens fan technology freget dúdlike ôfspraken en bewust gebrûk.

Alternativen lykas ChatGPT waarden beskôge, mar fûnen net geskikt foar dit soarte stipe. Microsoft 365 Copilot is yntegrearre yn breed brûkte programma's en wurdt aktyf oanrikkemandearre binnen de organisaasje. Oare applikaasjes wurde ûntmoedige, útsein as se goedkard en stipe wurde troch de ynformaasjeôfdieling.

By dizze kar binne etyske oerwagings makke. Tink oan begryplikens, minsklik tafersjoch, gelikense behanneling en transparânsje.

Meiwurkers wurde oplaat yn it ferantwurdlik gebrûk fan keunstmjittige yntelliginsje, spesifyk generative KI. Der binne regels fêststeld foar it omgean mei dizze technology. De gemeente ûntwikkelt ek taktysk belied út ferskate klusters en in strategysk ramt foar it omgean mei KI. In DPIA en minskerjochtenbeoardieling binne yn tarieding.

Minskele tuskenkomst

Microsoft 365 Copilot stipet meiwurkers yn harren wurk, mar de resultaten wurde altyd brûkt en beoardiele troch minsken. Bygelyks, as Microsoft 365 Copilot in tekst foarstelt, kontrolearret de meiwurker oft de ynhâld korrekt en relevant is foar de situaasje. Sels foar gearfettings of e-mails bliuwt de meiwurker ferantwurdlik foar de definitive ferzje.

It brûken fan Microsoft 365 Copilot fereasket dêrom aktive minsklike yntervinsje. Meiwurkers brûke de resultaten as ark, mar nimme sels de besluten. Se kinne de suggestjes oanpasse, tafoegje of hielendal negearje. Dit soarget foar de kwaliteit en betrouberens fan it wurk.

Der is gjin automatisearre beslútfoarming. Microsoft 365 Copilot stipet minsken, mar ferfangt se net. Meiwurkers wurde oplaat yn it ferantwurdlik gebrûk fan generative AI, sadat se witte hoe't se resultaten goed beoardielje en oanpasse kinne.

Risikobehear

Ferskate risiko's wurde identifisearre by it brûken fan Microsoft 365 Copilot. Dizze omfetsje technyske risiko's, lykas flaters yn generearre tekst, en juridyske risiko's yn ferbân mei privacy en gegevensgebrûk. Der binne ek etyske risiko's, lykas it risiko fan ûngelikense behanneling, ûndúdlike beslútfoarming, of ferlies fan minsklik tafersjoch.

Om dizze risiko's te ferminderjen, wurde meiwurkers oplaat yn it ferantwurdlik gebrûk fan KI, ynklusyf generative KI lykas Microsoft 365 Copilot. Se leare hoe't se útkomsten ferifiearje en oanpasse kinne, en hoe't se ynformaasje soarchfâldich behannelje kinne. Der binne regels fêststeld foar it brûken fan generative KI, dy't dúdlik meitsje wat wol en net tastien is.

De gemeente ûntwikkelt in strategysk beliedskader foar it omgean mei keunstmjittige yntelliginsje (KI). Dit omfettet periodike evaluaasje en monitoaring fan it gebrûk fan Microsoft 365 Copilot. Dit makket it mooglik om risiko's op 'e tiid te identifisearjen en te ferminderjen. Dit ramt slút oan by besteande ynformaasjefeiligens- en privacybelied, dat beskôge wurdt as liedend yn 'e ynset fan nije technologyen.

Derneist wurde in DPIA (Gegevensbeskermingsynfloedbeoardieling) en in minskerjochtenbeoardieling taret. Dizze sille helpe om risiko's oangeande privacy, transparânsje en iepenbiere wearden goed te identifisearjen.

Wettlike basis

De Europeeske KI-regeling foarmet de basis foar gemeentlik belied oangeande de ferantwurdlike ûntwikkeling en ynset fan KI en algoritmen. Dizze wet is bedoeld om te garandearjen dat KI-systemen feilich binne, transparant operearje en minskerjochten respektearje. De regeling makket ûnderskied tusken ferskate risikonivo's foar KI-systemen. Hoe heger it risiko, hoe stranger de regels. Generative KI, lykas Microsoft 365 Copilot, is benammen ûnderwurpen oan ferplichtingen oangeande transparânsje en minsklik tafersjoch.

Neist de KI-regeling is it gemeentlik belied basearre op besteande ynformaasjefeiligens- en privacywetjouwing, lykas de Algemiene Ferordening Gegevensbeskerming (AVG). Dizze wetten soargje derfoar dat persoanlike gegevens goed beskerme wurde en dat meiwurkers soarchfâldich mei gegevens omgean.

Links nei wettlike basis

AI-Act: paginahttps://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401689

Link nei ferwurkingsregister

Niet van toepassing

Taljochting op impacttoetsen

Sawol in IAMA as in DPIA binne op it stuit oan 'e gong

Impacttoetsen

• Ympact Assessment Minskerjochten en Algoritmes (IAMA): In uitvoering
• Data Protection Impact Assessment (DPIA): In uitvoering

Wurking

Gegevens

Microsoft 365 Copilot brûkt allinnich gegevens dêr't in yndividuele meiwurker tagong ta hat en dy't aktyf brûkt wurde by it wurkjen mei Microsoft 365 Copilot. Dit omfettet dokuminten, e-mails, kalinderitems, petearen en bestannen yn programma's lykas Word, Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive. Dêrom wurket Microsoft 365 Copilot net mei alle gegevens binnen de organisaasje, mar allinnich mei ynformaasje dy't de meiwurker iepenet, dielt of brûkt yn in projekt. Gefoelige ynformaasje wurdt allinnich tagonklik makke as de meiwurker der sels tagong ta hat en it bewust brûkt. Der wurde gjin gegevens út eksterne boarnen lykas de Database Persoanlike Gegevens (BRP) of it Kredytregistraasjeburo (BKR) brûkt.

Gemeentlike regeljouwing ûntmoediget meiwurkers sterk om persoanlike gegevens en bedriuwsgefoelige ynformaasje te dielen mei generative AI lykas Microsoft 365 Copilot. Dit helpt risiko's te ferminderjen en soarget foar in soarchfâldige ôfhanneling fan fertroulike gegevens.

Microsoft 365 Copilot ferwurket ek brûkersynput, lykas fragen of kommando's dy't troch meiwurkers yntsjinne wurde. Dizze prompts en de generearre antwurden wurde tydlik opslein om de funksjonaliteit te stypjen, mar wurde net brûkt om de AI-modellen te trainen. Persoanlike gegevens lykas namme, e-mailadres of funksjetitel kinne yndirekt ferwurke wurde as se ferskine yn dokuminten of kommunikaasje, mar wurde net systematysk opslein of dield.

De gemeente soarget derfoar dat meiwurkers bewust binne fan de gegevens dy't se brûke yn Microsoft 365 Copilot. Der binne regels fêststeld, en in DPIA en minskerjochtenbeoardieling wurde ûntwikkele om in goede gegevensôfhanneling te garandearjen. It gebrûk fan Microsoft 365 Copilot falt ûnder besteande ynformaasjefeiligens- en privacybelied.

Technyske wurking

Microsoft 365 Copilot brûkt grutskalige taalmodellen (LLM's), lykas GPT-4, GPT-4 Turbo, GPT-5, en Claude Opus 4.1 (Anthropic), host op 'e Azure OpenAI Service. Dizze modellen binne traind op grutte hoemannichten tekstgegevens en binne by steat om minsk-eftige tekst te generearjen, te ynterpretearjen en te strukturearjen. Microsoft 365 Copilot is net selslearend: it leart net op basis fan brûkersynteraksje. Updates oan it model wurde sintraal útfierd troch Microsoft.

Ynfier:

De ynfier bestiet út oanwizings dy't meiwurkers ynfiere.

Ferwurking:

Nei it ynfieren fan in prompt wurdt it ferwurke mei in kombinaasje fan:

• Kontekstuele ferriking: De prompt wurdt oanfolle mei relevante ynformaasje út 'e wurkomjouwing fan' e brûker, lykas dokuminten, e-mails of kalinderitems as se dield binne.
• Tagongskontrôle: Microsoft 365 Copilot brûkt allinich gegevens dêr't de meiwurker tagong ta hat en aktyf brûkt. Der is gjin tagong ta organisaasjebrede gegevens of eksterne boarnen.
• Modelferwurking: De ferrike prompt wurdt trochjûn oan it taalmodel, dat in generearre antwurd produseart op basis fan 'e kontekst en it kommando.

Ferwurking fynt plak binnen de feilige Microsoft 365-omjouwing fan 'e organisaasje. Microsoft 365 Copilot respektearret besteande tagongsrjochten, betingste tagong en multifaktor-autentikaasje (MFA)-ynstellingen. De generearre útfier wurdt net brûkt foar modeltraining en wurdt tydlik opslein foar funksjonele doelen.

Utfier:

De útfier is in generearre tekst, gearfetting, foarstel, analyze of oar type ynhâld, ôfhinklik fan 'e tapassing en it doel fan 'e prompt. De bydrager hâldt altyd kontrôle oer it einresultaat en kin de útfier oanpasse, oanfolje of fuortsmite.

Arsjitektuer en modelseleksje:

Microsoft 365 Copilot brûkt meardere modellen, ynklusyf GPT-4, GPT-4 Turbo, GPT-5, en Claude Opus 4.1 (Anthropic), ôfhinklik fan 'e taak en it type agent.

Leveransier

Microsoft

Link nei boarnekoade

Niet beschikbaar